Материал: Управление процессами ответы

Критерии для выбора владельца процесса:

1. знание процесса

2. коммуникативные способности

3. признание среди коллег

4. энтузиазм

Построение ответственности по процессу

О- ответственный И- получение информации У- участвуют

3. Создание управляемости процесса на основе PDCA-цикла: планирование выходов, входов, ресурсов, показателей, ответственности, регламентация и выполнение процесса, мониторинг, проведение корректирующих и предупреждающих действий.

Управляемость - это такое состояние процесса, когда вариабельность на выходе не превышает верхнего и нижнего пределов, отстоящих друг от друга на 6 сигм. Для создания управляемости процесса необходим некий алгоритм действий, которым и является предложенный Демпингом цикл PDCA.

Цикл Деминга (Deming Cycle, круг качества) – это постоянный круг регулирования усовершенствования продукта и производственных процессов, оптимизации отдельных единиц и объектов.

PDCA цикл (Plan-Do-Check-Act): планирование – выполняй – проверяй – действуй) является широко распространенным методом непрерывного улучшения качества. При помощи постоянных проверок до, во время и после процесса производства, воспитания ответственности за качество и, прежде всего, при помощи постоянного аудита процесса производства могут быть обнаружены слабые места в разных процессах на предприятии. PDCA служит именно для обнаружения причин брака и поддержки всего процесса вплоть до устранения дефектов.

Круг качества включает следующие шаги:

1. Планирование (Plan) – установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворенности потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов (механизмов).

2. Выполнение (Do) – осуществление запланированных работ.

3. Проверка (Check) – сбор информации и контроль результата, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

4. Действия (управление, корректировка) (Act) – принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

Необходимо непрерывное совершенствование. Достигнув чего-то, организации необходимо двигаться дальше, развиваться, не стоять на месте.

В менеджменте качества используют цикл PDCA – планируй, делай, проверяй, улучшай. То есть организация сначала разрабатывает, планирует продукт, затем продает какую-то пробную партию, проверяет свои сделанные предположения, затем действует – то есть путем вариации каких-то параметров пытается улучшить свой продукт и продает его. Затем цикл начинается заново. При прохождении через цикл PDCA организация имеет новый продукт или услугу более высокого качества и, следовательно, с более высокими требованиями к технологии.

4. Разделите перечисленные ниже процессы на основные и вспомогательные

Поясните основное отличие основных и вспомогательных процессов. Стандартизировано ли деление процессов по этим двум категориям?

Все процессы делятся на:

основные – непосредственно связаны с созданием добавленной стоимости (ценности продукции), через них проходят производимая продукция и/или услуги и их компоненты.

Вспомогательные – дополняют основные процессы и напрямую не контактируют с продукцией, предназначены для обеспечения нормального функционирования основных процессов.

К таким процессам относятся:

• процесс обучения персонала

• управление документацией

• процессы обеспечения(обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсов, финансовая поддержка

• PR- деятельность.

Задание 5. Для процесса, в котором Вы принимаете участие, укажите его основные элементы

6. Способы и правила описания процессов. Пример графического описания процесса с использованием упрощённой блок-схемы или другого способа.

Чтобы управлять процессом, его нужно описать в необходимом и достаточном объеме. При этом сложно использовать словесное описание, а рекомендуется использовать различные схемы. За разработку описаний процессов и внесение в них изменений отвечает владелец процесса. Описание процесса разрешается к применению и внедряется после согласования его всеми участвующими в процессе сторонами.

Описать процесс можно несколькими способами:

1) упрощенной блок-схемой (алгоритмом) (рис 8).

Символы алгоритма:

Условный переход формулируется в виде вопроса, предполагающего ответы «да» или «нет», и подразумевает два направления дальнейшего хода процесса.

Алгоритмирование позволяет упорядочить последовательность шагов процесса.

