· В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется).
· Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
· - своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
· Требования к учетным регистрам:
. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом.
. Регистры должны заполняться своевременно по мере поступления первичных документов.
. Запись в учетные регистры должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми.
· Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
· Законодательство определяет сроки
хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ
хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей,
а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых)
органов.
Глава II. Особенности заполнения первичных
документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП»
.1 Краткая экономическая характеристика
организации
Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром», (в дальнейшем общество), зарегистрировано приказом №8 Регистрационной палаты Администрации г. Новый Уренгой Тюменской области Ямало-Ненецкого автономного округа 12 января 1999 года, приводит учредительные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства. Полное фирменное наименование общества - Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП». Место нахождения общества: Россия, город Новый Уренгой Ямало-Ненецкого автономного округа Тюменской области, улица Геологоразведчика дом 4 кв. №81.
Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.
Предметом деятельности общества являются:
коммерческо - посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;
переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;
научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы;
оптовая и розничная торговля сырьем, товарами промышленного назначения и народного потребления, в том числе продуктами переработки нефти и газового конденсата;
изготовление, установка, эксплуатация, техническое обслуживание и ремонт инженерного оборудования промышленных и гражданских зданий и объектов
производство земельных работ
производство товаров народного потребления и промышленных изделий различного назначения
услуги в области проката, в том числе видео, аудиотехники, автомобилей, средств оргтехники, полиграфической техники и др.
маркетинговые и дилерские услуги
инжиниринговые услуги
заготовка, переработка и реализация древесины, пиломатериалов и изделий из них, изготовление и реализация строительных материалов, конструкций
оказание транспортных услуг предприятиями, организациями, населению, ремонт и обслуживание отечественной и импортной автомобильной и автотракторной техники, организация станций технического обслуживания автотракторной техники и автотракторного хозяйства
транспортно - экспедиционные и агентские услуги, организация и производство погрузочно-разгрузочных работ
сбор, переработка и реализация вторичного сырья
организация и осуществление перевозок автомобильным, железнодорожным и водным транспортом, в том числе и авиацией, грузов и пассажиров
производство, заготовка, переработка и реализация пушной продукции и изделий из нее
организация и проведение выставок, ярмарок, аукционов
консалтинговые услуги
оказание правовых услуг организациям и населению
осуществление инвестиционной и финансовой внешнеэкономической деятельности.
Общество вправе совершать любые сделки и другие
юридические акты с юридическими и физическими лицами, а так же осуществлять и
иные виды деятельности, если они не запрещены действующим законодательством
Российской Федерации, общество в установленном порядке приобретает лицензии.
.2 Порядок заполнения первичных документов,
способы оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО
«ЯГП»
Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение - первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие - альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.
Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.
В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.
П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК). [1]
Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок - приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.
Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:
Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.
Простой графитовый карандаш использовать запрещается.
Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.
Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.
В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.
Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.
В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.
Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.
Хранение:
Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее
хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую
отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение
первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения
машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении
организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в
документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.
.3 Предложения и рекомендации по
совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП»
Сегодня на любом современном предприятии основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное использование информации или ее утрата может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.
В конечном счете, улучшение документооборота позволит обеспечить предприятию конкурентное преимущество.
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
сокращение объема документооборота;
совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
разработку моделей документооборота в и организациях;
составление маршрутных карт технологического процесса;
разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
Основные методы совершенствования документооборота рассмотрим подробно.
· Унификация и стандартизация документов. Унификация документов - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.
При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.
В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.
При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003).
· Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.
Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
· Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.
С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.