Система «Кодекс: Документооборот» внедряется в органы власти и на основных этапах развития консорциума «Кодекс» в этом направлении. Так, например, только за 2004-2006 г.г. система «Кодекс: Документооборот» стала незаменимым помощником сотрудников Правительства Республики Бурятия, Администрации Губернатора и Правительства Нижегородской области, Администрации Ханты-Мансийского автономного округа, Администраций Сахалинской, Псковской, Ленинградской областей и Администрации города Астрахань.
Быстрота и удобство получения информации, соответствие требованиям государственной системы ДОУ (документационного обеспечения управления) и Российским ГОСТам, простота и гибкость настроек, интеграция с другими электронными продуктами и системами позволили многочисленным участникам международной конференции по достоинству оценить систему «Кодекс: Документооборот».
Консорциум «Кодекс» на протяжении многих лет уделяет пристальное внимание разработке и постоянному совершенствованию электронных информационно-правовых систем, с помощью которых пользователи своевременно узнают, в том числе, и о последних изменениях и нововведениях в области российского законодательства.
Особую известность компании принес проект «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (ЕСЭДД) Администрации Санкт-Петербурга». Успешно начатый и поддерживаемый консорциумом «Кодекс» с 1999 года, этот проект является одним из крупнейших IT-проектов в нашей стране, реализованных для органов государственной власти.
ОАО «Центр компьютерных разработок», одна из ведущих организаций Консорциума «Кодекс», вошла в состав рабочей группы Гильдии управляющих документацией по разработке национального стандарта «Системы электронного документооборота. Общие требования» и «Системы электронного документооборота. Терминологический словарь». Совместно с Гильдией Консорциум «Кодекс» проводит работы по созданию действующего механизма взаимодействия различных систем электронного документооборота (СЭД), установленных в органах государственной власти.
Электронные системы дают пользователям уверенную основу для принятия грамотных решений, способствуя профессиональному и карьерному росту специалистов по всей России. Консорциум «Кодекс» готов поддержать клиента при возникновении вопросов или помочь найти важный документ - единая справочная служба всегда открыта для обращений.
Более 4 миллионов нормативно-правовых, нормативно-технических и справочных документов в едином банке данных, предотвращенные судебные споры, качественная проектная документация, прозрачный и эффективный документооборот - результаты работы консорциума «Кодекс» превращаются в успех его пользователей.
Как правило, банк данных во всех городах одинаковый, но все-таки есть одно главное отличие, так как во всех городах есть местное самоуправление, которое принимает законы на местном уровне. В соответствии с этими законами и редактируется банк данных, в каждом городе отдельно.
1.2 Состояние отрасли в Смоленской области
На сегодняшний день существует только 2 дилера консорциума «Кодекс» по Смоленской области:
l г. Смоленск (departament.pp@mail.ru) - ООО "Департамент правовой поддержки "Кодекс";
l г. Сафоново (onyx-m@mail.ru) - ООО "Оникс-М".
В основном Смоленскую область обслуживает ООО «ДПП «Кодекс», выезжает специалист и устанавливает программное обеспечение пользователям, желающим воспользоваться правовой поддержкой данной организации.
Правовые системы «Кодекс» соответствуют профессиональному уровню и современным стандартам юридических систем, реализуют наилучшие достижения, достигнутые в разработке справочных юридических систем, имеют квалифицированный штат специалистов, активно работающих над совершенствованием своих продуктов.
Система "Кодекс" позволяет пользователю из большого количества правовых актов выбрать обязательные для применения нормативные правовые акты. В связи с тем, что юридическая служба “Кодекс” проводит анализ каждого документа на предмет содержания в нем норм права (что связано с обязательностью применения данного документа, обязательным официальным опубликованием и особым порядком вступления в силу), пользователь всегда сможет сориентироваться в большом массиве информации, выбрав обязательные для применения правовые акты.
