1.1.3 Методология системного анализа
Системный анализ опирается на ряд прикладных логико-математических дисциплин, технических процедур и методов, широко используемых в деятельности управления, включая формализованные и неформализованные средства исследования, а также на совокупность принципов, то есть исходных, принимаемых за истину правил, которые используются в качестве основы для построения методов анализа.
Методологическую основу системного анализа составляет системный подход, который в самом общем смысле подразумевает рассмотрение системы любой степени сложности как:
· состоящей из отдельных, связанных между собой определёнными отношениями, частей;
· находящейся во взаимодействии с внешней средой;
· находящейся в непрерывном развитии.
Для организации процесса исследования при проведении системного анализа разрабатывается комплекс методов, определяющих последовательность этапов проведения анализа и процедуры их выполнения.
1.1.4 Принципы системного анализа
Универсальных методик и способов проведения системного анализа не существует. Чаще всего подобного типа методики разрабатываются и применяются в тех случаях, когда у исследователя нет достаточных сведений о системе, которые позволили бы формализовать процесс её исследования, включающий постановку и решение возникшей проблемы. Общим для всех методик системного анализа является определение закономерностей функционирования системы, формирование вариантов структуры системы (нескольких альтернативных алгоритмов, реализующих заданный закон функционирования) и выбор наилучшего варианта, осуществляемого путём решения задач декомпозиции, анализа исследуемой системы и синтеза системы, и снимающего проблему практики.
Основу построения методики анализа и синтеза систем в конкретных условиях составляет перечень принципов системного анализа, которые представляют собой обобщение практики работы со сложными системами. Различные авторы излагают принципы с теми или иными отличиями, поскольку единых общепринятых формулировок в настоящее время нет. Однако все формулировки в сущности описывают одни и те же понятия. Наиболее часто к системным причисляют следующие принципы:
1. Принцип конечной цели. Этот принцип подразумевает приоритет конечной (глобальной) цели, достижению которой должна быть в конечном счёте подчинена деятельность системы.
2. Принцип измерения. О качестве функционирования какой-либо системы можно судить только применительно к системе более высокого порядка. Это значит, что для определения эффективности функционирования системы следует представить её как часть более общей и проводить оценку внешних свойств исследуемой системы относительно целей и задач суперсистемы.
3. Принцип эквифинальности. Система может достигнуть требуемого конечного состояния, не зависящего от времени и определяемого исключительно собственными характеристиками системы при различных начальных условиях и различными путями.
4. Принцип единства. В соответствии с этим принципом систему следует рассматривать как целое, состоящее из отдельных, связанных между собой определёнными отношениями, частей (элементов).
5. Принцип связности. Рассмотрение любой части совместно с её окружением подразумевает проведение процедуры выявления связей между элементами рассматриваемой системы и выявление связей с внешней средой (учёт внешней среды).
6. Принцип модульного построения. В соответствии с этим принципом осуществляется выделение модулей в исследуемой системе и рассмотрение её в целом как совокупности модулей. Модулем здесь называется группа элементов системы, описываемая только своим входом и выходом. Разбиение системы на взаимодействующие модули (подсистемы) зависит от цели исследования и может иметь различную основу, в том числе материальную (вещественную), функциональную, алгоритмическую, информационную и другие.
7. Принцип иерархии. В соответствии с этим принципом осуществляется введение иерархии частей рассматриваемой системы и их ранжирование, что упрощает разработку системы и устанавливает порядок рассмотрения частей.
8. Принцип функциональности. В соответствии с этим принципом структура и функции в исследуемой системе рассматриваются совместно и с приоритетом функции над структурой. Данный принцип утверждает, что любая структура тесно связана с функцией системы и её составных частей.
9. Принцип развития. Этот принцип подразумевает учёт изменяемости системы, её способности к развитию, адаптации, расширению, замене частей, накапливанию информации. В основу синтезируемой системы
требуется закладывать возможность развития, наращивания, усовершенствования.
10. Принцип централизации и децентрализации. Этот принцип подразумевает сочетание в сложных системах централизованного и децентрализованного управления, которое, как правило, заключается в том, что степень централизации должна быть минимальной, обеспечивающей выполнение поставленной цели. Основной недостаток децентрализованного управления -- увеличение времени адаптации системы. Он существенно влияет на функционирование системы в быстро меняющихся средах.
11. Принцип неопределённости. Этот принцип подразумевает учёт неопределённостей и случайностей в системе и является одним из основных принципов системного подхода.
Все указанные принципы обладают очень высокой степенью общности. Для непосредственного применения исследователь наполняет их конкретным содержанием применительно к предмету исследования. В моделях систем они должны быть конкретизированы в зависимости от существа системы и решаемой задачи.
1.1.5 Методы системного анализа
Методы системного анализа направлены на формулирование проблемы, выявление целей, выдвижение альтернативных вариантов решения проблем, выявление масштабов неопределённости по каждому из вариантов и сопоставление вариантов по тем или иным критериям эффективности, а также принятия решений и связанных организационных задач. В общем случае при рассмотрении существующей системы и процесса её функционирования выявляется проблемная ситуация как несоответствие существующего положения дел требуемому. Для разрешения проблемной ситуации проводится системное исследование при помощи методов декомпозиции, анализа и синтеза системы. Моделирование системы, то есть реализация системы в виде модели, позволяет провести оценку степени снятия проблемной ситуации. Общий подход к разрешению проблемных ситуаций, применяемый в рамках системного анализа, представлен на таблице 1.
