Практику я проходила Центр культуры и досуга "Кировец" г. Санкт-Петербург. Основные задачи практики:Развитие умений по организации документооборота учреждения;Развитие умений по подготовке дел к передаче на архивное хранение;Развитие умений по организации хранения, учета и использования архивных документов.А также во время производственной практики получен практический опыт:Подготовка дел к передаче на архивное хранение;организация процесса систематизации документовизучение процесса экспертизы ценности документов;охарактеризовать научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива;
Тема 1. Общая характеристика документооборота предприятия (организации)Задание 1. Дать общую характеристику предприятия (организации)Центр культуры и досуга "Кировец" г. Санкт-Петербург — это современное культурно-досуговое учреждение, соответствующее всем тенденциям нового времени.Уютный зал на 300 мест с качественным световым и звуковым оборудованием, музыкальные и репетиционные классы, залы для дискотек — все это располагается в стенах уникального исторического здания — памятника архитектуры XVIII века, созданного по проекту Ф.Б. Растрелли. Вот уже 50 лет центр радует жителей Кировского района Санкт-Петербурга праздничными мероприятиями, уличными гуляньями, яркими концертами и фестивалями.На базе центра существует боле 50 коллективов самодеятельного творчества и огромное количество кружков. «Кировец» проводит регулярные концерты, развлекательные программы, вечера отдыха для людей самых разных возрастов и круга общения.
Задание 2. Изучить организационные и нормативные документы предприятия (организации)Документы, применяемые в Центр культуры и досуга "Кировец"
-
Устав Центр культуры и досуга "Кировец"
-
Положение об Общем собрании акционеров
-
Положение о Совете директоров
-
Положение о единоличном исполнительном органе
-
Положение о Ревизионной комиссии
-
Положение о корпоративном секретаре
Задание 3. Построить схему документооборота предприятия (организации)Задание 4. Изучить и описать систему электронного документооборота, применяемого на предприятии (организации)Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:
-
однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
-
параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
-
непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
-
единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
-
результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
-
эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
Функции и эффективность ЭДОНабор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:
-
создание электронной версии документа;
-
создание атрибутной карточки документа;
-
формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
-
поиск карточек документов;
-
формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
-
сохранение документов в различных форматах;
-
создание маршрутов документа и управление его движением;
-
ведение журналов, классификаторов и справочников;
-
регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
-
рассылка напоминаний и уведомлений;
-
согласование документов;
-
формирование отчетов о движении и исполнении документов.
Требования к системам электронного документооборотаСистема электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:
-
СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
-
СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
-
СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
-
СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
-
СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.
Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.
Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.
Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).
Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:
-
Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок.
-
Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
-
Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
-
Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс.
-
Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.
Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.
Тема 2. Организация документационного обеспечения управления и функционирования предприятия (организации)Задание 1. Изучить особенности оформления отдельных видов управленческих документов, использование унифицированных форм, трафаретных текстов и т.д. на предприятии (организации)