12
ственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе со- здания информационной базы автоматизированной системы управ- ления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный науч- но-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документо- ведения и его задач [10].
Начиная с 60-х годов в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в об- ласти документоведения, – МГИАИ, где в 1964 г. был создан факуль- тет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.
Между тем начавшееся в середине XX столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая ин- формационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документо- ведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качествен- ные характеристики. Таким образом, рубеж 60 – 70-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документове- дения [11].
Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 90-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документаци- онных процессов. В России произошла смена политического и эко- номического строя, в работе с документами стали широко использо- ваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты инфор- мации, проблемы экспертизы ценности документов, создание элек- тронных архивов и др.
Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях,
13
находят отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т.д. С середины 90-х годов в России выходит специализированный информационно - практи- ческий журнал «Делопроизводство». Теоретические и практические вопросы документоведения, его исторические аспекты находят отра- жение также на страницах журналов «Отечественные архивы»,
«Вестник архивиста», «Секретарское дело», «Служба кадров»,
«Управление персоналом» и некоторых других [12].
1.3. Место документоведения в системе наук
Документоведение самым тесным образом связано с историче-
ской наукой. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией об- щества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов доку- ментов невозможно понять без знания социально-экономической, по- литической истории, истории культуры и т.д.
Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём каче- стве тесно примыкает к источниковедению – одной из важнейших от- раслей исторической науки, исследующей теорию, методику и техни- ку исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в ис- точниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел [12].
По целям и объекту изучения документоведение связано с архи-
воведением. Их объединяют общая задача – формирование эффектив- ной информационной среды, единый объект исследования – доку- мент, а также единство способов организации, хранения, поиска ин- формации, выработки принципов документообразования.
Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают доку- мент с двух противоположных сторон: архивоведение – со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы.
Документоведение рассматривает свой объект со стороны информа-
14
ционной и оперативной ценности, как носитель информации, функ- ционирующий прежде всего в современной социальной среде.
Документоведение оказывает непосредственное влияние на раз- витие архивоведения, так как чем качественнее документы, создан- ные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хра- нению и использованию документных богатств.
Немало общего можно обнаружить также между документоведе- нием и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования – документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носи- тель информации; письмо как одинаковый способ передачи инфор- мации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между до- кументоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются прежде всего в том, что книга – объект книговедения – предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален [11].
Документоведение связано с правоведением, прежде всего с таки- ми его отраслями, как конституционное, гражданское, администра- тивное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юриди- ческой силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодатель- стве документация дифференцируется по видам, значимости, выде- ляются отдельные системы документов. Одним из объектов докумен- товедения является система организационно-правовой документации.
Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, организации и технологии докумен- тационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют при- роду документов, приёмы, способы преднамеренного искажения до- кументированной информации с целью раскрытия и расследования служебных подлогов [12].
Нельзя не упомянуть и о связи документоведения с экономиче-
скими науками. Оптимизация деятельности служб документационно- го обеспечения управления невозможна без определения их экономи- ческой эффективности, без всестороннего анализа использования фи- нансовых и материальных ресурсов на создание и обработку доку-
15
ментов, без составления соответствующих методик, нормативов тру- дозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документо- ведением, входят и такие специальные системы, непосредственно от- ражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. Ученым В.С. Мингалёвым даже сформулирован «наиболее общий закон документоведения», суть которого заключается в соответствии содержания документации функциям управления. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленче- ской деятельности, повышению её эффективности, поскольку прак- тически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не ме- нее 60 % рабочего времени.
Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины – информационного менеджментаещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, по- скольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые ученые (М.В. Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента [10].
Документоведение испытывает также влияние ряда прикладных
дисциплин (социология управления, психология управления и делово- го общения).
В документоведении достаточно широко используются достиже- ния прикладной лингвистики,прежде всего, с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.
