Текущее планирование - это конкретизация задач и целей, определение сроков их выполнения в течение года, система расчетов по текущему регулированию хода производства в целях обеспечения равномерной и ритмичной работы организации. Каждый текущий план - ступенька к выполнению плана стратегического.
Оперативное планирование - это разработка на основе месячных планов плановых заданий для отдельных сотрудников на короткие отрезки времени (чаще всего на день). Оперативное планирование применяется обычно в тех отделах крупных библиотек, где работа состоит из многократно повторяющихся операций и строится по нормам.
Целевое планирование - процесс, состоящий из четырех независимых этапов:
1. выработка сжатой ясной формулировки целей;
2. разработка реальных планов их достижений;
3. систематический контроль и измерение качества работы и результатов;
4. принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов.
Подытоживая вышесказанное, можно определить план работы библиотеки как систему взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ, а также проведения мероприятий в библиотеке.
Организация БФ - это совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое. Этот вид организации именуется в данном случае как технология управления БФ, которая осуществляется с помощью следующих производственных процессов:
- комплектование фонда,
- обработка документа,
- размещении и расстановка документов,
- учет и проверка фонда,
- доставка документов и др.
Под организацией понимают и его структурное состояние, т.е. результат такого упорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую из взаимодействующих автономных частей и обусловленную ее внутренним строением.
Значение организации БФ состоит в том, что от него зависят сохранность документов, удовлетворение запросов пользователей. В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейшего признака.
Регулирующая функция управления БФ состоит в определение дальнейшее участи документов библиотечного фонда: какие из них следует оставить в фонде для дальнейшего использования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, и каким следует доукомплектовать.
Контроль - функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.
Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов.
Периодическая проверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу. Во время проверки фонда устанавливают соответствие каталогов фактическому наличию книг в библиотеке.
Проверка фонда - это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде.
Проверка в качестве формы государственного контроля осуществляется органами исполнительной власти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии с их статусом и функциями. В 2004 г. Постановлением Правительства Российской Федерации была создана Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Одним из направлений ее работы является проверка деятельности юридических лиц по выполнению требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного, библиотечного и музейного дела.
Основная цель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами - предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сфере культуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля над хранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации.
Основная задача проверки - охрана материальных ценностей. В процессе проверки удается выявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, как поставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываются выбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическая стоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных учета библиотечного и бухгалтерского.
Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.
Чтобы принимать верные решения по созданию и функционированию библиотечного фонда на настоящее и будущее время, необходимо иметь полную информацию о нем - путем изучения, путем анализа.
Анализ - комплекс логических приемов, методов исследований, состоящий в том, что изучаемый предмет мысленно или практически, расчленяется на основные элементы, каждый из которых затем исследуется в отдельности как часть расчлененного целого.
Анализ фонда состоит из комплекса производимых анализов: тематический анализ, библиографический анализ, статистический анализ, социологический анализ.
Исходя из всего выше сказанного, можно утверждать, что все перечисленные функции БФ взаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне - как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его создания и развития. Планирование необходимо при комплектовании, обработке, хранение и исключение литературы. То же можно сказать и о других функциях управления библиотечными фондами - организации, регулирование, учете и контроле. Все сложные системы необходимо регулировать и контролировать. Контроль необходим для оптимального функционирования системы библиотечных фондов, её постоянного развития.
Успех самых разных сторон библиотечной деятельности зависит от организации и управления библиотечными фондами, поскольку они, по сути, являются тем самым сырьевым материалом, без которого невозможна нормальная работа библиотеки.
Глава 2. Нормативно-правовая база учета документов
В федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006) библиотека рассматривается как обладатель информации и как государственная информационная система, а документы, составляющие ее фонд - как документированная информация. Обязательный учет информации и требования о защите информации устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий.
