Материал: Организация документов и дел в пределах архивов

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

• 1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
• 2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
• 3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

• 1. книга учета поступления и выбытия документов;
• 2. список фондов;
• 3. листы фондов;
• 4. описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

• 1. описи дел;
• 2. номенклатуры дел;
• 3. картотеки;
• 4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел - это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива

Понятие архива

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Основными задачами архива организации являются:

• · комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• · учет и обеспечение сохранности документов;
• · создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• · использование хранящихся в архиве документов;
• · подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• · ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
• · принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
• · учитывает и сохранность принятых в архив документов;
• · создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• · организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• · проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение;
• · осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
• · организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• · оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• · участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• · участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

• · центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
• · центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
• · объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• · архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

• · научно-технический архив;
• · аудиовизуальный архив;
• · архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Права и ответственность архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

• · требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• · контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• · запрашивать от структурных подразделений и организаций источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
• · участвовать в мероприятия); проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• · несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• · утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• · необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• · нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.