В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: номер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, крайние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии (если это произошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится большое количество описей.Важным средством учета архивных документов является итоговая запись, которая содержится в конце каждой описи и содержит сведения о количестве единиц хранения, внесенных в данную опись.Другим важным средством учета состава единицы хранения является нумерация листов единицы хранения, которая производится черным “простым” карандашом в правом верхнем углу листа. Оборотные стороны листов не нумеруются, при ссылке на текст на оборотной стороне листа к номеру листа добавляется: “об.”. При перенумерации листов дела номера листов не стираются, а аккуратно зачеркиваются косой чертой, рядом ставится новый номер.В конце каждой единицы хранения на отдельном листке делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указано количество пронумерованных листов.Дело фонда- это дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. В дело фонда обычно помещают историческую справку о фондообразователе, схему систематизации единиц хранения фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, акты о неисправимом повреждении документов, обзоры фонда, и так далее.Паспорт архива- это учетный документ периодической отчетности, он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах: один для самого архива, второй - для архивного управления, которое также ведет учет архивных документов и фондов. Паспорт архива содержит сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт включаются сведения о количестве фондов архива, количестве единиц хранения, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных.Архивные управления составляют фондовые каталоги из карточек фондов, которые им предоставляются государственными архивами сразу же после поступления документов по каждому фонду.
Карточка фонда - это сокращенный вариант листа фонда. В ней указывается номер и название фонда (со всеми переименованиями и датами переименований фонда), название архива, где хранится фонд, а также вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в этот архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные единицы хранения) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Карточка заверяется подписью составившего ее сотрудника. Карточка в фондовом каталоге располагается по алфавиту названий архивов, а внутри - по номерам фондов.Научно-справочный аппарат архива включает самые разнообразные механизированные и автоматизированные поисковые системы, базы данных, а также архивные справочники.Основными типами архивных справочников являются:1 -путеводители; 2 - архивные описи; 3 - архивные каталоги; 4 - обзоры.1. Путеводители обычно составляются единообразно. Они включают:
краткий очерк по истории архива либо предисловие (не всегда);характеристики фондов, расположенные по схеме;список фондов архива, на которые не составлены характеристики;характеристика отдела научно-справочной литературы (библиотеки) архива;указатели географические, предметные и другие (не всегда).Наиболее распространенные схемы построения путеводителей - хронологический, ведомственный или отраслевой, по степени значимости фондов. 2. Архивные описи.Опись- это учетный документ и одновременно архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании единиц хранения архивного фонда (коллекции). Каждая единица хранения имеет свой номер и заголовок, под которыми вносится в опись.Опись - старейшая форма архивных справочников, правда, существовали они в прошлые века под другими названиями. В старых описях много недостатков, затрудняющих работу с ними, ведь они использовались не столько в научных, сколько в практических, узковедомственных целях. Старым описям недоставало единообразия, они включали очень разные сведения о комплексах документов. Старые описи отличает и то, что многие комплексы документов, включенные в их состав, не сохранились.Описи в государственных архивах составляются в двух экземплярах - один неприкосновенный, второй предназначен для использования сотрудниками архива и исследователями (редко составляются три экземпляра: один неприкосновенный, второй для сотрудников, третий для исследователей).Самый главный элемент описи - это собственно опись, то есть перечень единиц хранения описываемого фонда. В России принята листовая форма описи с графлением. Собственно опись содержит обычно шесть или семь граф, составляющих описательны статьи описи.3. Архивные каталоги.Каталог - это архивный справочник, представляющий собой систематизированное описание содержания документов. Это архивный справочник по содержанию документов.
Каждая карточка в каталоге составляется на один документ. То, как они располагаются в каталоге, зависит от классификационной схемы каталога - совокупности всех делений каталога. Основное деление каталога - рубрика (название конкретного вопроса, предмета, фамилия, дата, о которых есть сведения в документе). Рубрика может делиться на подрубрики, детализирующие то общее, о чем сообщает подрубрика. Классификационные схемы каталогов различны. Каталоги могут строиться по принципу либо логической, либо алфавитной структуры.По принципу логической структуры строятся систематический, предметно-тематический, хронологический каталоги.В систематическом каталоге сведения о документах сгруппированы по отраслям знаний или практической деятельности человека. Их схемы - самые сложные, но и самые удобные. Наиболее распространенными являются две системы классификации каталогов: Универсальная десятичная классификация (УДК) и Классификация при помощи двоеточий Ш.Р.Ранганатана. В схеме предметно-тематического каталога ведущий признак - принадлежность сведений, содержащихся в документах, к данной теме, данному разделу. Хронологический каталог. Его разделами будут эпохи, века, десятилетия, рубриками - годы, подрубриками - конкретные даты событий.По принципу алфавитной структуры строятся предметные каталоги. Их классификационные схемы - это перечни предметных понятий, расположенных в алфавитной последовательности. Рубриками здесь выступают предметы - общие и частные понятия, события, географические объекты, фамилии лиц и другие.4. Архивные обзоры.Обзоры - это архивные справочники, представляющие собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с их источниковедческим анализом. Комплексами документов, о которых дают сведения обзоры, могут быть фонд (объединенный фонд, коллекции) или несколько фондов даже разных архивов.Существует два вида обзоров: обзор фонда, тематический обзор.Обзор фонда - это архивный справочник, который дает всестороннюю информацию о составе и содержании и анализ документов только одного фонда, но по всем темам и вопросам, которые нашли в них отражение.Тематический обзор - архивный справочник, дающий информацию о составе и содержании и анализ документов по одной определенной теме, которые могут храниться в нескольких фондах даже различных архивов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕФедеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.Пройдя практику в Центр культуры и досуга "Кировец", мною была изучена работа данного архива, его структура управления, характеристика документооборота, а также организация архивной и справочной работы. Я ознакомилась с основными направлениями архива, нормативными актами, регламентирующими работу организации, а также изучила организацию документационного обеспечения архива. Рассмотрела методики сохранности документов и проведение экспертизы документов.Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы.В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.