Курсовая работа (т): Система управления в современной организации

. Связи функционирования обеспечивают реальную жизнедеятельность объекта или его работу в технической системе. Очевидное многообразие функции в объектах различного рода определяет и многообразие видов связей функционирования. Общим для всех этих видов является то, что объекты, объединяемые связью, совместно осуществляют определенную функцию. При этом такая функция может характеризовать либо один из этих объектов (в таком случае другой является функционально-производным от первого, как это имеет место в функциональных системах живого организма), либо более широкое целое, по отношению к которому и имеет смысл функциональная связь данных объектов.

. Связи развития. Развитие представляет собой не просто самораскрытие объекта, актуализацию уже заложенных в нем потенций, а такую смену состояний, в основе которой лежит невозможность сохранения неизменными существующих форм функционирования. Здесь объект как бы оказывается вынужденным выйти на иной уровень функционирования, прежде недоступный и невозможный для него. Условием такого выхода служит изменение организации объекта.

. Связи управления, которые в зависимости от их конкретного вида могут образовывать разновидность либо функциональных связей, либо связей развития.

. Поддержание связей между элементами осуществляется благодаря воздействию. Воздействие - это побуждение к чему-либо для достижения какой-либо поставленной цели.

В системах управления организацией важнейшими из связей являются следующие [16, с. 142]:

. Рекурсивная связь - необходимая связь между экономическими явлениями и объектами, при которой ясно, где причина и где следствие (затраты в экономике всегда выступают в качестве причины, а их результаты - в качестве следствия). Между затратами и результатами существует рекурсивная связь.

. Синергетическая связь определяется как связь, которая при совместных действиях независимых элементов системы обеспечивает увеличение их общего эффекта до значения большего, чем сумма эффектов этих элементов, действующих независимо.

. Циклическая связь - сложная обратная связь, при которой развитие науки двигает производство, а последнее создает основу для расширения научных исследований.

В зависимости от характера связей различают конкретные (реальные) и абстрактные системы. В конкретной системе связи между элементами осуществляются посредством передачи материальных и нематериальных объектов (ресурсов, задач, отчетов, готовых решений или продукции, денежных средств или других объектов), вследствие чего между элементами возникают входные и выходные потоки. Элементы воздействуют на объекты при помощи ресурсов или потенциала. Эти действия называются процессами, которые, в свою очередь, влияют на входные и выходные потоки данных и ресурсов.

Абстрактная система представляет собой классификационную систему, в которой элементы соподчиняются без входных и выходных потоков (например, система целей предприятия).

Классификация систем по характеру связей элементов представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Классификация систем по характеру связей элементов

Таким образом, в рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи:. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

1.3 Свойства системы управления организации

Под свойством понимают сторону объекта (процесса), обусловливающую его отличие от других объектов или сходство с ними и проявляющуюся при взаимодействии с другими объектами. Под характеристикой понимают то, что отражает некоторое свойство системы.

Из определения системы следует, что главным свойством системы является целостность, единство, достигаемое посредством определенных взаимосвязей и взаимодействий элементов системы и проявляющееся в возникновении новых свойств, которыми по отдельности элементы системы не обладают. Это свойство эмерджентности (от англ. emerge - возникать, появляться).

Целостность и эмерджентность - интегративные свойства системы, наличие которых представляет собой одну из важнейших черт системы. Целостность проявляется в том, что система обладает собственной закономерностью функциональности, собственной целью [10, с. 86].

Организованность - сложное свойство систем, заключающееся в наличии структуры и функционирования (поведения). Непременной принадлежностью систем являются их компоненты, именно те структурные образования, из которых состоит целое и без чего оно невозможно.

Функциональность - проявление определенных свойств (функций) при взаимодействии с внешней средой. Здесь же определяется цель как желаемый конечный результат.

Структурность - упорядоченность системы, определенный набор и расположение элементов со связями между ними. Между функцией и структурой системы существует взаимосвязь, как между такими философскими категориями, как содержание и форма. Изменение содержания (функций) влечет за собой изменение формы (структуры), и наоборот.

