Материал: Лабораторная работа 1. Изготовление визитной карточки в редакторе Word

Веб-опрос с помощью Excel и SkyDrive

Предположим, что вам необходимо оперативно опросить несколько десятков человек по какому-нибудь поводу (за кого вы голосовали? сколько вам лет? есть ли у вас родственники за границей? и т.д.) Причем желательно максимально автоматизировать процесс, чтобы сбор результатов не вылился в отдельную эпопею с ручным подсчетом голосов.

Самое простое и эффективное решение в такой ситуации - использовать новую возможность бесплатного облачного сервиса SkyDrive и создать на его основе веб-опрос. Участники смогу зайти на специальную страницу в интернете и ответить на вопросы в созданной вами форме. Причем результаты будут автоматически собираться в вашу таблицу Excel.

Шаг 1. Создаем опрос в SkyDrive

www.skydrive.com - это бесплатный облачный сервис Microsoft, где любой желающий бесплатно получает 7 Гб места для размещения своих файлов.

Skydrive интегрирован с Office и Windows и позволяет получать доступ к вашим файлам и даже работать с ними с помощью встроенного интернет-варианта Office - Office WebApps. Файлы, помещенные в папку Skydrive на одном из ваших компьютеров, автоматически синхронизируются с облачным хранилищем и почти мгновенно становятся доступны на всех ваших подключенных к сервису устройствах (домашний ПК, ноутбук, смартфон, планшет и т.д.).

На вашей странице в SkyDrive в верхнем меню создания папок и файлов выбираем пункт для создания опроса Создать - Опрос Excel (Create - Excel survey):



На следующем шаге нам предложат придумать имя файла, куда будут автоматически помещены собранные результаты (файл будет находится в корне вашего хранилища SkyDrive):



Жмем кнопку Создать(Create) и переходим к созданию начинки нашего опроса.

Шаг 2. Создаем вопросы

После создания файла на экране появится форма опроса. В верхней части сразу можно ввести название вашего опроса и его краткое описание, которое увидят участники. Затем можно переходить к созданию вопросов с помощью кнопки Добавить вопрос(Add New Question). Параметры каждого вопроса задаются простой формой с несколькими полями:

• 
  Вопрос(Question) - собственно, сам вопрос
  
• 
  Подзаголовок вопроса(Question Subtitle) - комментарий к вопросу или уточнение (если есть)
  
• 
  Тип отклика(Response Type) - ожидаемый тип данных ответа на вопрос. Поддерживаются несколько стандартных вариантов (текст, число, дата, время, выпадающий список, да/нет): 
  
  
  
• 
  Обязательно(Required) - обязателен ли ответ на этот вопрос (можно ли его пропустить и не отвечать на него)
  
• 
  Ответ по-умолчанию(Default Answer) - если пользователь не ввел свой вариант ответа, то будет использован этот вариант
  

Количество вопросов не ограничено.

Шаг 3. Публикация опроса и сбор данных

Когда ввели все вопросы в форме создания отчета - жмем кнопку Опубликовать опрос(Share Survey) внизу окна и переходим к публикации опроса. Skydrive сформирует ссылку на созданную веб-страницу с отчетом и покажет ее нам:



Эту ссылку мы должны разослать нашим потенциальным участникам опроса. Зайдя по ссылке, они увидят вот такую красоту:



Обратите вниманию, что у участников опроса может не быть регистрации на SkyDrive - это не обязательно.

Собранные результаты мы всегда сможем увидеть в Excel Web App, если откроем наш файл Результаты опроса.xlsx, который был автоматически создан в корне хранилища SkyDrive:



Причем, никто не мешает вам немного "допилить" этот файл, добавив пару формул или диаграмму, чтобы представить собранные данные в более удобной форме:

При необходимости, можно открыть наш файл в полноценной настольной версии Microsoft Excel с помощью кнопки OPEN IN EXCEL в верхней части веб-страницы. Связь с исходным файлом из SkyDrive при этом не теряется.

