Курсовая работа (т): Прогнозирование и планирование как функция управления

Принцип участия характеризуется тем, что каждый работник предприятия, независимо от занимаемой должности и выполняемой работы, является участником плановой деятельности. В научной литературе такое планирование именуется партисипативным. Это означает, что каждый работник, получая максимум информации о предприятии, гораздо глубже постигает проблемы общефирменного значения, понимает свою роль в повышении эффективности деятельности всего предприятия. Партисипативное планирование, подкрепленное стимулированием наиболее отличившихся в нем работников, становится в современных условиях одним из важных факторов успешной работы предприятия. [1, с. 8-11]

Кроме перечисленных принципов, в науке и практике планирования широко известны следующие общеэкономические принципы: системность, целенаправленность, комплексность, оптимальность, самостоятельность, объективность, научность, сбалансированность, эффективность, директивность, риск и другие. [7, с. 8]

Следует помнить, что наиболее эффективным направлением планирования является такое, которое учитывает все необходимые правила, а именно:

-    обоснование всех элементов и этапов плана;

-       контроль четкого исполнения плана его участниками;

-       постоянный учет и контроль, а также внесение корректировок в план и его исполнение. [10]

Таким образом, эффективность деятельности по планированию во многом зависит от соблюдения основных принципов и правил осуществления данного процесса. Если руководство предприятия нацелено на успех, то обязательным условием работы является хорошо продуманный план. В общем плане находит отражение деятельность всех структур и подразделений фирмы. Он продумывается таким образом, чтобы при возникновении непредвиденных изменений была возможна его своевременная корректировка. В зависимости от вида планирования план может быть менее точным или более точным. Чем короче промежуток времени, охватываемый планом, тем он точнее и подробнее. Важными условиями эффективности является участие в планировании всех заинтересованных сотрудников, а так же организация контроля над реализацией плана.

Глава 2 Система планирования в организации

2.1 Миссия фирмы, определение целей

Целеполагание - один из важнейших компонентов управленческой деятельности. Оно является и основной функцией руководителя, и этапом управленческой деятельности, и ее структурным компонентом. Целеполагание определяется как формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на подцели и их согласование. Вместе с тем трактовка этой функции в теории управления неоднозначна. С одной стороны, признается ее не просто «очень важная», но и определяющая роль, как в управленческой деятельности, так и в общем функционировании организации. Постоянно подчеркивается, что наличие обоснованных, перспективных целей организации - главное условие ее функционирования, а способность руководителя к их постановке - одно из важнейших управленческих качеств. С другой стороны, функция целеполагания не выделяется в качестве самостоятельной, а рассматривается как часть другой функции - планирования. Это частично справедливо, но лишь в том смысле, что подчеркивает определяющую роль целеполагания в управлении.

Вместе с тем и по своему содержанию, и по роли в управлении целеполагание является именно управленческой функцией, пронизывающей всю деятельность руководителя. Так, целеполагание нельзя приурочивать только к начальному этапу управления по двум причинам. Во-первых, определение общего направления деятельности организации, действительно, предшествует всем иным функциям. Однако в ходе всей последующей деятельности также имеет место переформулирование и (или) формулировка новых целей. Это необходимо в тех случаях, когда выясняется неэффективность или ошибочность изначально сформулированных целей. При этом целеполагание выступает не первым этапом управления, а в известном смысле является следствием иных управленческих функций. Во-вторых, специфической обязанностью руководителя является постановка целей перед исполнителями, что также включено в весь процесс организационного функционирования. Далее, по своему содержанию функция целеполагания - это сложный и развернутый во времени процесс, имеющий свои специфические закономерности, не свойственные иным управленческим функциям. Наконец, иногда функция целепогалания используется в качестве основы для организации всего управления, его своеобразного механизма - в методе «управления по целям».

В теории управления общая характеристика цели дается на основе одного из главных положений системного подхода, согласно которому она понимается в качестве системообразующего фактора организаций. Это означает, что именно цель определяет общую направленность деятельности организации, ее состав (как подразделений, так и персонала) и структуру, регулирует характер существующих в организации взаимосвязей между ее компонентами, а также интегрирует их в согласованную систему. Кроме того, она выступает и основой для критериев выработки наиболее важных, стратегических решений в организации, определяет содержание планирования. Характер целей значимо влияет и на общий имидж организации. Цель оказывает существенное влияние на деятельность организации, поскольку определяет главные приоритеты ее функционирования.