Важным свойством системы управления является наличие поведения - действия, изменений, функционирования и т.д. Считается, что поведение системы связано со средой (окружающей), т.е. с другими системами, с которыми она входит в контакт или вступает в определенные взаимоотношения.

Процесс целенаправленного изменения во времени состояния системы называется поведением. В отличие от управления, когда изменение состояния системы достигается за счет внешних воздействий, поведение реализуется исключительно самой системой, исходя из собственных целей.

Поведение каждой системы объясняется структурой систем низшего порядка, из которых состоит данная система, и наличием признаков равновесия (гомеостаза). В соответствии с признаком равновесия система имеет определенное состояние (состояния), которое является для нее предпочтительным. Поэтому поведение систем описывается в терминах восстановления этих состояний, когда они нарушаются в результате изменения окружающей среды. Поведение системы определяется характером реакции на внешние воздействия.

Еще одним свойством является свойство роста, развития, которое можно рассматривать как составляющую часть поведения.

Одним из первичных, а, следовательно, основополагающих атрибутов системного подхода является недопустимость рассмотрения объекта вне его развития, под которым понимается необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. В результате возникает новое качество или состояние объекта. Вне развития немыслимо существование материи и, в частности, системы. Наивно представлять себе развитие, происходящее стихийно, в неоглядном множестве процессов, кажущихся на первый взгляд чем-то вроде случайного движения. Развитие вначале проявляется как тенденция, а затем и довольно устойчивая закономерность. Закономерности по своей природе действуют объективно, т.е. не зависят от того, желаем мы их проявления или нет, так как в их основе лежит действие скрытого закона - устойчиво повторяющиеся отношения (связи).

Примером служит действие закона спроса и предложения. Если товар на рынке в избытке, то под действием закона это вначале проявляется как внутриквартальная тенденция снижения активности покупателей, превращающаяся в устойчивую закономерность уменьшения продаж.

Фундаментальным свойством систем является устойчивость, т.е. способность системы противостоять внешним возмущающим воздействиям. От нее зависит продолжительность жизни системы.

Простые системы имеют пассивные формы устойчивости: прочность, сбалансированность, регулируемость, гомеостаз, а для сложных систем определяющими являются активные формы: надежность, живучесть и адаптируемость. Если перечисленные формы устойчивости простых систем (кроме прочности) касаются их поведения, то определяющая форма устойчивости сложных систем носит в основном структурный характер [5, с. 52].

Надежность - свойство сохранения структуры систем, несмотря на гибель отдельных ее элементов, с помощью их замены или дублирования, а живучесть - активное подавление вредных качеств. Таким образом, надежность является более пассивной формой, чем живучесть.

Адаптируемость - свойство изменять поведение или структуру с целью сохранения, улучшения прежних или приобретения новых качеств в условиях изменения внешней среды. Обязательным условием возможности адаптации является наличие обратных связей.

Всякая реальная система существует в среде. Связь между ними бывает настолько тесной, что определить границу между ними становится сложно, поэтому выделение системы из среды связано с той или иной степенью идеализации.

Можно выделить два аспекта взаимодействия:

) во многих случаях принимает характер обмена между системой и средой (веществом, энергией, информацией);

) среда обычно является источником неопределенности для систем.

Воздействие среды может быть пассивным либо активным (антагонистическим, целенаправленно противодействующим системе). Поэтому в общем случае среду следует рассматривать не только как безразличную, но и как антагонистическую по отношению к исследуемой системе.

К неотъемлемым признакам системы также относятся: множественность элементов и единство между ними, наличие определенной структуры и др.

Таким образом, система управления в организации наделена определенными свойствами, необходимые для ее полноценного функционирования. Сложность структуры системы определяет сложность ее поведения, что в свою очередь означает предельность надежности, помехоустойчивости, управляемости и других свойств системы, т.е. предельность жизнеспособности и потенциальной эффективности сложных систем, в данном случае систем управления и их организационных структур.

В целом, применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

2. Анализ системы управления в современной организации

.1 Содержание системы управления в организации

Система управления на любом предприятии включает в себя следующие подсистемы: планирование; контроль; мотивация персонала; формирование организационной структуры; координация (формирование связей внутри организации).

