Усилению контроля за правильным и эффективным использованием денежных средств призваны способствовать и другие управленческие службы организации, а также ревизионные комиссии и специализированные подразделения внутреннего контроля.
В наиболее полном объеме выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе проведения документальных ревизий и проверок.
В этом случае устанавливается наличие соответствующих счетов организации в банках, характер и законность совершаемых по ним операций, правильность их документального оформления, эффективность использования денежных средств, соответствие данных об их наличии и движении, отраженных в различных документах и записях.
Ревизию или проверку банковских операций проводят по каждому счету в отдельности. При этом особое внимание уделяют проверке операций по расчетным счетам, через которые осуществляется абсолютное большинство расчетов, связанных с основной деятельностью организации.
Прежде всего, следует сверить остатки по каждому такому счету, значащиеся на начало каждого месяца проверяемого периода в регистрах бухгалтерского учета (Главной книге, журнале-ордере, машинограмме) и выписках банков, руководствуясь дешифровкой кодов в соответствующих графах (в частности, означающих: в первой графе - характер операции, во второй - номер оправдательного документа, в третьей - код банка-контрагента, в четвертой - код соответствующего счета, в пятой - суммы оборота по дебету данного расчетного счета, в шестой - суммы оборота по кредиту или остаток средств на этом счете и в седьмой -номер записи в лицевом счете). При наличии расхождений необходимо выявить их причины и привести указанные данные в соответствие непосредственно в ходе ревизии или проверки этих операций.
Затем, используя приемы контрольного изучения документов и их взаимной сверки, следует тщательно проанализировать выписки по каждому расчетному счету и приложенные к ним документы. В первую очередь обращают внимание на установление их подлинности, для чего проверяют наличие в них дат, номеров первичных документов, шифров корреспондирующих счетов, штампов, подписей работников банка. При внесении в них тех или иных исправлений выявляют подписи операционистов, заверенные печатью банка.
После этого производят арифметическую проверку выписок банка и приложенных к ним оправдательных документов, для чего определяют правильность таксировки, подсчетов, оборотов, начального и конечного сальдо.
Особому контролю подвергаются реальность совершенных операций, их соответствие действующему законодательству и режиму счетов. Для этого необходимо расшифровать перечисление на расчетный счет и списание с него каждой суммы, для чего тщательно изучаются приложенные к выпискам банка первичные документы. Кроме того, взаимной сверкой в них сумм и дат совершения операций надо выяснить их реальность, для чего при необходимости проводится встречная сверка указанных документов с другими взаимосвязанными с ними документами и записями как в данной организации, так и организациях, во взаимоотношениях с которыми состоит проверяемое предприятие.
В свою очередь суммы, значащиеся в выписках и приложенных к ним документах, сверяют с записями по счету 51 «Расчетные счета». При этом необходимо обращать внимание на правильность корреспонденции счетов бухгалтерского учета, так как за этим могут скрываться факты злоупотреблений. Например, фактически перечисленные с расчетного счета денежные средства в погашение той или иной кредиторской задолженности могут быть умышленно отнесены на счет другой организации, которой эти суммы не принадлежат, в целях присвоения их отдельными должностными лицами, вступившими в преступный сговор. Особо тщательной проверке следует подвергать всякого рода сторнировочные и исправительные бухгалтерские проводки, с помощью которых может быть также скрыто злоупотребление.
При проверке поступивших на расчетный счет денежных средств устанавливаются правильность и полнота их зачисления, для чего привлекаются данные по смежным документам и записям, выявляется характер поступлений. Так, взносы наличных денег должны быть отмечены во всех выписках банка еще в ходе ревизии кассовых операций. Перечисления выручки покупателями сверяются с записями по счетам 90 «Продажи», 45 «Товары отгруженные» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Поступления денежных средств в порядке погашения дебиторской задолженности от других организаций проверяют также путем встречной сверки выписок и приложенных к ним документов, а при необходимости и записей в бухгалтерском учете как проверяемой организации, так и соответствующей организации-контрагента по указанным операциям.
Аналогично проводится ревизия или проверка операций по списанию денежных средств с каждого расчетного счета. При этом особое внимание обращается на проверку своевременности и полноты оприходования и целевого использования наличных денег, полученных из банка, что устанавливается обычно в ходе ревизии или проверки кассовых операций.
Перечисления денежных средств с этого счета в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам проверяют с точки зрения как вида деятельности (основная деятельность, вложения во внеоборотные активы, научно-исследовательские и другие работы), так и реальности и обоснованности этих операций. При необходимости можно применять прием встречной сверки документов и записей, направлять письменный запрос в соответствующие организации, брать письменные объяснения от должностных лиц.
Тщательной проверке следует подвергать перечисления с расчетного счета денежных средств по платежным поручениям различным организациям и лицам, чтобы выявить законность и реальность этих операций, для чего также широко используются различные приемы контроля.
Завершается ревизия или проверка операций по расчетным счетам в банках обобщением сумм, использованных не по назначению, путем составления специальной ведомости или перечня таких нарушений по каждому такому счету.