БФ как элемент государственного имущества относятся к основным средствам. Учитываются они в бюджетном учете на счете 010107000 "Библиотечный фонд" в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету №148н, утвержденной приказом Минфина РФ 30.12.2008 и приказом Минфина РФ от 03.07.2009 №69н "О внесении изменений в инструкцию по бюджетному учету, утвержденную Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 №148н". Всем предметам БФ в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов присвоен код 190001000. К ним относятся: книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, изоиздания, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы.
Формулировка документов, входящих в БФ, не отражает всё многообразие его документного состава. В данном случае нужно руководствоваться нормативными актами, обладающими высшей юридической силой, а это: федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле", федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 №77-ФЗ с последующими редакциями и изменениями, а также соответствующими ГОСТами.
Базовым документом для библиотек различных ведомств является "Инструкция об учете БФ", утвержденная Приказом от 8 октября 2012 г. №1077 «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда».
Инструкция определяет нормативно-правовую базу организации и ведения учета. В этом нормативном акте раскрываются конкретные механизмы действия правил, установленных нормативными актами более высокого уровня регламентации. Этот документ определяет общие правила учета документов, составляющих фонд библиотек, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей.
Главный принцип, определяющий концепцию "Инструкции об учете БФ", заключается в отказе от жесткой регламентации учета, допустимости различных вариантов выбора его правил и способов, установлении единых методических основ учета документов, распространении их на все без исключения.
В результате ведение учета предложено осуществлять, сочетая принципы обязательности и допустимости (факультативности). На основании действующего законодательства библиотеки правомочны самостоятельно формировать порядок учета. Это нормативный документ, содержащий свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из её статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей и т.п. Порядок учета разрабатывается и утверждается библиотекой и имеет статус стандарта организации.
В документе подробно описываются общие положения, касающиеся порядка учета, единицы учета библиотечного фонда, рассматривается учет документов по видам и категориям. В нем также определены порядки учета поступления документов в библиотечный фонд, учета выбытия документов из библиотечного фонда, итоги движения библиотечного фонда, проверки наличия документов библиотечного фонда. В документе прописаны детали и методики делопроизводства в организации учета фондов.
Согласно "Инструкции об учете БФ" (1998) и проекту "Инструкции по учету БФ" (2007) обязательными для библиотеки являются:
1. Суммарный и индивидуальный учет поступающих в БФ и выбывающих из него документов;
2. Учет документов о составе фонда в установленных учетных единицах;
3. Обеспечение стабильности принятых единиц учета, последовательности их применения. Смена единиц учета не допускается;
4. Обеспечение сопоставимости единиц учета в экземплярах с единицами хранения и единицами выдачи, за исключением газет и журналом;
5. Последовательность применения принятого порядка учета в целях сохранения преемственности и сопоставимости учетной информации;
6. Оценка документов, поступающих в библиотеку без оплаты их стоимости, а также переоценку отдельных документов - в соответствии с нормативными правовыми актами РФ и настоящей инструкцией;
7. Обеспечение возможности хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителя информации.
В разрешительном порядке предусмотрена свобода действий библиотек в отражении важных для них особенностей, определенная детализация учета, если эти действия не противоречат основным требованиям законодательства, нормативных и правовых актов РФ, инструктивных материалов.
Помимо федеральных законов система учета библиотечных документов подробно рассматривается в нормативно-рекомендательных документах РБА, а именно:
· В «Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями» (2015 г.)
· В «Программе развития национальной библиографии в Российской Федерации на период до 2020 года» (2014 г.)
Посвящены вопросам регулирования учета документов и государственные стандарты, в числе которых ГОСТ Р7.0.93-2015 под названием «Библиотечный фонд. Технология формирования». Учет книжных памятников регулируется ГОСТом 7.87-2003 «Книжные памятники. Общие требования».
учет контроль каталог библиотечный фонд
Глава 3. Система учета документов библиотечного фонда
Учёт является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, документально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении вcего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета? он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и документами из фонда утрачивается.Ф????об?????,организующая роль учета состоит в документальном закреплении взаимосвязей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.