Таблица 1 - Системный подход к решению проблемной ситуации
Основные методы системного анализа и соответствующие им процедуры в упрощённом виде могут быть представлены в виде трёхуровневого дерева (таблица 2).
В практической деятельности обычно не следуют указанному на схеме № 2 строго формальному разделению методов системного анализа по этапам проведения исследования, так как в действительности задачи системного анализа являются достаточно сложными, поэтому перечисление этапов не может быть самоцелью. Непосредственное применение тех или иных методов связано с предметом исследования и конкретным содержанием решаемой задачи.
Таблица 2 - Основные методы системного анализа
1.2 Характеристика гостиницы «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ»
Организационно правовая форма объекта исследования - гостиница «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ». Организация основана в 2006 году.
Гостиница - это коллективное средство размещения, состоящее из определенного количества номеров, имеющее единое руководство, предоставляющее набор услуг (минимум - заправку постелей, уборку номера и санузла) и сгруппированное в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами и оборудованием номеров.
Гостиницы обладают следующими признаками:
? состоят из номеров, число которых превышает определенный минимум, имеют единое руководство;
? предоставляют разнообразные гостиничные услуги, перечень которых не ограничивается ежедневной заправкой постелей, уборкой номера и санузла;
? сгруппированы в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами, имеющимся оборудованием и стандартами страны;
? не входят в категорию специализированных заведений;
? ориентированы на свой сегмент путешественников;
Цели и задачи организации на 2017 можно разбить на 2 части:
· Финансовые результаты
· Увеличение объема чистой прибыли в 1,5 раза - 2 раза по сравнению с 2016 годом
· Количество сотрудников 20-30
· Качественные показатели развития
· Корпоративная культура, нацеленная на самосовершенствование и рост, высокопрофессиональный, заинтересованный персонал
1.3 Организационная структура
Организационная структура управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.
На рисунке 1 представлена организационная структура объекта исследования. По схеме видно, что во главе организации стоит владелец. Ему подчиняются директора по различным областям, а у них уже есть узкий круг своей компетенции и сотрудников которые и поддерживают работоспособность отеля.
Рисунок 1 - Организационная структура гостиницы «ООО МИЦАР ОТЕЛЬ»
Подразделения образуются по видам деятельности организации. Функциональные подразделения делят на более мелкие производственные, каждое из которых выполняет ограниченный перечень функций.
Руководство функциями осуществляет генеральный директор.
Достоинства (возможности):
· Структура повышает ответственность руководителя организации за конечный результат деятельности;
· Способствует повышению эффективности использования рабочей силы всех видов;
· Упрощает профессиональную подготовку;
· Позволяет легче контролировать деятельность каждого подразделения и исполнителя.
· Недостатки:
· Ответственность за получение прибыли ложится на руководителя предприятия;
· Усложняется согласованность действий функциональных подразделений;
· Замедляется процесс принятия и реализации решения;
· Структура не обладает гибкостью, так как функционирует на основе множества принципов и правил.
1.4 Разработка функционально-структурной модели объекта исследования
На первых этапах системного анализа предприятия необходимо построить функционально-структурную модель. Данная модель состоит из ТОР - диаграммы, декомпозиции ТОР - диаграммы, диаграмм основных, вспомогательных и управленческих процессов в IDEFO нотации; диаграмм потоков данных в нотации DFD; диаграммы Workflow в IDEF3.
ТОР - диаграммы функционально-структурной модели представляет собой систему входов, выходов, механизмов реализации и управление.
ТОР - диаграмма ООО «Мицар Отель» представлена на рисунке 2. В качестве входов на данной диаграмме выступают информация о клиентах, сотрудниках, материалы для ремонтных работ и т.д. Выходы - отчётность учреждения, договор на оказание услуг и т.д
Механизмы - руководство учреждения, учителя, ученики, вспомогательный персонал. На данной диаграмме механизмы учебники, оборудование и методическая литература затуннелированы, т.к. они относятся ко всем процессам деятельности учреждения.
Рисунок 2 - Диаграмма "деятельность "
На рисунке 3 представлена диаграмма деления функции предприятия на основные, вспомогательные и управленческие процессы с распределением входных и выходных данных, механизмов и элементов управления.
Рисунок 3 - Декомпозиция ТОР-диаграммы
На рисунке 4 показана диаграмма основных процессов в нотации IDEFO. На этой диаграмме видно, что основными процессами гостиницы выступают: деятельность хоз.части, обслуживающего персонала, бухгалтерии и сбор информации о клиентах, предоставление услуг и расчёт с клиентами
К вспомогательным процессам относятся деятельности бухгалтерии, отдела кадров, деятельность административно-хозяйственной части, это видно на диаграмме вспомогательных процессов на рисунке 5.
Исходя из темы данной курсовой работы, более подробно остановимся на ведении учёта клиентов.
На рисунке 6 показано, что процессами ведения являются: ведение информации о клиенте, оформление заказанных услуг и составление отчёта о клиентах.
Рисунок 4 - Диаграмма основных процессов в нотации IDEFO
Рисунок 5 - Диаграмма вспомогательных процессов в нотации IDEFO
Рисунок 6 - Диаграмма управленческих процессов в нотации IDEFO