Реализация функции целеполагания начинается с определения наиболее общей цели организации, выступающей основой для всей ее деятельности. Для определения этой наиболее общей цели используются понятия «философия компании», «политика фирмы» и чаще всего «миссия организации». [4, с. 84-86]

К основным требованиям, предъявляемым к целям можно отнести: конкретность и измеримость; ориентация целей во времени (горизонт планирования), достижимость целей (исходя из ресурсов организации), взаимосвязь целей (цели должны быть взаимно поддерживающими).

По фактору времени (горизонту планирования) цели классифицируются на долгосрочные (свыше 5-ти лет); среднесрочные (1-5 лет) и краткосрочные (до года). [17]

В долгосрочной перспективе каждое предприятие выделяет определенные направления, по отношению к которым управленческая команда формулирует цели. Несмотря на большое многообразие проблем, цели чаще всего формулируются по следующим направлениям:

-      положение на рынке и клиентская ориентация описываются такими показателями, как доля рынка, объем продаж, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж, доля рынка по отношению к конкурентам, скорость обслуживания клиентов и др.;

-       финансовые показатели организации отражаются показателями типа себестоимость продукции, величина прибыли, рентабельность, ликвидность, финансовая устойчивость, структура капитала и др.;

-       производство выражается в таких показателях, как производительность, коэффициент использования оборудования, квалификация сотрудников и др.;

-       научно-технический прогресс характеризуется количеством средств, вкладываемых в развитие, автоматизацией производственных процессов, диверсификацией продукции или услуг, внедрением информационных технологий и др.;

-       потребность и благосостояние сотрудников характеризуется величиной их средней заработной платы, доходами акционеров, величиной средств, вкладываемых на социальные нужды сотрудников, и др.;

-       социальная роль организации может быть реализована участием в муниципальных социальных программах, благотворительностью, поддержкой прогрессивных общественно-политических акций и др. [3, с.166]

Целью определения миссии предприятия является исследование и вычленение его назначения и «философии существования», что, в свою очередь, дает широкий набор направлений в целеполагании. Миссия представляет собой отдельные утверждения, которые являются неким кодексом организации и определяют ее экономическую, социальную и управленческую «философию», экономические критерии прибыльности, производственной деятельности и качества товаров, стиля поведения внутри организации, подбор и расстановку кадров и, наконец, такое понятие, как «имидж». Причем не обязательно миссия предприятия должна быть выражена явно и оформлена в виде конкретного документа. Это может быть и просто броский девиз. [8, с. 124]

Например, миссию костромской организации, занимающейся предоставлением разного рода фото услуг ООО «ФотоФедерация» можем сформулировать следующим образом: «Мы - объединение профессионалов, чье призвание - нести радость и красоту людям посредством фотоискусства». К важнейшим характеристикам организации можно отнести следующие:

-    совершенствование качества и расширение ассортимента услуг по изготовлению фотографической и рекламной продукции;

-       современные нестандартные подходы к обработке фотографий;

-       эффективная работа над решением задач клиентов, помощь в осуществлении идей в сфере фотоуслуг;

-       популяризация фотоискусства, культурный обмен;

-       привлечение к сотрудничеству высококвалифицированных профессионалов;

-       постоянный поиск новых творческих решений;

-       курсы повышения мастерства по изготовлению фотографии;

-       увеличение темпа роста прибыли.

Ясно изложенная и вычлененная миссия предприятия содействует улучшению качества стратегических решений. Тому имеется несколько причин.

Во-первых, деловая философия (так иногда в литературе называют миссию предприятия) в большинстве случаев формулируется, опираясь на изучение опыта основателя, и модифицируется под влиянием опыта последующих руководителей. Она является своеобразным изложением принципов успеха.

Во-вторых, миссия предприятия в промышленно развитых странах включает в себя такое понятие, как социальная ответственность. По мере все большего отделения управления от собственности ослабевает необходимость стремления к получению краткосрочной прибыли, а руководители все больше хотят выполнять достойные задачи и стремятся связать функции компании с общественным благом. Другими словами, они становятся более организационно и социально ориентированными.

В-третьих, миссия предприятия четко указывает направление усилий работников, а также смысл их работы и тем самым повышает чувство отождествления работников с предприятием.