Посмотреть, как этот работает вживую 

Microsoft Excel Web App позволяет даже встроить живой фрагмент созданного файла в вашу веб-страницу или блог (кнопка Share - Embed на вкладкеHOME). Выглядеть это будет примерно так:

Правда, здорово? :)

Ссылки по теме

• 
  www.skydrive.com
  
• 
  Приложения (Windows, Mac, iPhone и iPad) для синхронизации папок с сервисом SkyDrive
  

Задание. Составить инструкцию - отчет по созданию веб-опросов в виде презентации или с помощью Camtasia Studio, затем конвертирую в анимированный gif.
Лабораторная работа №6

Проектная диаграмма Ганта с помощью условного форматирования

Если вам надо построить графики проектов, отпусков, тренингов и т.д., то есть любых долгих и сложных многоэтапных мероприятий, то рассмотрим этот простой, но красивый прием. Предположим, что у нас имеется вот такая таблица:



Идея состоит в использовании условного форматирование, чтобы заставить Excel заливать ячейку заданным цветом, если она по дате попадает между началом и концом этапа. Для этого выделите весь диапазон, где должна быть диаграмма (в нашем примере - начиная с ячейки D3 и до конца таблицы) и затем:

• 
  в Excel 2003 и старше: выберите в меню Формат - Условное форматирование - Формула(Format - Conditional Formatting - Formula) и введите в появившуюся строку следующую формулу: 
  
   
  

• 
  в Excel 2007 или новее: жмем на вкладке Главная(Home) кнопку Условное форматирование - Создать правило(Conditional Formatting - New Rule), выбираем последний тип Использовать формулу для определения форматируемых ячеек(Use a formula to determine which cells to format) и вводим аналогичную формулу: 
  
   
  

По сути, эта формула делает простую вещь - функция И(AND) проверяет обязательное выполнение двух условий, чтобы дата для текущей ячейки была позже, чем дата начала этапа и раньше даты окончания. Если оба эти условия выполняются, то ячейка находится внутри этапа, т.е. должна быть залита. Нажав на кнопку Формат(Format) можно выбрать необходимый цвет.

Просто и красиво, не правда ли?

В более "навороченном" варианте такая диаграмма может менять шаг временной шкалы, учитывать наличие выходных и праздничных дней и подсвечивать выбранную строку/столбец:



Основа здесь все та же - условное форматирование. Плюс добавлены:

• 
  задержка перед началом этапа (может быть положительно или отрицательной или =0) 
  
• 
  проценты выполнения по каждому этапу с их подсветкой на диаграмме
  
• 
  функция РАБДЕНЬ(WORKDAY)для расчета не календарных, а рабочих дней
  
• 
  подсветка праздников и выходных все тем же условным форматированием с помощью функции ДЕНЬНЕД(WEEKDAY)
  
• 
  координатная подсветка текущей строки и столбца с помощью специального макроса
  

Microsoft Project нам так, конечно, не переплюнуть, но приблизиться к нему в визуальной части вполне можно :)

Ссылки по теме

• 
  Построение диаграммы Ганта в Excel 2003
  
• 
  Построение диаграммы Ганта в Excel 2010 (видеоурок)
  
• 
  Условное форматирование в Excel 2003
  

• 
  Задание. Составить инструкцию - отчет по созданию деловой графики в виде презентации или с помощью Camtasia Studio, затем конвертирую в анимированный gif.
  

Лабораторная работа №7. Деловая графика Интерактивная диаграмма

Качественная визуализация большого объема информации – это почти всегда нетривиальная задача, т.к. отображение всех данных часто приводит к перегруженности диаграммы, ее запутанности и, в итоге, к неправильному восприятию и выводам.

Вот, например, данные по курсам валют за несколько месяцев:



Строить график по всей таблице, как легко сообразить, не лучшая идея. Красивым решением в подобной ситуации может стать создание интерактивной диаграммы, которую пользователь может сам подстраивать под себя и ситуацию. А именно:

• 
  двигаться по оси времени вперед-назад в будущее-прошлое
  
• 
  приближать-удалять отдельные области диаграммы для подробного изучения деталей графика
  
• 
  включать-выключать отображение отдельных валют на выбор
  

Выглядеть это может примерно так:

Шаг 1. Создаем дополнительную таблицу для диаграммы

В большинстве случаев для реализации интерактивности диаграммы применяется простой, но мощный прием – диаграмма строится не по исходной, а по отдельной, специально созданной таблице с формулами, которая отображает только нужные данные. В нашем случае, в эту дополнительную таблицу будут переноситься исходные данные только по тем валютам, которые пользователь выбрал с помощью флажков:



В Excel 2007/2010 к созданным диапазонам можно применить команду Форматировать как таблицу(FormatasTable) с вкладки Главная(Home):



Это даст нам следующие преимущества: