Отчет по форме составляется на конец отчетного периода. Отчетным периодом является один год. Все показатели, приведенные в форме, должны соответствовать данным первичной учетной документации, имеющейся в организации. При заполнении формы должна быть обеспечена полнота заполнения и достоверность содержащихся в ней статистических данных.
В разделе «Формирование библиотечного фонда на физических (материальных) носителях» приводятся данные о формировании (движении) в течение отчетного периода соответствующих документов библиотечного фонда. В том числе указывается количество экземпляров всех печатных, неопубликованных, аудиовизуальных (в аналоговой форме), электронных документов и документов на микроформах, включенных в фонд и исключенных из него за отчетный период, общее количество экземпляров библиотечного фонда, числящееся в учетной документации на конец отчетного года.
Также указываются аналогичные данные по печатным изданиям всех видов (книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно - технические и технические документы, авторефераты диссертаций), и неопубликованным документам (рукописные материалы, депонированные научные работы, диссертации, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих).
В отдельных графах указываются аналогичные данные по электронным документам на съемных носителях, представляющим собой автономные объекты, предназначенные для локального использования (CD-ROM, DVD и т.п.), в том числе флеш-карты для слепых и слабовидящих.
3.3 Специализированный государственный учет
Особому государственному учету подлежат отдельные категории ценных и особо ценных документов фонда, например книжные памятники, или архивные документы, базы и банки данных.
Книжные памятники подразделяются на единичные книжные памятники и книжные памятники-коллекции. Книжные памятники и отдельные документы, входящие в состав книжных памятников - коллекций и обладающие свойствами единичных книжных памятников, должны быть дополнительно зарегистрированы в специализированном государственном реестреГОСТ 7.87-2003. Книжные памятники. Общие требования. // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 440.
Книжные памятники, находящиеся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований подлежат государственному, статистическому, библиографическому учету и учету документов, входящих в состав фонда учреждения - фондодержателя.
Государственный учет книжных памятников осуществляется в процессе государственной регистрации в Реестре книжных памятников в соответствии с порядком отнесения документов к книжным памятниками порядком регистрации книжных памятников. Библиотеки независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности несут ответственность за своевременное представление сведений о них для регистрации в реестре. Статистический учет книжных памятников осуществляется по ГОСТ 7.20.6.4. Внутрибиблиотечный учет таких документов осуществляется в соответствии с действующими правилами учета библиотечного, музейного или архивного фонда. Библиографическая запись на единичный книжный памятник создается в соответствии с ГОСТ 7.1-2003, ГОСТ 7.11-2004 и ГОСТ 7.12-93.
База данных - это совокупность структурированных данных, записанных на машиночитаемом носителе информации, по общим правилам их описания, хранения и использования, предназначенная для оперативного решения разнородных задач в процессе удовлетворения информационных потребностей пользователей.
Базы данных подразделяются по видам:
Библиографические БД содержат библиографические записи документов, к ним также относится электронный каталог, который является библиотечным каталогом в машиночитаемом формате;
Полнотекстовые БД содержат полные тексты документов;
Фактографические БД содержат конкретные факты, признаки документов (например, БД пользователей библиотеки с персональными данными).
Государственный учет и регистрация баз и банков данных осуществляется при помощи Государственного регистра баз данных, в который вносятся базы данных различных видов и содержания.
3.4 Бухгалтерский учет библиотечного фонда
В соответствии с п.38 Инструкции №157н материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.
Учет объектов библиотечного фонда в составе основных средств ведется обособленно на счете 101 07 «Библиотечный фонд» (п.53 Инструкции №157н). Причем, в отличие от остальных объектов основных средств, предметы библиотечного фонда:
· не нумеруются как самостоятельные инвентарные объекты. Таким объектам не присваиваются инвентарные номера (п.46 Инструкции №157н). Регистрационные знаки и номера проставляются в отношении предметов в ходе внутрибиблиотечного учета (в регистрационных карточках, книгах);
· отражаются общей суммой в инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф.0504032). Для аналитического учета объектов библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п.54 Инструкции №157н, Указания по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом Минфина РФ №52н);
· не включаются в инвентарные списки нефинансовых активов. В соответствии с п.54 Инструкции №157н инвентарные списки по объектам библиотечного фонда не ведутся;
· стоимостью до 3 000 руб. включительно не списываются с баланса при вводе в эксплуатацию (п.50 Инструкции №157н);
· стоимостью до 3 000 руб. включительно подлежат амортизации. Согласно п. 92 Инструкции №157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.
