Материал: Тема Общие вопросы управления персоналом

Петров Михаил Васильевич действительно работал в должности начальника отдела снабжения ССПК «Альянс» в период с 12.03.2004 по 20.01.2020.
Генеральный директор Г.А. Иванов

Кейс 2: Обоснуйте ваш вариант решения - следующей типичной ситуации:

К секретарю обратился работник организации с просьбой найти документ, поступивший в организацию в сентябре текущего года из Министерства образования, «О повышении квалификации работников». Каковы действия секретаря?

Ответ: Секретарь в журнале входящих документов (или в карточке Т-2) находит его номер, определяет, у кого на исполнении находится документ, или если он уже исполнен, то куда он приобщен. Если данному работнику разрешено ознакомление или работа с данным документом, то секретарь сообщает ему запрашиваемые сведения.

Занятие 9

Практическое занятие 3.3

Кейс 1: Оформление документов в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации.

1. Оформление формы внутренней описи личного дела.

Внутренняя опись личного дела специалиста по кадрам Учебно-методического объединения «Знание» Петрова С.И.

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа, краткое содержание	Номера листов	Примечание
1		01.02.2021	Заявление о приеме на работу	1
2	123-к	01.02.2021	Трудовой договор	2-3
3		01.02.2021	Анкета	4-10
4		01.02.2021	Автобиография	11
5	120-к	02.02.2021	Копия приказа о приеме на работу	12
6	121-к	01.02.2021	Должностная инструкция	13-20
7		01.02.2021	Согласие на обработку персональных данных	21
8		01.02.2021	Согласие на распространение персональных данных	22

Итого ___8 (восемь)_ документов на __22 (двадцати двух) листах

Количество листов внутренней описи _____1 (один)___

Инспектор отдела кадров ___________ Иванова В.А.

2. Заведение личного дела на работника.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

- анкета, заполняемая при приеме на работу;

- трудовой договор;

- должностная инструкция;

- копии приказов по сотруднику.

3. Укажите срок хранения личных дел уволенных работников.

Ответ:

Срок хранения личных дел законченных делопроизводством до 1 января 2003 года 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет

Кейс 2: Построение схемы документов: распорядительные документы; справочно-информационные документы.

Ответ:

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Схема расположения реквизитов документов



Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Информационно – справочные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно – правовых и распорядительных документов. К информационно – справочным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и другие.

Занятие 11

Практическое занятие 3.4

Кейс 1: Составьте макет приказа по основной деятельности с продольным и угловым расположением реквизитов.

1) с продольным расположение реквизитов

Товарный знак (герб)

Наименование организации
П Р И К А З
Дата документа № рег. номер документа

Место составления (издания) документа
Заголовок к тексту

Текст

Должность Подпись Расшифровка

При этом факультативными реквизитами приказа являются: визы / грифы согласования; отметка об исполнителе; отметка о контроле; отметка о направлении в дело.




Пример:

Публичное акционерное общество «Триатлон»

ПРИКАЗ

29.11.2021       № 287

Москва

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

• 
  Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.2022.
  
• 
  Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
  
• 
  Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Иванова М. Н.
  

Генеральный директор       /подпись/        Сидоров З. С.

С приказом ознакомлены:

2) с угловым расположение реквизитов

Товарный знак (герб)

Наименование организации
П Р И К А З
Дата документа № рег. номер документа

Место составления (издания) документа
Заголовок к тексту

Текст

Должность Подпись Расшифровка

При этом факультативными реквизитами приказа являются: визы / грифы согласования; отметка об исполнителе; отметка о контроле; отметка о направлении в дело.



Пример:

Публичное акционерное общество «Триатлон»

ПРИКАЗ

29.11.2021        № 287

Москва

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

• 
  Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.2022.
  
• 
  Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
  
• 
  Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Иванова М. Н.
  

Генеральный директор       /подпись/        Сидоров З. С.

С приказом ознакомлены:

Кейс 2: Составьте приказ ОАО «Изумруд» (г. Челябинск) «О создании экспертной комиссии» от 13.12.2008 №48. В приказе укажите, что в целях обеспечения качественного отбора на дальнейшее хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Изумруд», не обходимо: создать экспертную комиссию, разработать Положение об экспертной комиссии ОАО «Изумруд», составить план работы экспертной комиссии на 2008 год. Подписал приказ Генеральный директор ОАО.

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Оформите выписки из приказов.


Открытое акционерное общество «Изумруд»

(ОАО «Изумруд)

ПРИКАЗ

13.12.2008       № 48

Челябинск

О создании экспертной комиссии

В целях обеспечения качественного отбора на дальнейшее хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Изумруд», ПРИКАЗЫВАЮ:

• 
  Создать экспертную комиссию.
  
• 
  Разработать Положение об экспертной комиссии ОАО «Изумруд».
  
• 
  Составить план работы экспертной комиссии на 2008 год.
  
• 
  Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
  

Генеральный директор       /подпись/        Сидоров З. С.

С приказом ознакомлены:

Выписка из приказа – копия части документа. В выписке содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть). Реквизиты выписки таковы: наименование министерства или ведомства, наименование организации, наименование вида документа (выписка из приказа), дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа, место составления или издания документа, заголовок к тексту.



Открытое акционерное общество «Изумруд»

(ОАО «Изумруд)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

13.12.2008       № 48

Челябинск

О создании экспертной комиссии

В целях обеспечения качественного отбора на дальнейшее хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Изумруд», ПРИКАЗЫВАЮ:

• 
  Составить план работы экспертной комиссии на 2008 год.
  
• 
  Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
  

Генеральный директор       /подпись/        Сидоров З. С.

Занятие 14