В правовой системе «Кодекс» пользователь может оперативно получать ежедневно обновляемую подборку правовой информации по интересующей его проблеме. В отличие от других правовых систем, в системе "Кодекс" ситуации оперативно актуализируются в связи с изменением законодательства. На следующий день после принятия нового важного правового акта он находит свое отражение в соответствующих ситуациях.
В системе “Кодекс”, пользователь получает тщательно отобранную информацию по интересующей его проблеме (основной правовой акт, консультации специалистов на тему ситуации, комментарии специалистов).
Ключевыми свойствами системы, обеспечивающими информационно-справочной правовой базой для удобства и эффективность работы с информацией, являются:
- поисковые возможности системы (разнообразие видов поиска информации, удобство и эффективность поиска)
- широкие возможности работы с информацией (обработка результатов поиска, работа со списками и текстами документов)
- сервисные возможности (сохранение результатов поиска, конвертация данных, ярлыки и пр.)
Количественное содержание документов, оперативность и актуальность их обновлений, удобство поиска подтверждают высокий уровень качества систем «Кодекс».
2.Функционирование производственно-административной структуры предприятия ООО «ДПП «Кодекс»»
2.1 Общая характеристика предприятия
Предприятие ООО «ДПП «Кодекс» - это Общество с ограниченной ответственностью «Департамент правовой поддержки «Кодекс». Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом - директором Арсениной Натальей Витальевной.
Организация создана в соответствии с Конституцией РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 19.07.2009 N 205-ФЗ, от 02.08.2009 N 217-ФЗ. Общество руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Учредительным договором о создании Общества и Уставом предприятия. Уставной капитал составляет 10 000 рублей.
Предприятие имеет офис, оборудованный всей необходимой офисной техникой, предоставляет все удобства клиентам. Юридический адрес ООО «ДПП «Кодекс» - Россия, 214036, г. Смоленск, ул. Фленовская, д.7. Почтовый адрес -- Россия, 214031, г. Смоленск, ул. Индустриальная, д.2, офис 909.
Главной целью деятельности организации является получение прибыли, а так же удовлетворение спроса потребителей и повышение конкурентоспособности программного обеспечения.
Предприятие уделяет особое внимание выполнению договорных обязательств перед пользователями по своевременной установке и обновлению правовых систем.
Целевое начало в деятельности организации возникает не потому, что ей нужно иметь ориентиры, чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении. В первую очередь целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация - это объединение людей, преследующее определенные цели.
Когда говорят о целевом начале в поведении организации и соответствии в управлении организацией, то речь идет о двух составляющих: задачи и целях. Выработка стратегии поведения, обеспечивающей выполнение миссии и достижение организацией своих целей, является одной из основных задач высшего руководства и составляет очень важную часть стратегического управления.
Главная цель в концентрированной форме придает организации оригинальность, наполняет работу людей особым смыслом. Она определяет процесс постановки долгосрочных и краткосрочных целей.
Формирование миссии и установление целей предприятия приводит к тому, что становится ясно, для чего функционирует предприятие и к чему оно стремится.
ООО «Департамент правовой поддержки «Кодекс» отражает цели и задачи своего существования, свои ценности, верования и принципы в такой формулировке миссии.
1. Получить признание программного обеспечения ООО «ДПП «Кодекс», у широкого круга пользователей в г. Смоленске и других регионах.
2. Убедить клиентов, что сотрудничество с нашей компанией - это качественная проектная документация, прозрачный и эффективный документооборот, приемлемые цены, поддержка пользователя при возникновении вопросов или помощь в поиске важного документа, специальные акции и предложения, выгодные для пользователей.
Задачи дают лишь общий ориентир направления деятельности ООО «ДПП «Кодекс», а конкретные результаты, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей, то есть, иначе говоря, цели - это конкретные состояния отдельных характеристик организаций, достижение которых является для нее желательным и на выполнение которых направлена вся ее деятельность.
