Материал: Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.[4]

Формы этих документов утверждаются в составе учетной политики организации.

Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами (ведомствами), типографским способом.

Требования к учетным регистрам:

. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом.

. Регистры должны заполняться своевременно по мере поступления первичных документов.

. Запись в учетные регистры должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми. Учетные регистры открываются ежемесячно, иногда ежеквартально. [13] При открытии в них вносится начальное сальдо. В течение месяца или квартала в учетные регистры регистрируется хозяйственные операции согласно документам. После регистрации хозяйственные операции на бухгалтерские проводке или на самом документе делают соответственную отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончанию месяца по каждой странице учетные регистры подводятся итоги, итоговые записи синтетических, аналитических обязательно сверяются, путем составления сверяются ведомостей или путем сверки с исходными документами без составления оборотных ведомостей. После проверки регистров их данные используются для составления отчетности анализа хозяйственной деятельности. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, перетирают и сдают на хранение в текущий архив организации. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности являются коммерческой тайной.

1.3 Обработка и хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета

Обработка первичных документов и регистров

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Виды проверки первичных документов представлены на рисунке 2.

Рис. 5. Виды проверки первичных документов

Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит из следующих этапов:

таксировка;

группировка;

котировка;

гашение. [12]

Таксировка - проведение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в поступающих документах, так как некоторые поступающие в бухгалтерию документы имеют натуральные показатели. При таксировке документов указывают цены и сумму.

Т.е. таксировка - перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Если в документах указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени. Например, начисление заработной платы по табелям отработанного времени.

Группировка - это подбор документов по определенным признакам, Отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные Операции (по кассе, расчетному счету и др.).

Цель группировки - получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Например, документы по движению материалов могут группироваться по приходу и расходу каждого номенклатурного номера; кассовые документы - по целевому поступлению и расходованию денег и т.п.

Группировку документов производят в специальных накопительных или группировочных ведомостях.

Накопительные ведомости заполняют по мере поступления первичных учетных документов в бухгалтерию. В конце отчетного периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям. Группировочные ведомости составляются для систематизации сведений о хозяйственных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по определенному признаку документов.

Контировка - указание в первичных и сводных документах номеров бухгалтерских счетов, на которых по дебету и кредиту должна быть отражена сумма хозяйственной операции. Для этих целей во многих первичных учетных документах отводится специальное место (в авансовом отчете, приходном и расходном кассовых ордерах, кассовой книге и др.).Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.

Контировка - это принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм в расчетных документах.

Гашение - отметка на документах об их использовании путем проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений.[15]

Хранение первичных документов и регистров

Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.

Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон. Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).

Основные правила хранения документов в соответствии со ст. 22 от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [19]

Сроки хранения документов приведены в таблице 1.

Таблица 1. - Сроки хранения документов

После того как первичные документы отражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся документы, номера документов (с N".... по №... включительно), их количество и другие справочные сведения. [23]

При автоматизированной форме бухгалтерского учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям - машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Номер дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется и конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (текущих архивах). Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках документы должны быть переплетены. По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке. При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии с ФЗ №125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.[2]

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, Металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. [24]

В I главе «Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества» мы раскрыли основные понятия:

·        Первичный документ - документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. Положение по первичным документам представлено в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ст. 9.

·        Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров.