· Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:
при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);
при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).
· Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.
Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".
· Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.
Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.
· Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.
В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.
На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.
В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.
С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.
На основании проведенного анализа можно сделать вывод:
· С краткой экономической характеристикой организации.
· Полное фирменное наименование общества - Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП».
· Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.
· Предметом деятельности общества являются:
коммерческо - посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;
производство геологоразведочных и геофизических работ;
переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;
научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы; и тд.
· С порядком заполнения первичных документов и способами оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП».
Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение - первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие - альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.
· А так же мы разработали предположения и рекомендации по совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП».
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
сокращение объема документооборота;
совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
разработку моделей документооборота в и организациях;
составление маршрутных карт технологического процесса;
разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
Основные методы совершенствования документооборота:
Унификация и стандартизация документов;
Повышение качества документируемых решений;
Повышение качества подготовки и оформления документов;
Бездокументное решение вопросов;
Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке;
Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;
Совершенствование технологии документооборота.
Заключение
В I главе «Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества» мы раскрыли основные понятия:
· Первичный документ - документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. Положение по первичным документам представлено в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ст. 9.
· Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров.
· В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется).
· Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
- своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
· Требования к учетным регистрам:
. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом.
. Регистры должны заполняться своевременно по мере поступления первичных документов.
. Запись в учетные регистры должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми.
· Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
· Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.
Во II главе «Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП»» мы ознакомились:
· С краткой экономической характеристикой организации.
· Полное фирменное наименование общества - Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП».
Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.
Предметом деятельности общества являются:
коммерческо - посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;
производство геологоразведочных и геофизических работ;
переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;
научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы; и тд.
· С порядком заполнения первичных документов и способами оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП».
Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение - первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие - альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.
· А так же мы разработали предложения и рекомендации по совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП».
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
сокращение объема документооборота;
совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
разработку моделей документооборота в и организациях;
составление маршрутных карт технологического процесса;
разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
Основные методы совершенствования документооборота:
Унификация и стандартизация документов;
Повышение качества документируемых решений;
Повышение качества подготовки и оформления документов;
Бездокументное решение вопросов;
Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке;
Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;
Совершенствование технологии документооборота.
Список использованной литературы
Нормативно - правовые источники
2000. - 10 августа.
. «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008». Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.10.2008 г. № 106н. (последняя редакция).
Периодические издания
. Анциферова И. В. Бухгалтерский финансовый учет. - М.: ИТК «Дашков и К°», 2014 г. 556 с.
. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет 9-е изд. Учебное пособие для вузов. - М.: Издательство Юрайт, 2015 г. - 955 с.