Реферат: Развитие систем электронного документооборота

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двухзвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

Современная функциональность систем электронного документооборота.

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена «входного билета» на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

1. Общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;
2. Кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
3. Архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
4. Коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);
5. Управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Современные системы электронного документооборота.

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), LanDocs (АО "Ланит"), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies).

Рассмотрим преимущества и недостатки некоторых из них:

1. Система "Дело" (ЗАО "Электронные офисные системы").

Основными преимуществами данной системы являются:

Для руководителей различных уровней:

• Быстрый поиск документов;
• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• Эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• Удобная работа над проектами документов;
• Получение сводных отчетов и журналов;
• Возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

• Быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• Отслеживание хода исполнения резолюций;
• Удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
• Журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
• Формирование отчетности.

Основными недостатками данной системы можно выделить:

• Отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
• Неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
• Отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

1. «1С:Документооборот» (Компания «1С»).

Основными преимуществами данной системы являются:

• Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями;
• Функционал можно расширять при помощи плагинов;
• При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их;
• Есть регистрация Проводника Windows;
• Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Основными недостатками данной системы можно выделить:

• Отсутствует внутренняя почта;
• Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями;
• Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами;
• Невозможна регистрация из MS Office, Open Office;
• Не поддерживается работа с документацией СМК;
• Нет возможности вести личные папки пользователя.

1. DocsVision (Компания "DocsVision").

Основными преимуществами данной системы являются:

• Применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается;
• Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева;
• Ссылки можно комментировать;
• Есть возможность проектирования карточек задания;
• Панель инструментов настраивается;
• Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.

Основными недостатками данной системы можно выделить:

• Недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание;
• Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.

1. LanDocs (фирма АО "Ланит").

Основными преимуществами данной системы являются:

• Принцип «конструктора» - без привлечения программистов или консультантов можно формировать нужную выборку данных. Это очень актуальная возможность для руководителей различного уровня, можно контролировать не только свои задачи, но и работу своих сотрудников и получать информацию о ходе процесса в целом.
• Явным плюсом landocs явилось и то, что она открыта для самостоятельной доработки обученными специалистами. Мы можем реализовать в ней любую функциональность, необходимость которой диктует время.
• Широкий функционал системы.

Основными недостатками данной системы можно выделить:

• Стоимость системы. На 100 человек стоимость СЭД составляет 3,1 млн. Руб.;
• Невысокое быстродействие системы (по результат опроса пользователей данной СЭД и открытых источников информации).

Правовое регулирование и стандарты в области СЭД.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Заключение.

Таким образом, можно заключить, что системы электронного документирования, не смотря на существующий ряд трудностей, связанных с внедрением, в современных условиях имеют ряд значительных преимуществ перед бумажной системой документирования.

Подобная автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации; изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления; повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое. Всё это немаловажное преимущество для организаций в современных реалиях, ведь любой организации возникает проблема организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.