Учёт документного фонда - это деятельность, обеспечивающая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимости для количественной и качественной характеристики его состояния.
Система учета библиотечного фонда включает:
1) внутрибиблиотечный учет документов всех подразделений библиотечного фонда с учетом их специфики, в том числе фонды обменные, резервные, депозитарные, служебные для персонала;
2) государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК» для целей государственного статистического учета; сведения даются только о действующих фондах, предназначенных для пользователей, сведения о резервных, обменных фондах не отражаются в государственной статистической отчетности;
3) особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов: книжных памятников; архивных документов, находящихся в фондах библиотек; баз и банков данных;
4) учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.
Библиотечные фонды относятся к категории основных средств, по которым износ (амортизация) не определяется.
3.1 Внутрибиблиотечный учет документов
Внутрибиблиотечный учет фондов служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.
Документы, поступающие в фонд библиотеки, учитываются дифференцированно путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
Основными единицами учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него являются название и экземпляр. Название - это каждое новое или повторное издание, отличающееся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Экземпляр - это каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются: годовой комплект, метрополка, переплетная единица (подшивка)Митрофанова С.В. Учет библиотечных фондов. Практическое пособие/ С.В. Митрофанова. - М. - 2005. - 272 с..
Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Для журналовпод экземпляром понимают номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта. Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров. К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещенные на жестком диске компьютера библиотеки и доступные пользователям. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
Учет документов в библиотеке ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета. Суммарный учет - это учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (реестр, накладная, акт и т.д.) Если сопроводительный документ отсутствует, составляется акт приема. Регистрами суммарного учета документов библиотечного фонда является книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части: поступление документов в библиотечный фонд, выбытие документов из библиотечного фонда итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного года).
При поступлении документов в библиотечный фонд в первой части книги учета фиксируются такие показатели, как: дата и номер записи, источник поступления, номер и дата сопроводительного первичного документа, количество поступивших документов (всего, а также по видам и содержанию), стоимость.
Документы принимаются в библиотеку по первичным учетным документам (накладная, акт, договор пожертвования, акт о приеме документов взамен утерянных), включающим список поступлений.
Во второй части книги учета отражается выбытие документов из библиотечного фонда. Исключение документов из библиотечного фонда допускаются по следующим причинам: утрата, ветхость, устарелость по содержанию, непрофильность.
Для отбора и исключения из фонда библиотеки документов создается комиссия, утверждаемая руководителем учреждения.
Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144).В нем отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. Акт служит основанием для отражения во внутрибиблиотечном, бухгалтерском и статистическом учетах библиотеки выбытия указанных объектов учета.
К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный(инвентарный)номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов. Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда делаются соответствующие отметки о списании документов с учета (проставляются номер и дата Акта о списании).Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Соответствующие отметки в инвентарных книгах об исключении изданий из библиотеки, изъятие карточек из каталогов производятся в месячный срок после получения утвержденного акта.
Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки и подлежащего постоянному или длительному хранению.
Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету. Регистрами индивидуального учета являются: регистрационная книга, регистрационная карточка периодических изданий. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог. Индивидуальный учет документов осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу или названию документа присваивается индивидуальный инвентарный номер. А при выбытии документа - указывается номер акта о выбытии.
Индивидуальный учет документов может осуществляться так же путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, например, периодические издания.
Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе. Основным регистрационным номером является инвентарный номер - порядковый номер в инвентарной книге, присваиваемый документу при регистрации и проставляемый в определенном месте на документе.
Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра.
Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
Инвентарная книга, которая традиционно ведется в библиотеках, остается основным видом регистра индивидуального учетаГОСТ Р 7.0.93-2015. Библиотечный фонд. Технология формирования. // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 413.
Одним из технологических процессов формирования библиотечного фонда является его проверка, через которую реализуется контрольная функция учёта фонда. Проверка фонда - это определение наличия зарегистрированных в учётной документации изданий и других документов в библиотечном фонде.
Проверка библиотечного фонда предполагает сверку каждой единицы хранения (включая документы, выданные читателям и находящиеся на выставках) с применяемыми в библиотеке формами индивидуального учёта фонда с целью определения наличия зарегистрированных документов.
Проверка наличия документов библиотечного фонда производится в обязательном порядке: при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
В соответствии с новым Порядком учета плановые проверки в библиотеках с фондом до 50 тысяч единиц проверяются один раз в 5 лет. Проверке подлежат все виды документов: рукописные, печатные, аудиовизуальные, электронные документы. В процессе проверки фонда производится также изучение фонда, осуществляется вторичный отбор документов, выявление ветхих, дефектных, устаревших по содержанию документов.
Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда, и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине. В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт о списании с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Завершающий этап проверки - подведение итогов и оформление соответствующей документации - Акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда с приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда(регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
При физическом износе регистров индивидуального и суммарного учета документов возможно их копирование (репродуцирование, распечатка из автоматизированной системы) с заверением подписи должностного лица. Создание копии регистров индивидуального и суммарного учета документов не допускает уничтожение их оригинала.
Все учетные документы библиотеки являются финансовыми документами строгой отчетности, оформляются заверительными (с указанием количества страниц) подписями руководителей и подлежат постоянному хранению.
В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки). До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.
3.2 Государственный статистический учет
Форму федерального статистического наблюдения №6-НК предоставляют юридические лица:
- общедоступные (публичные) библиотеки независимо от ведомственной принадлежности, как самостоятельные, так и включенные в централизованные библиотечные системы (далее - ЦБС);
- библиотеки профсоюзов;
- библиотеки общественных некоммерческих организаций;
- государственные и муниципальные организации, подведомственные органу управления в сфере культуры и имеющие обособленные подразделения, осуществляющие библиотечную деятельность. К таким организациям относятся музеи, организации культурно-досугового типа, театры и прочие организации, осуществляющие библиотечную деятельность в качестве дополнительной к своей основной деятельности. Центральные библиотеки ЦБС заполняют форму №6-НК по результатам своей деятельности, в части разделов 1-6.