Особо следует остановиться на связи документоведения с наука-
ми об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине XX столетия не просто оказали влияние на характер и со- держание документоведческих исследований, но и привели к встраи- ванию документоведения в цикл наук о социальной информации.
16
В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информа- тика, документалистика, вычислительная техника и программирова- ние, информационная безопасность и защита информациии др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хране- нием документированной информации.
Для решения некоторых своих проблем документоведение широ- ко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носите- лем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов свя- заны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники [12].
Тесная связь документоведения с самыми разными теоретически- ми и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методыдокументоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные. К числу общенаучныхот- носятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук:
- системный метод;
- метод моделирования;
- функциональный метод;
- анализ;
- синтез;
- сравнение;
- классификация;
- обобщение;
- восхождение от абстрактного к конкретному и др.
Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также мо- гут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физи- ческое). Причём большинство из этих разновидностей используется и в документоведении.
С общенаучными тесно связаны специальные методы. Однако об- ласть их применения гораздо ýже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специ- альным методам в документоведении причисляют:
17
- методы унификации и стандартизации документов;
- метод формулярного анализа;
- метод однократности в документировании и делопроизводст- венных операциях;
- метод экспертизы ценности документов [10].
Контрольные вопросы
1. Каково значение и место документов в системе управления?
2. Перечислите факторы, повлиявшие на развитие и становление документоведения как научной дисциплины.
3. Как определяется понятие «делопроизводство» по ГОСТ Р 7.08-2013
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательско- му делу. Делопроизводство и архивное дело»?
4. С какими научными дисциплинами тесно связано документо- ведение?
18
ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА 2.1. Эволюция понятия «документ» Согласно ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело», документ (от лат.
documentum – образец, свидетельство, дока- зательство, материальный объект) – это материальный носитель дан- ных с записанной на нем информацией, предназначенный для пере- дачи во времени и пространстве [23].
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения явля- ется общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире че- ловек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений, т. е. с помощью зрительного, слухового, осязательного восприятия.
По мере развития человека возрастала потребность не только в передаче информации в пространстве, но также и в ее хранении.
Однако простейшие средства передачи информации были несовер- шенны. Трудно было сохранить нужную информацию, так как знания на первых порах еще не были отделены от субъекта. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т. е. самые опытные члены общества.
Отделение информации от субъекта и первые попытки ее закреп- ления были связаны с применением сигнализации. Для передачи ин- формации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, барабанным боем, звуками трубы и т. п.
Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предвари- тельной договоренности людей о том, что будет означать определен- ный предмет. В результате появились системы мнемонических знаков
19
для ведения счета при помощи предметов, а также более сложное узелковое письмо. В качестве условных знаков применялись также бирки (дощечки) с зарубками в торговых, финансовых, кредиторских операциях [10].
Для закрепления и передачи информации во времени возводились могильные холмы, курганы, кресты, надгробия.
Предметные способы общения сохранились и в наши дни: пре- поднесение хлеба как знак гостеприимства; букет цветов как знак внимания; знаки различия у военных; флаги государств; система сиг- нализации светофорами и семафорами.
Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических зна- ковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась доку- ментированная информация, т.е. документ.
В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». В XVIII столетии в опреде- лении понятия «документ» выделялось, прежде всего, его право- вое назначение, но слово «документ» в течение длительного време- ни почти не употреблялось. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело»,
«бумага».
Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа. В Толковом словаре В. Даля документ определяется как
«всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».
К середине XX века выделяют еще одну важную функцию доку- мента – историческую. Документ определяется как носитель ретро- спективной информации. В 1954 году появляется «Словарь совре- менного русского литературного языка», где описываются историче- ские документы – летописи, хроники, записи и пр., свидетельствую- щие о каком-либо событии, лице, эпохе и т.п.
В первой половине XX столетия было пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией от- ражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отноше- нию к информации. А во второй половине XX века с развитием ки- бернетики, информатики, вычислительной техники развернулось ак-