Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.Для создания и редактирования табличных документов в отделе кадров используется такое программное средство как Microsoft Excel.Трафаретный текст обычно применяется для подготовки справок, актов, протоколов, а также некоторых видов писем.Задание 2. Дать характеристику основных видов работы службы документационного обеспечения управления предприятия (организации)Служба документационного обеспечения — это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.Основная задача службы документационного обеспечения является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
На предприятиях документационное обеспечение управления осуществляет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственному руководителю предприятия. Основная цель службы ДОУ – организовывать, руководить, координировать, контролировать и реализовывать работы по документационному обеспечению управленческих процессов.Службой ДОУ решаются следующие задачи:
-
совершенствовать формы и методы работы с документами;
-
обеспечивать единый порядок документирования, организовывать работу с документацией, информационно-поисковыми системами, контролировать исполнение и подготавливать документы к передаче в ведомственные архивы в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и прочих нормативов;
-
сокращать документооборот, количество форм документов и самих документов;
-
разрабатывать и внедрять нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения внутри организации и подведомственной системе, прогрессивное технологии документационного обеспечения управления на основании использования вычислительной и организационной техники, направленных на процессы реализации деятельности предприятия.
На основании изложенных выше задач, службой ДОУ осуществляются следующие функции:
-
разрабатывать, внедрять и вести табель и альбом унифицированных форм документов организации, вносить в них изменения;
-
осуществлять экспедиционную обработку, регистрировать документы и проводить учетно-справочную работу по документам;
-
организовывать своевременное рассмотрение и подготавливать к докладу руководству поступающие документы, осуществлять контроль за правильным оформлением документов, представленных на подпись руководителю;
-
регулировать ход исполнения документов, контролировать прохождение, оформление и исполнение документов в установленные сроки;
-
обобщать сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информировать руководство по этим вопросам;
-
организовывать машинописное изготовление, копировать и оперативно размножать документы;
-
разрабатывать и проектировать бланки документов;
-
разрабатывать номенклатуру дел организации, обеспечивать хранение дел и оперативное использование документной информации;
-
организовывать работу по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
-
организовывать контроль за работой с документацией внутри структурных подразделений;
-
разрабатывать мероприятия, направленные на совершенствование форм и методов работы с документами, а также на повышение исполнительской дисциплины;
-
осуществлять контроль за правильным оформлением и формированием структурными подразделениями организации дел, которые должны быть сданы в архив;
-
организовывать работу архива;
-
повышать квалификацию работников службы ДОУ и архивов, проводить совещания и консультировать по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;
-
организовывать рабочие места, условия труда сотрудников службы ДОУ.
Наименование и структуру службы ДОУ устанавливают, учитывая принадлежность их к определенной группе организаций, предприятия и учреждений. Например, в министерствах и ведомствах федерального уровня создают управления делами.Обычно в состав управления делами включают:
-
секретариат;
-
инспекцию при министре;
-
канцелярию;
-
отдел писем и жалоб;
-
отдел по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;
-
центральный архив.
На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и прочих организациях, в учебных заведениях, работают отделы ДОУ, административные отделы или канцелярии. Обычно в их состав входит несколько подразделений: по учету и регистрации, контролю и совершенствованию работы с документацией и внедрением технических средств, рассмотрению писем и жалоб, секретариат и экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архивы и пр.В ассоциациях, концернах и акционерных обществах состав и структуру службы ДОУ определяет руководство организации. В аппарате управления органов муниципального самоуправления создают общий отдел, в состав которого включают секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документацией, группу писем и жалоб, копировально-множительное бюро, архивы.В небольших по объему документационной работы предприятиях, а также фирмах, в которых нет ДОУ, в структурных подразделениях работа с документацией возложена на секретаря руководителя, либо иное специально назначенное лицо.Требуется, чтобы штат службы ДОУ соответствовал объему работы и обеспечивал высокое качество делопроизводства внутри предприятия. Служба ДОУ должна быть укомплектована специалистами, имеющими соответствующее высшее и среднее специальное образование.Чтобы определить количество работников службы ДОУ используют ряд отраслевых нормативов численности, разработанных на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственного предприятия, а также укрупненных нормативов времени – на работу по делопроизводственному обслуживанию.Работники службы ДОУ реализуют свои функции основываясь на своей должностной инструкции, которую отвердил руководитель организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ включает несколько важных разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения, ответственность работников и оценка работы.
Функции структурных частей службы документационного обеспечения:
-
Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
-
Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
-
Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
-
Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
-
Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильным формированием, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
-
Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.
Задание 3. Описать процесс обработки и систематизации документов, предприятия (организации)Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:
типологическое разделение номенклатуры дел;выявление методологии систематизации;расшифровку библиографического описания;оценку документации до ее архивации.Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.В классификацию систематизации документов включают:методики накопления и поиска;сортировку запросов;номенклатуру;способы доступа;индексирование;варианты предоставления.Распределение сведений происходит:Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).В свободной манере.Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.Типовое распределениеАрхивная классификация может быть:предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.