Материал: Организация документооборота

−       коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

−       маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

−       автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

−       учет и контроль рабочего времени сотрудников.

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database. Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

2.3 Разработка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка электронного документооборота ООО «Лазком»

Интерфейс «1С: Документооборот 8.2» настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей.

На закладке «Данные предприятия» указано наименование библиотеки и руководитель. В разделе «Персональные настройки» произведена настройка работы основного рабочего каталога и настройка сканирования.

В справочнике «Пользователи» зарегистрировано 4 пользователя, предварительно включенные в группы доступа, а также описаны права доступа для каждого пользователя информационной базы (рис.6).

Рис.6. Экранная форма администрирования пользователей системы

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Права доступа к папкам файлов настраиваются администратором или пользователем, имеющим право на управление правами той или иной папки (Рис.7).

Рис. 7. Форма назначения прав доступа пользователя информационной базы

Для каждого пользователя был построен индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Пользователю предоставляется возможность в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке «Мои задачи». Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь получает уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте (рис.8).

Рис. 8. Рабочий стол пользователя

Структура предприятия определена на вкладке «Структура предприятия» панели навигации раздела «Настройка и администрирование». Структура предприятия - это иерархический список подразделений, который используется для задач электронного документооборота, при адресации бизнес-процессов (рис. 9).

Рис. 9. Структура предприятия ООО «Лазком»

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств (Рис. 10).

Рис.10. Дополнительные свойства справочника «Внутренние документы»

2.4 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов предприятия ООО «Лазком»

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

−       входящие

−       исходящие

−       внутренние

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

−       нормативный срок исполнения документов

−       маршруты обработки документов

−       правила формирования регистрационного номера

Рис.11. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Исходящие документы - это акты, накладные, счета, договоры и множество других документов, которые являются официальными документами, отправляемыми из организации. Такие документы необходимы для ведения бухучета и формирования бухгалтерской отчетности (рис.11).

Рис. 12. Исходящие документы

Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения (Рис. 12).

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать (рис.13).

Также автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

−       офисные документы

−       изображения

−       тексты

−       аудио- и видеофайлы

−       архивы

−       файлы систем проектирования и другие

Рис. 13. Карточка документа расходный кассовый ордер

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами (Рис. 13).

Обычная схема обработки входящего документа:

−       первичная регистрация входящего документа

−       рассмотрение

−       исполнение

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

Рис. 14. Карточка входящего документа

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам (Рис. 14).

В программе «1С: Документооборот 8.2» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

−       рассмотрение

−       исполнение

−       согласование

−       утверждение

−       регистрация

−       поручение

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Ознакомление» сначала сформирует задачу «Ознакомиться» для исполнителя, а после этого исполнитель фиксирует ознакомление этой задачи (Рис. 15).

Рис.15. Карточка бизнес-процесса «Ознакомление»

Рис.16. Карточка ознакомления на рабочем столе исполнителя

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю (Рис. 16).

Бизнес-процесс «Поручение» сначала сформирует задачу «Выполнить поручение» для исполнителя (рис.17), а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи (рис.18), - задачу «Проверить выполнение» для инициатора бизнес-процесса (рис. 19).

Рис. 17. Карточка бизнес-процесса «Поручение»

Рис.18. Карточка поручения на рабочем столе исполнителя

Рис. 19. Карточка проверки поручения на рабочем столе инициатора бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет (рис.20).

Рис. 20. Блок-схема маршрута бизнес процесса

Также в системе возможно создание блок-схемы маршрута бизнес процесса. Они описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов (экземпляров) от момента старта до момента завершения. Необходимым свойством описания бизнес-процесса является связь с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии с поддерживаемой в прикладном решении организационной структурой.

Заключение

В современных условиях для эффективной деятельности бухгалтерии необходимо вводить системы электронного документооборота, что позволит вывести предприятие на новый уровень развития. Повысится эффективность работы с документами, повыситься скорость реагирования на изменение ситуаций и сократятся операционные циклы, как результат улучшиться качество управления. Электронный документооборот также обеспечивает необходимую прозрачность любого из процессов бухгалтерии: руководители всегда могут посмотреть, на какой стадии находится бухгалтерский процесс, и внести соответствующие коррективы.

Было проведено обследование предметной области, на основании которого, выявлены и описаны основные информационные потоки. Средствами Bpwin были спроектированы процессы документооборота, а средством 1С:Документооборот создана функциональная модель системы электронного документооборота ООО «Лазком»

Формирование функциональной модели позволит улучшить работу отдела при помощи оптимизации бизнес-процессов, выявления узких мест системы, регламентации и упрощения доступа сотрудников к нужной информации, что позволит изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы. В результате выполнения работы достигнута цель - спроектирована электронного документооборота производственного предприятия ООО «Лазком».

электронный документооборот пользовательский интерфейс

Список литературы

1)      Закон № 621 от 9 декабря 2006г. «Об утверждении единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих».

)        Автоматизированные системы. Стадии создания ГОСТ 34.601-90

)        Виды, комплектность и обозначение документов при создании АС ГОСТ 34.201-89.

)        Техническое задание на создание Автоматизированной системы ГОСТ34.602-89.

)        Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.