В-четвертых, в условиях стратегического выбора (например, диверсифицироваться или сконцентрироваться на специальной продукции) миссия предприятия является одним из стержней, позволяющих найти согласованное компромиссное решение, так как определяет единые принципы управленческой психологии, принятой в данной организации. Таким образом, миссия предприятия способствует определению доминанты бизнеса, т. е. определению тех сфер предпринимательства, которые наиболее привлекательны для владельцев и высшего руководства предприятия.

В-пятых, миссия предприятия позволяет произвести более четкую ориентацию на рынке, т.е. определить, какие потребности покупателя удовлетворять в первую очередь, чтобы сбалансировать интересы предприятия и потребителей (как и общества в целом). [8, с. 124-125]

Таким образом, целеполагание является одной из основных функцией управления. В общем смысле оно понимается как формулировка, выбор и согласование целей работы предприятия. Это непрерывный процесс, который осуществляется в течение всего периода деятельности. В рамках системного подхода считается, что цель определяет содержание планирования, а так же основную направленность предприятия. Миссия - это основная наиболее общая цель организации, четко выраженный смысл её существования. В данном параграфе нами в качестве примера сформулирована миссия реально существующей организации ООО «ФотоФедерация». Каждое предприятие, если оно ориентировано на долгосрочную перспективу своей деятельности, определяет для себя стратегические цели. Нами перечислены основные направления и критерии, по которым осуществляется постановка стратегических целей.

2.2. Виды планов. Преемственность в планировании

Стратегическое планирование представляет собой распределение общей работы среди сотрудников организации на основе позиционирования и выработки стратегии организации. Стратегическое планирование характеризуется формированием миссии и целей организации, выбором специфических стратегий, определением и получением необходимых ресурсов, распределением ресурсов с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем. Процесс стратегического планирования включает следующие функции:

. Определение миссия и целей организации;

. Анализ внешней и внутренней среды организации.

. Анализ сильных и слабых сторон организации.

. Анализ альтернатив и выбор стратегии организации.

. Управление реализацией стратегией.

. Оценка стратегии.

Процесс планирования стратегии встречает ряд сложностей при его освоении. Основная трудность связана с тем, что процесс принятия предварительных решений находится в зависимости от структуры полномочий организации. Новая стратегия, как правило, разрушает сложившийся в организации тип взаимоотношений и может войти в противоречие с политикой руководства. Естественной реакцией на это является борьба против любых нововведений, нарушающих традиционные взаимоотношения и структуру полномочий. Другая существенная проблема заключается в том, что внедрение стратегического планирования приводит к конфликту между прежними видами деятельности, обеспечивающими получение прибыли и новыми, несущими некоторый риск. В организациях на первых стадиях внедрения стратегического планирования нет несоответствующей мотивации, ни склонности мыслить стратегически. Следующая проблема связана с тем, что организации обычно не располагают необходимой для эффективного стратегического планирования информацией ни о себе, ни о внешнем окружении, К тому же, как правило, отсутствуют у них и компетентные управляющие, способные заниматься выработкой и реализацией стратегии. Стратегическое планирование включает составление трех видов планов: стратегического, тактического и оперативного.

Стратегический план включает основные показатели развития организации на обозримое будущее (10-15 лет). Стратегический план является вершиной системы планов, так как характеризует назначение организации, миссию и цель, служит ориентиром для всех других элементов системы планов организации, служит ограничением при принятии решений относительно основных направлений деятельности, выбора рынков и поведении на них.

Тактический план отражает основные показатели развития организации на 1-5 лет. Тактический план содержит мероприятия, необходимые для создания новых поколений продуктов и услуг и более четко отчерчивает пути выхода на новые позиции, установленные стратегическими планами. Тактический план служит ориентиром для разработки шина диверсификации, который характеризует создание новых видов продукции, услуг и рынков, призванных дополнить или заменить выпускаемую продукцию; позволяет разработать ликвидационный план, который показывает, от каких элементов организация должна освободиться (продуктов, услуг или подразделений); позволяет разработать план НИР, отражающий мероприятия по разработке новых товаров и технологических процессов с учетом существующего спроса или новых рынков для уже производимых товаров и услуг.

Рисунок 1 - Преемственность стратегического, тактического и оперативного планирования