Рассмотрим систему управления на современном российском предприятии по этим 5 позициям.

. Подсистема планирования. Данная подсистема должна включать в себя следующие элементы:

) информационная система: а) база данных (например, по клиентам, по сделкам, по поставщикам и др.);

) процедуры: а) сбора информации; б) анализа собранной информации; в) разработки системы взаимоувязанных планов (поставки, производства, сбыта и т. д.).

На российском промышленном предприятии данная подсистема сформировалась еще в дореформенное время, а в последние годы она достраивалась за счет включения дополнительных элементов, например, формирование базы данных и их анализ с точки зрения маркетинга. Однако исследование ряда российских промышленных предприятий свидетельствует о недостаточно системном подходе по реорганизации этой подсистемы, вследствие чего возникают разноречивые данные по одному и тому же показателю в разных отделах, трудности в оперативном определении потребностей в том или ином ресурсе и т. д [14, с. 27].

Этапы формирования целостной подсистемы планирования на предприятии:

разработка параметров информационной системы предприятия: а) определение необходимого объема информации (по направлениям, содержанию и уровню детализации) в целом по предприятию; б) определение «мест хранения» различной информации: по вертикали (иерархические уровни управления) и горизонтали (функциональные службы);

разработка процедур сбора необходимой информации: а) определение методов сбора информации (источники и т. д); б) определение лиц, ответственных за сбор той или иной информации;

разработка процедур анализа собранной информации: а) определение методов анализа информации; б) определение лиц, ответственных за анализ той или иной информации;

разработка процедур по формированию планов: а) определение форм (форматов) планов, взаимосвязанных между собой; б) определение сроков их формирования, согласования и утверждения; в) определение лиц, ответственных за формирование, согласование и утверждение планов.

. Подсистема контроля. Данная подсистема включает в себя следующие элементы:

информационная система: а) система планов (по подразделениям и предприятию в целом; стратегических и оперативных), включая систему плановых показателей; б) система стандартов по деятельности подразделений (значения определенных показателей при нормальной работе подразделений); в) «управленческие индикаторы» (критические значения различных показателей, масштабы допустимых отклонений, принципы исключения);

процедуры: а) мониторинга текущей деятельности предприятия (по «управленческим индикаторам»); б) оценки/измерения результатов работы подразделений предприятия (сравнение с установленными стандартами); в) оценки/измерения выполнения планов (сопоставление с запланированными значениями); г) передачи и распространения информации (о стандартах, критериях и процедуре оценки).

Параметры подсистемы контроля полностью зависят от параметров подсистемы планирования на предприятии. Поэтому подсистема контроля на предприятии должна формироваться после формирования подсистемы планирования.

Этапы формирования целостной подсистемы контроля на предприятии:

разработка параметров информационной системы в рамках подсистемы контроля: а) определение состава управленческих индикаторов», показателей-стандартов, плановых показателей; б) определение количественных значений «управленческих индикаторов», показателей-стандартов, плановых показателей;

разработка процедур мониторинга, оценки/измерения, передачи и распространения информации: а) определение методов; б) определение временных границ; в) определение лиц, ответственных за эти операции.

. Подсистема мотивации персонала. Данная подсистема полностью зависит от двух предыдущих, и в то же время формируется под стратегические и оперативные цели предприятия (в том числе, определенные в рамках социальной стратегии или стратегии развития персонала). Ее элементами являются:

информационная система: а) система показателей оценки работы различных подразделений; б) система показателей оценки результатов работы работника, привязанных к определенному рабочему месту;

Этапы формирования данной подсистемы формируются аналогично предыдущим подсистемам.

. Подсистема формирования организационной структуры. Данная подсистема включает в себя следующие элементы:

описание функций, выполняемых в компании;

описание полномочий и ответственности исполнительских звеньев (подразделений предприятия);

организационная схема предприятия.

Этапы формирования организационной структуры:

определение функций, выполняемых в компании; определение исполнительских звеньев, реализующих функции;