Рис.8. Блок-схема процесса «Снабжение строительными материалами строительно-монтажного управления»

2) комплексной блок-схемой (рис. 9), которая состоит из тех же символов, что и упрощенная блок-схема, но она более подробно описывает деятельность всех подразделений организации, участвующих в рассматриваемом процессе;

3) диаграммой потока процесса – используется для анализа и стандартизации процесса, для выявления потерь и планирования улучшений. В ней используется шесть символов, образующих «язык» карты процесса:

• П ример описания процесса с помощью диаграммы потока

  7
  № п/п	Вре­мя, мин	Обозначение действия						Наименование действия
  1	4							Прием заказа по телефону, факсу или почте
  2	5							Оформление телефонного заказа по установленной форме
  3	4							Проверка ошибок в заказе, полученном по факсу или почте
  4	1							Правильно ли оформлен заказ?
  5	6							В случае неправильного заказа – связь с потребителем и уточнить заказ
  6	4							Оценка заказа в стоимостном выражении
  7	3							Регистрация оригинала заказа
  8	4							Сделать копию заказа
  9	2							Направить копию заказа на склад
  10	4							Введение заказа в компьютер
  11	38							Ожидание возврата копии заказа со склада
  12	2							Заказ может быть выполнен? (есть ли продукция на складе?)
  13	6							Если заказ выполним, то осуществить печать сопроводительных документов
  14	3							Направление сопроводительных документов на склад
  15	5							Печать накладной
  16	4							Регистрация накладной в папке с текущими документами
  Итого: 91		34	5	4	3	38	7

• 4) методологией функционального моделирования IDEF0

• В методологии IDEF0 существует пять типов отношений между блоками в пределах одной диаграммы:

• 1) выход-управление – возникает тогда, когда выход одного блока служит управляющим воздействием на блок с меньшим доминированием

• 2) выход-вход – возникает при соединении выхода одного блока с входом другого блока с меньшим доминированием

• 3) обратная связь по управлению – возникает тогда, когда выход некоторого блока создает управляющее воздействие на блок с большим доминированием

• 4) обратная связь по входу – имеет место тогда, когда выход блока становится входом другого блока с большим доминированием (

• 5) выход-механизм – отражает ситуацию, при которой выход одной функции становится средством достижения цели другой).

• 5) и другие способы описания.

7 Методология функционального моделирование idef0: ее назначение, понятие “модель”, принцип декомпозиции, структурные компоненты. Правила построения диаграмм idef0. Участников idef0-моделирования

1. Назначение, сущность методологии idef0, и ее основные элементы.

Методология функционального моделирования IDEF0 создана для графического описания производственно-технических и организационно-экономических систем. Она используется для создания функциональной модели, отражающей структуру и функции системы, а так же потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

Основные принципы методологии (IDEF0) – это предоставление любой изучаемой системы в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия, происходящие в изучаемой системе. Все, что происходит в системе принятии называть функциями. Каждая функция обозначается блоком в виде прямоцгольника, в который вписывают имя функции.

Управление

В ходы выходы

Механизмы

Блоки всегда должны иметь хотя ба одну управляющую и одну выходящую стрелку.

Существует четыре вида стрелок:

1. Прямая

2. Ломаная

3. Ветвление

4. Слияние

Стрелки могут состоять только из горизонтальных и вертикальных отрезков, отрезки направленные по диагонали не допускаются. Стрелки должны присоединятся к блоком к его сторонам присоединение к углам не допускается. Каждая стрелка д.б. помечена.

Модель IDEF0

Представляет собой совокупность диаграмм с сопроводительной документацией разбивающих сложный объект на составные части. Первоначальная диаграмма является наиболее общим описанием всей системы. Она состоит из одного блока и стрелок называется контекстной диаграммой и имеет номер А-0 эта диаграмма обязательно должна входить в состав модели. На диаграмме А-0 стрелки отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Имя блока является названием всей системы. А-0 так же должна содержать точку зрения должностного лица или подразделения, с позиции которой создается модель, и цель для достижения которой ее разрабатывают.

Диаграммы декомпозирующие диаграмму верхнего уровня называются дочерними. Каждая дочерняя диаграмма охватывает ту же область что и родительский блок, но описывает его более подробно. На ней блоки располагаются по диагонали от левого верхнего к правому нижнему. Она имеет не менее трех и не более шести блоков. Декомпозиция происходит до тех пор пока не будут получена структура, позволяющая ответить на вопросы, сформулированные в цели моделирования.

Для диаграммы может быть разработан текст и глоссарий. Текст представляет собой краткий комментарий к содержанию диаграммы и размещается на отдельном бланке. Глоссарий определяет понятия и термины.

Отношение блоков на диаграммах IDEF0