Предметы библиотечного фонда принимаются к учету по первоначальной стоимости, формирование которой осуществляется на счетах 0 106 21 000 «Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения», 0 106 31 000 «Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения».
Заключение
Как мы выяснили в ходе нашего исследования, учет библиотечного фонда - это система регистрации и обобщения информации о величине, составе и движении документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации по установленным правилам.
Учет фонда независимо от способов его ведения - традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него.
Основным документом, который регламентирует учет библиотечных фондов, является «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержденный приказом Министерства культуры Российской федерации от 8 октября 2012 г. №1077. Документ введен в действие 3 июня 2013 года взамен «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998 г.)
Внутрибиблиотечный учет фондов служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов. Без грамотно выстроенного учета невозможно по-настоящему наладить библиотечное дело, правильно его планировать и контролировать. Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, наконец, местонахождение каждого его компонента.
Таким образом, учет должен служить средством совершенствования содержания и организации библиотечного труда. Он должен быть комплексным и повседневными рассматриваться аппаратом управления библиотеки как органическая часть производственной деятельности. Без всеобъемлющего и точного учета дающего полную и объективную информацию о действительном состояния дел в библиотеке, фонде, нельзя принять правильное решение. Хорошо налаженный учет позволяет выработать эффективные решения следить за их выполнением, выявлять основные тенденции развития библиотечного фонда и использовать опыт и данные прошлых лет.
Список литературы
1. Библиотечная энциклопедия / сост. Е.И. Ратникова; гл. ред.: Ю.А. Гриханов, Л.Н. Уланова. - М.: Пашков дом, 2007. - 1300 с.: ил.
2. Ванеев А.Н. Справочник библиотекаря / Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. - СПб.: Профессия, 2004. - 448 с. - (Серия «Библиотека»)
3. Карташов Н.С., Скворцов В.В.. Общее библиотековедение. Учебник: В 2 ч. - М.: Издательство Московского государственного университета культуры. Общая теория библиотечного дела, 1997.- 256 с.
4. Н.С. Карташов, В.В. Скворцов. Общее библиотековедение. Учебник: В 2 ч. - М.: Издательство Московского государственного университета культуры, 1996. - 322 с.
5. Митрофанова С.В. Учет библиотечных фондов. Практическое пособие / С.В. Митрофанова. - М. - 2005. - 272 с.
6. Митрофанова, С.В. Библиотечные фонды в составе основных средств: проблемы совместимости документов, регламентирующих учет / С.В. Митрофанова // Правовые аспекты деятельности библиотек: сб. науч. тр. - М., Либерея-Бибиформ, 2002. - С. 130-135.
7. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд/ Ю.Н. Столяров. - М.: Книжная палата, 1991. - 271 с.
8. Столяров, Ю.Н. Защита библиотечного фонда: учеб. пособие / Ю.Н. Столяров. - М.:Фаир-Пресс, 2006. - 501 с.
9. Терешин В.И. Библиотечный фонд: учебное пособие / В.И. Терешин. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: МГУКИ, 2000. - 176 с. - (Современная библиотека).
10. Инструкция об учете библиотечных фондов: проект РГБ // Библиотека: юрид. журн. - справ. - М., 2006. - Вып. 7. - С. 249-261.
11. ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. - Введ. 01.01.1998 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 462
12. ГОСТ Р 7.0.93-2015. Библиотечный фонд. Технология формирования. // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.]. - СПб.: Профессия, 2000. - С. 413
13. ГОСТ 7.87-2003. Книжные памятники. Общие требования // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т.В. Захарчук [и др.] - СПб.: Профессия, 2000. - С. 440