В соответствии с действующим законодательством организации могут открывать валютные счета как на территории страны, так и за ее пределами. Контроль и ревизия операций по каждому валютному счету направлены на то, чтобы выявить соблюдение установленного порядка его ведения, полноту и своевременность зачисления сумм в соответствующей иностранной валюте, законность и целесообразность использования этих средств, а также соответствие остатков по этим счетам, указанных в регистрах бухгалтерского учета по счету 52 «Валютные счета» и выписках банков. При этом так же, как и по расчетным счетам, широкого применяются приемы изучения документов, их встречной сверки, прослеживание учетных записей, а при необходимости и письменные запросы организаций-контрагентов по данным операциям.
На выявление обоснованности и правильности использования денежных средств направлена проверка или ревизия операций и по специальным счетам в банках, которая проводится по данным бухгалтерского учета по счету 55 «Специальные счета в банках» по каждому аккредитиву, чековой книжке, депозитному счету, текущему счету по полученным средствам и прочим счетам, предназначенным для определенных целей.
В ходе этой ревизии или проверки выявляют, прежде всего, наличие каждого такого счета и соблюдение установленного порядка его открытия и ведения. Затем по выпискам банка и приложенным к ним документам устанавливают характер каждой совершенной по ним операции. При необходимости проводят встречную сверку данных документов с документами по оприходованию материально-технических средств, оплаченных за счет средств с этих счетов, с записями в бухгалтерском учете поставщиков, транспортных и других организаций.
Встречной сверке следует подвергать также выписки из счетов организации в обслуживающих банках и его учетные записи, за расхождениями которых могут скрываться факты злоупотреблений. При этом проверка осуществляется по каждой позиции и коду выписки путем одновременных отметок данных в банковских выписках и расшифровках хозяйства. По сомнительным операциям надо запросить обслуживающий банк. Но при этом следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 26 Закона РФ «О банках и банковской деятельности» от 02.12.90 № 395-1 (с последующими изменениями и дополнениями) обслуживающие банки могут передавать какие-либо сведения о счетах клиентов лишь судам, Счетной палате РФ, налоговым, таможенным органам и органам предварительного следствия. Поэтому и письменные запросы о таких сведениях в адреса обслуживающих банков возможны только в установленном законом порядке.
Выявленные нарушения по каждому специальному счету в банках обобщаются в специальных ведомостях или перечнях, прилагаемых затем к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.
4. Особенности внутреннего контроля денежных средств
Важную роль в обеспечении сохранности и рационального использования денежных средств и финансовых вложений играет надлежащая организация внутреннего контроля. Прежде всего, к его регулярному осуществлению должна быть привлечена служба бухгалтерского учета.
В соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству и осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Без его подписи денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Чтобы обеспечить сохранность денежных средств, в каждой организации необходимо регулярно проводить инвентаризацию кассовой наличности, следить за неукоснительным соблюдением установленного порядка хранения, учета, оприходования и выдачи наличных денежных средств. Все это поможет предупредить возможные случаи их недостач и хищений. В полной мере эти контрольные функции должны осуществляться бухгалтерской службой и в отношении других ценных бумаг, хранящихся в кассе хозяйства (акций, облигаций, векселей, марок государственной пошлины, почтовых марок, чековых книжек и т.п.).
К проведению внутреннего контроля денежных средств широко привлекаются специализированные службы внутреннего контроля - ревизионные комиссии и отделы внутреннего аудита, которые тесно взаимодействуют со службой бухгалтерского учета и администрацией организации. Существенному повышению эффективности текущего контроля за сохранностью денежных средств и финансовых вложений способствуют внезапные проверки состояния хранения и наличия в кассе организации денег и других ценных бумаг. При выявлении нарушений порядка ведения кассовых операций, а также учета финансовых вложений контролеры вносят предложения по их устранению и принятию других необходимых мер.
Проверка операций по счетам денежных средств в обслуживающих банках должна осуществляться, прежде всего, главным бухгалтером, который по мере получения выписок по каждому счету сопоставляет записи с соответствующими оправдательными документами, выявляет реальность и законность отдельных операций. Практика показывает, что тщательный текущий контроль за ходом движения денежных средств на счетах в банках не только помогает сохранить и рационально использовать их, но и предотвратить просроченную задолженность, улучшить в целом финансовое состояние организации.
На этом следует сосредоточить внимание при проведении тематических проверок внутренним контролерам. Зная реальное положение дел в организации, они могут правильно оценить каждую сделку, связанную с использованием денежных средств. Причем, чем за меньший период времени осуществляются такие проверки, тем они эффективнее. Поэтому по указанным операциям надо шире практиковать внутренний контроль как силами бухгалтерской службы, так и внутренних контролеров организации.
Выводы и предложения
Проведение контроля и ревизии денежных средств разделено на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе выполняются определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи контроля и ревизии денежных средств.
При инвентаризации кассы проверяются следующие моменты:
- наличие приказа о назначении кассира,
- наличие заключенного с кассиром договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы,
- соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.
После инвентаризации кассы проверяют:
- условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;
- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;
- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
- наличие подписи в получении денег;
- правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней;
- наличие или отсутствие штампов на кассовых документах ("Получено", "Оплачено");
- соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;
- соблюдение лимит хранения наличных денег в кассе;