Материал: Организация документооборота

Система ООО «Лазком» преобразует входы «Информационный ресурс», «Товары, закупленные у поставщиков», «Сырье», «Рабочие», а на выходы «Проданный товар или услуга», «Уволенный персонал» и «Документация». Преобразование входов в выходы осуществляется под управлением «Налоговая инспекция», «Государственная Администрация», «Таможенный комитет» и «ГОСТы», и используя механизмы «Материально-технические» и « Трудовые ресурсы» (рис. 1).

Рис. 1. Контекстная диаграмма ИС ООО «Лазком»

После описания системы в целом проведено разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции первого уровня (рис. 2).

Процесс декомпозиции каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее происходит до достижения нужного уровня подробности описания.

В процессах, подпроцессах и действиях, осуществляемых при достижении стратегической цели - получение прибыли, участвуют следующие подсистемы ООО «Лазком» - «директор», «бухгалтерия», «отдел продаж», «склад», «производственный цех». Информационная система ООО «Лазком» разбивается на пять подсистем, каждая из которых отображает бизнес-процессы структурных подразделений предприятия, которые взаимодействуют между собой. Подсистемам соответствует следующие виды работ структурных подразделений.

Подсистема «Директор» осуществляет управление предприятием. В его обязанности входит поиск новых рынков сбыта и поставщиков сырья с наиболее выгодными предложениями, а так же отслеживает работу сотрудников и следит за соответствием продукции качеству и стандартам.

Подсистема «Бухгалтерия» выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение финансовыми ресурсами, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия, финансирование затрат на расширение производства, соцобеспечение и материальное стимулирование работников.

Подсистема «Отдел продаж» осуществляет поиск новых рынков сбыта, ведет учет материалов и оформляет отпуск материалов для клиента. Принимает мер по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей. Осуществляет контроль реализации продукции.

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции первого уровня ИС ООО «Лазком»

На диаграмме декомпозиции второго уровня работы « Бухгалтерия» (рис. 3) отражаются основные работы деятельности бухгалтерии и их взаимосвязи. Декомпозиция работы «Бухгалтерия» была проведена с целью проектирования основного функционального назначения данного отдела.

«Бухгалтерия» была разбита на подсистемы «Ведение бухгалтерского учета», «Расчет заработной платы», «Прием на работу и увольнение», «Оформление отчетности». На входе диаграммы декомпозиции второго уровня «Бухгалтерия» находятся акты о произведенной продукции, расходные накладные и ТТН, отчеты об отгруженной продукции, рабочие, утвержденная документация. На выходе соответственно уволенные сотрудники, сформированная документация, полная финансовая и хозяйственная отчетность.

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции второго уровня «Бухгалтерия»

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

На диаграмме DFD «Оформление расходного документа» (рис.4), отражены работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса «Формирование расходного документа», а также показываются входы и выходы каждой из работ. Диаграмма «Оформление расходного документа» показывает движение материальных и информационных потоков без учета временной последовательности работ «Формирование расходной накладной», «Выписка ТТН». Внешней сущностью являются «Бухгалтер» другие элементы диаграммы являются хранилищами данных. При формировании расходной накладной необходимо владеть такой информацией, как наименование товара, количество товара, сумма проданного или отправляемого товара, а так же должны быть учтены нормы и стандарты.

Рис. 4. Модель потоков данных процесса «Оформление расходного документа»

Для построения процесса «Формирование расходной накладной» использовалась методология IDEF3 (Woгkflow diagramming). С ее помощью описаны сценарии действий сотрудников учреждения. Методология IDEF3 дает возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются н определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе. Окончание одной работы служит сигналом к началу нескольких работ, или же одна работа для своего запуска ожидает окончания нескольких работ.

Инициатором процесса (рис.5) выступает работа «Подача заявки на приобретение товара, услуги». Внешней сущностью по отношению к процессу выступает «Клиент». Заявка может бить подана одним из двух вариантов либо лично, либо по телефону. Заявка поступает на рассмотрение, если товар есть в наличии, то бухгалтером в 1С вносятся соответствующие данные, такие как наименование товара, вид товара, заказываемое количество, цена. На основании введенных данных программой формируется накладная, которая поступает на печать.

Рис.5. Формирование расходного документа

Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1с: документооборот»

2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы[5].

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата[7].

Основные принципы электронного документооборота:

−       однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

−       возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

−       непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

−       единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

−       эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

−       сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

−       эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

−       интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

−       создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

−       оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария[8].

2.2 Общая характеристика и возможности «1С: Документооборот 8»

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота[9].

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

−       упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

−       сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

−       повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

−       хранение любых документов;

−       ограничение прав доступа к документам;

−       коллективная работа с документами;

−       хранение и контроль версий;

−       выдача и контроль поручений;

−       отчетность;

−       работа с системой через веб-браузер.

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

−       структура разделов.

−       права доступа.

−       автоматическое хранение версий.

−       полнотекстовый поиск.

−       рецензирование документов.

−       рабочий стол.

−       дополнительные свойства.

−       выдача поручений.

−       бизнес-процессы.

−       поручение с контролем.

−       согласование.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

−       централизованное безопасное хранение документов,

−       оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

−       регистрация входящих и исходящих документов,

−       контроль версий документов,

−       полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

−       работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,