При анализе и составлении целевых ориентиров руководитель компании нацелен на увеличение прибыли путем:
роста объемов продаж правовых систем за счет сезонности;
увеличение объема продаж за счет увеличения информационной базы;
заключение долгосрочных договоров в г. Смоленске и Смоленской области;
повышение профессионального уровня работников.
Цели данного предприятия учитывают слабые и сильные стороны данной организации, конкурентоспособности ее на рынке, учитывают важный фактор выработки и постановки конкретных целей (в реальных цифрах и сроках), и осуществление их за счет информированности персонала, стимулировании сотрудников к реализации этих целей путем повышения профессионального мастерства.
Организация является малой, штат ее состоит из 8 человек.
Общество с ограниченной ответственностью "Департамент правовой поддержки "Кодекс" имеет хорошую нормативно-правовую базу, представленную в электронном виде.
2.2 Организационная структура управления
Организационная структура должна соответствовать размеру организации и не быть более сложной, чем это необходимо. Обычно влияние размера организации на ее организационную структуру проявляется в виде увеличения числа уровней иерархии управления организацией. Если организация маленькая, и руководитель один может управлять деятельностью сотрудников, то применяется элементарная организационная структура. Если количество сотрудников увеличивается на столько, что ими уже трудно управлять одному руководителю, то в организации появляется промежуточный уровень в управлении, и начинает применяться функциональная структура.
Выбор той или иной организационной структуры зависит от целого ряда факторов. Наиболее значимыми являются следующие:
размер и степень разнообразия деятельности, присущие организации;
географическое расположение организации;
технология;
отношение к организации со стороны руководителя и сотрудников организации;
динамизм внешней среды;
стратегия, реализуемая организацией.
Организационная структура ООО «ДПП «Кодекс» является довольно простой в связи с малыми ее размерами и относительно небольшим количеством сотрудников.
Организационная структура организации является очень простой, при этом имеется частичное наложение функциональных обязанностей одних лиц на обязанности других лиц.
Работу данной организации и ее структурных единиц можно описать следующим образом:
Директор - ключевая фигура в компании. В его обязанности входят представительские функции и функции контроля за деятельностью своего бухгалтера и инженера-программиста, решение всех финансовых вопросов. Директор обладает неограниченными полномочиями. На нем лежит основная ответственность за успешную работу предприятия, все зависит от правильности принятых им решений. Он способствует централизации принимаемых решений и помогает поддерживать дисциплину. По результатам тестов это «рациональный хладнокровный руководитель, без лишних эмоций, относящихся к делу».
Инженер-программист - является практически заместителем директора, внедряет и разрабатывает новые технологии, решает вопросы связанные с техническим оснащением офиса.
Менеджеры - это лица в компании, которые выполняют работу, связанную с обслуживанием клиентов, офисной техники, сотрудников компании. Разрабатывают специальные предложения и акции. Выезжают для заключения договоров с пользователями. Иногда они набирают, копируют документы, покупают кофе, еду, доставляют письма и прочие документы, приобретают бумагу и тому подобное. В данной компании работает 4 менеджера, в период прохождения мною практики 1 из них находилась в отпуске и я выполняла ее обязанности. Изредка директор просит кого-нибудь из них набрать что-нибудь на компьютере, сделать какие-нибудь ксерокопии или куда-нибудь сходить.
Бухгалтер - лицо, которое ведет бухгалтерский учет в компании. Он может, оценивая ситуацию, влиять на финансовую политику предприятия. От его профессионализма во многом зависит благосостояние фирмы и сотрудников. Кроме того, он имеет доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, поэтому автоматически становится доверенным лицом руководителя. Несет ответственность за формирование учетной политики, занимается оптимизацией налогообложения. В его обязанности входит оформление налоговых документов, составление баланса - основного отчетного документа предприятия. Без подписи бухгалтера не действителен ни один финансовый документ. Также в его обязанности входит расчет и выдача зарплаты.