247
- другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности. Доку- менты по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия – постоянно. Бухгалтерские документы
(за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, ба- лансов) хранятся пять лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские докумен- ты, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Переписка хранится, как правило, три года и на архивное хране- ние не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).
При проставлении сроков хранения учитываются только годы.
День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны вклю- чаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.
При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:
1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).
2.Значимость содержания документов. Как правило, документы, созданные в организациях, делят на две группы: документы по ос- новной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей рабо- ты учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (один год, три года, пять лет).
3. Время и место образования документов. Эти критерии, как пра- вило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории суще- ствования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое зна- чение. Документы за этот период требуют большого внимания, и на государственное хранение может отбираться большее количество до- кументов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хране- ние предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд доку- ментов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии
248
должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем – номер и дата).
5. Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из пре- дыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
6. Физическое состояние документа. Критерий применяется вот- дельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию) или выделять к уничтожению (если они не являются основными).
7. Особенности документа. Это могут быть языковые или худо- жественные особенности, придающие документу уникальность. Та- кие документы отбирают на хранение независимо от их содержания, происхождения или принадлежности [11].
1 ... 8 9 10 11 12 13 14 15 16
12.6. Подготовка и передача дел в архив
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов – это создание условий для их использо- вания в справочной работе учреждений и пополнение Государствен- ного архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка исполненных документов к хранению включает [11]:
- экспертизу ценности документов;
- оформление документов, сдаваемых в архив;
- составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение сохранности дел;
- передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).
Оформление документов, сдаваемых в архив. Все дела, ото- бранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформле- ния. При оформлении должна быть проделана следующая работа [11]:
- документы в деле переформировывают ирасполагают в хроно- логическом порядке;
- нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым каран- дашом или нумератором);
249
- в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указы- вают количество листов в деле;
- на наиболее важные документы (по личному составу или содер- жащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела;
- переплетают дело;
- на обложке дела дополнительно указывают количество листов
(согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют за- головок и крайние даты дела.
Составление описи дел. Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она пред- назначена для систематизации и учета документов в делопроизвод- стве и архиве.
Опись составляется на документы одного года. Дела в описи рас- полагаются по степени важности. На дела с документами постоян- ного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются от- дельные описи.
В зависимости от объема документооборота в организации могут составляться как общие описи дел, так и описи каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовыва- ются с руководителем службы делопроизводства организации, экс- пертной комиссией и утверждаются руководителем структурного подразделения.
Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в струк- турном подразделении, второй передается в архив организации вмес- те с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности органи- зации и дела по личному составу. На каждую группу дел состав- ляются отдельные описи (опись № 1 – для основной деятельности и опись № 2 – для дел по личному составу).
В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной ре- гистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балан- се; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние докумен-
250
ты организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).
В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудни- ков (при ее ведении); приказы по личному составу, личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт (рис. 12.5), в котором указываются наименование отдельных документов или дел и их количество (например: «Переписка за 2002 год – 2 дела») [11].
Рис. 12.5. Образец акта об уничтожении документов
Передача дел в архив. Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хране- ния документов организаций. Понятие «ведомственный архив» доволь- но широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и ар- хив подведомственной организации, и специально выделенное поме-
251
щение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 7.08-2013
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательско- му делу. Делопроизводство и архивное дело» дает следующее оп- ределение: ведомственный архив – это часть Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы [23].
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.
На хранение в ведомственный архив поступают:
- законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельностиструктурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
- фонды ликвидированных организаций и предприятий, входив- ших в систему учреждения, а также их предшественников (постоян- ного срока хранения и по личному составу);
- документы, необходимые в практической деятельности (со сро- ком хранения свыше 10 лет);
- личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства инаиболее выдающихся новаторов производства, работавших (рабо- тающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
- служебные и ведомственные издания;
- страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
- научно-справочный аппарат к документам архива.
Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, со- ставленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руко- водителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структур- ного подразделения, сдающего документы по описям.
После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера
252
отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участни- ков приема-передачи дел.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомствен- ный архив по номенклатуре дел организации (или структурного под- разделения). Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрас- танию номеров [11].
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «дело».
2. По каким признакам группируют документы в дела?
3. Что представляет собой номенклатура дел?
4. Какие виды номенклатуры дел существуют?
5. Дайте определение понятия «формирование дел».
6. Каков порядок формирования дел?
7. Опишите последовательность размещения документов в лич- ных делах.
8. Дайте определение понятия «оформление дел».
9. Что включает полное оформление дел?
10. Что указывается на обложках дел?
11. Что понимается под оперативным хранением?
12. Кто входит в состав экспертной комиссии?
13. Какие документы передаются в архив?
14. Что включает подготовка исполненных документов к хране- нию?
15. Что необходимо сделать при оформлении дел в архив?
16. Дайте определение понятия «опись дел».
17. В скольких экземплярах составляется опись дел?
18. На какие две группы делят подготовленные дела на архивное хранение?
19. Что поступает в ведомственный архив на хранение?
253
ЛИТЕРАТУРА
1. Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций / И.А. Гваева, А.А.
Тепляков. – Мн.: Академия управления при Президенте Республики
Беларусь, 2009. – 231 с.
2. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и техни- ка работы. Более 120 документов / В.В. Галахов и др. – 2-е изд., пере- раб. и доп. – М.: ТК Велби; Изд. Проспект, 2006. – 456 с.
3. Делопроизводство: учебник [Электронный ресурс] / Т.А. Быко- ва и др. – М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – 364 с. – Режим доступа: http:
//www.znanium.com/catalog.php?bookinfo = 395908.html, свободный.
4. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учебно-методическое посо- бие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Профиздат, 2001. – 208 с.
5. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие
/ М.В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибир- ское соглашение, 2003. – 304 с.
6. Кулешов, С.Г. Общее документоведение: учеб. пособие / С.Г.
Кулешов. – К.: Альтернатива, 2012. – 490 с.
7. Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н.
Урилов, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2012. – 352 с.
8. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куш- наренко. – 7-е изд. стер. – Киев: Знания, 2006. – 459 с.
9. Ларин, М.В. Оформление служебных документов: Рекомен- дации на основе ГОСТ Р6.30-2003 / М.В. Ларин, А.Н. Сокова. –
2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2006. – 112 с.
10. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С.
Ларьков. – М.: АСТ; Восток-Запад, 2006. – 427 с.
11. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – 2-е изд., перераб. и дополн. – М.: МарТ; Ростов н/Д: МарТ, 2005. – 304 с.
12. Пономарева, О.Б. Документоведение: учебное пособие / О.Б.
Пономарева. – Белгород: Кооперативное образование, 2004. – 172 с.
13. ГОСТ 2.001-2013. Единая система конструкторской докумен- тации. Общие положения. – Взамен ГОСТ 2.001-90; введ. 2014.06.01.
– М.: Стандартинформ, 2014. – 8 с.
14. ГОСТ 2.051-2013. Единая система конструкторской докумен- тации. Электронные документы. Общие положения. – Взамен
ГОСТ 2.051-2006; введ. 2014.06.01. – М.: Стандартинформ, 2014. –
8 с.