Реферат: Развитие унификации и стандартизации документов (Понятие о стандартизации и унификации документов)

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов.

Стандартизация в Российской Федерации.

Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Работы по стандартизации в России осуществляются на основе принятых Федеральных законов:

«О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ и «О стандартизации в Российской Федерации» от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2012 года № 1762-р одобрена Концепция развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года.

Концепция развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года, разработанная национальным органом Российской Федерации по стандартизации - Росстандартом, одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2012 г. № 1762-р.

Разработка указанной Концепции обусловлена необходимостью актуализации предыдущей редакции Концепции национальной системы стандартизации (НСС) Российской Федерации на период до 2010 года.

Актуализация Концепции НСС осуществлялась на основе осмысления и фиксации новых целей и задач, стоящих перед национальной системой стандартизации в контексте необходимости интенсификации экономического развития страны, ее технологической модернизации, улучшения качества жизни населения, охраны окружающей среды, усиления процессов интеграции в рамках СНГ, образования Таможенного союза, расширения внешнеэкономической деятельности и активизации процессов, связанных с вступлением Российской Федерации в ВТО, а также подготовки заключения Соглашения о сотрудничестве между Европейской организацией по стандартизацией (CEN/CENELEC) и Росстандартом.

Сбалансированная система стандартизации, построение которой предусмотрено Концепцией развития НСС до 2020 года, должна содействовать эффективному решению этих сложнейших экономических, социальных, политических и экологических задач.

Целями стандартизации являются:

• Содействие социально-экономическому развитию Российской Федерации;
• Содействие интеграции Российской Федерации в мировую экономику и международные системы стандартизации в качестве равноправного партнера;
• Улучшение качества жизни населения страны;
• Обеспечение обороны страны и безопасности государства;
• Техническое перевооружение промышленности;
• Повышение качества продукции, выполнения работ, оказания услуг и повышение конкурентоспособности продукции российского производства.

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

• Добровольность применения документов по стандартизации;
• Обязательность применения документов по стандартизации в отношении объектов стандартизации, предусмотренных статьей 6 настоящего федерального закона;
• Обеспечение комплексности и системности стандартизации, преемственности деятельности в сфере стандартизации;
• Обеспечение соответствия общих характеристик, правил и общих принципов, устанавливаемых в документах национальной системы стандартизации, современному уровню развития науки, техники и технологий, передовому отечественному и зарубежному опыту;
• Открытость разработки документов национальной системы стандартизации, обеспечение участия в разработке таких документов всех заинтересованных лиц, достижение консенсуса при разработке национальных стандартов;
• Установление в документах по стандартизации требований, обеспечивающих возможность контроля за их выполнением;
• Унификация разработки (ведения), утверждения (актуализации), изменения, отмены, опубликования и применения документов по стандартизации;
• Соответствие документов по стандартизации действующим на территории российской федерации техническим регламентам;
• Непротиворечивость национальных стандартов друг другу;
• Доступность информации о документах по стандартизации с учетом ограничений, установленных нормативными правовыми актами российской федерации в области защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством российской федерации иной информации ограниченного доступа.

К документам по стандартизации в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ относятся:

• Документы национальной системы стандартизации;
• Общероссийские классификаторы;
• Стандарты организаций, в том числе технические условия;
• Своды правил;
• Документы по стандартизации, которые устанавливают обязательные требования в отношении объектов стандартизации, предусмотренных статьей 6 настоящего федерального закона.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 294 О Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии. На Агентство возложены функции национального органа Российской Федерации по стандартизации.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации» Национальный орган Российской Федерации по стандартизации (далее – национальный орган по стандартизации):

• Осуществляет подготовку предложений о формировании государственной политики Российской Федерации в сфере стандартизации и представляет их в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере стандартизации;
• Реализует государственную политику Российской Федерации в сфере стандартизации, разрабатывает и утверждает программы по стандартизации, а также вносит в них изменения, организует работы по стандартизации в национальной системе стандартизации, международной стандартизации и региональной стандартизации, а также по межгосударственной стандартизации;
• Организует проведение научных исследований в области стандартизации с привлечением в установленном порядке научных организаций, в том числе осуществляющих деятельность в сфере стандартизации, технических комитетов по стандартизации, проектных технических комитетов по стандартизации;
• Организует формирование, ведение и опубликование перечня национальных стандартов и информационно-технических справочников, ссылки на которые содержатся в нормативных правовых актах;
• Устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, определяет формы и методы взаимодействия участников работ по стандартизации, включая порядок учета предложений о разработке национальных стандартов, предварительных национальных стандартов;
• Определяет порядок проведения экспертизы проектов документов национальной системы стандартизации;
• Организует разработку документов национальной системы стандартизации;
• Утверждает, изменяет (актуализирует), отменяет документы национальной системы стандартизации, устанавливает дату введения их в действие, а также разрабатывает и регистрирует основополагающие национальные стандарты и правила стандартизации, устанавливает дату введения их в действие;
• Организует официальное опубликование документов национальной системы стандартизации и общероссийских классификаторов;
• Организует издание и распространение документов национальной системы стандартизации, общероссийских классификаторов, международных стандартов и региональных стандартов, региональных сводов правил,
• Организует проведение работ по оценке соответствия документов национальной системы стандартизации современному уровню научно-технического развития, а также по внесению в них изменений (актуализации) или их отмене с учетом результата таких работ;
• Утверждает изображение и описание знака национальной системы стандартизации;
• И многое другое.