Внедрение ИСУП: проблемы и решения
Ю.А. Черникова,
Е.Ю. Куломзина
Аннотация
В статье анализируются проблемы управления, возникающие при внедрении интегрированных систем управления проектами и даются рекомендации по их решению. Рассмотрены основные этапы внедрения этих систем.
Ключевые слова: управление проектами; проблемы управления; внедрение интегрированных систем управления проектом.
Y.A. Chernikova,
E.Y. Kulomzina
The Implementation of the Integrated Platform Management System in Project Management: Problems and Solutions
The article analyzes management problems that arise in most cases when implementing integrated project management systems, and provides recommendations for their solution. The main stages of implementation of these systems are considered.
Keywords: project management; implementation of an integrated project management system; management problems.
Базовые условия построения эффективной системы управления проектами - это актуальная информация, эффективное руководящее воздействие и оперативная координация командной работы. Выполнению всех этих условий призваны служить интегрированные системы управления проектами (далее - ИСУП), в основе которых лежит специализированное программное обеспечение.
Однако процесс внедрения данных систем неизбежно нарушает сложившееся равновесное состояние в протекании процессов на различных уровнях ответственности. В силу этого возникает ряд проблем структурного, коммуникационного, кадрового, организационного, терминологического, программно-технического характера.
Решение данных проблем включает в себя необходимость адаптации системы управления проектом с вовлечением всех участников процесса и становится первоочередной задачей при подготовке внедрения ИСУП.
Особую сложность вызывает то, что данные процессы не могут быть формализованы в значительной степени, а следовательно, требуется разработка индивидуальных процедур, учитывающих специфику каждого конкретного проекта, что не исключает применение общей методологии при составлении программы (планов) действий для успешного достижения основополагающей задачи - получения эффекта от внедрения ИСУП в оптимальные для проекта сроки.
Что же такое ИСУП? Однозначного определения данных систем не существует, поэтому рассмотрим наиболее распространенные из них.
По мнению Ю.А. Маглинец - автора многих научных трудов по вопросам использования автоматизированных информационных систем, ИСУП необходимо рассматривать как процесс обобщения и централизации информации (данных) в единой базе с учетом приближенности режима работы к реальному времени, формирования универсальной модели управления различных типов проектов, поддержки структурных единиц фирмы (предприятия), в том числе и территориально разрозненных [5].
Г.Л. Ципес, дополняя определение, данное Ю.А. Маглинец, указывает, что ИСУП - это взаимосвязь процесса использования инструментальных средств и применения особых форм и технологий управления, которые позволяют вписать деятельность по управлению проектами в общий контекст стратегии функционирования компании [8].
Обобщая имеющееся разнообразие определений, ИСУП - набор интегрированных приложений, комплексно взаимодействующих и поддерживающих наиболее существенные аспекты управления проектами в едином информационном пространстве и включающих в себя следующие процессы: планирование и мониторинг проектов, управление документооборотом и коммуникациями, оперативное управление реализации планов проекта и др.
На базе ИСУП могут быть разработаны компьютерные модели проекта, портфели и программы проектов, позволяющие решать множество различных управленческих задач:
- анализ проектных рисков и неопределенности исходных данных, определение вероятности достижения запланированных показателей и результатов (в том числе и с учетом своевременности их достижения);
- определение графика, плановых и итоговых сроков выполнения работ, осуществления поставок товарно-материальных ценностей;
- формирование графика финансирования реализации проектов;
- определение потребностей организации для реализации проекта в различных ресурсах с учетом распределения данных потребностей по времени, что позволяет оптимизировать финансовые потоки и график потребности в трудовых ресурсах;
- прогнозирование временных, финансовых и других характеристик проектов (базовых и откорректированных);
- проведение сравнительного и факторного анализа изменения характеристик проектов при проведении корректировки проекта и графика его реализации);
- определение основных этапов реализации проекта и их основных фактических характеристик;
- учет и анализ выполнения работ в соответствии с разработанным графиком реализации проекта, в том числе и контроль полноты и качества выполнения контрактных обязательств;
- осуществление оперативной корректировки разработанных планов выполнения работ с учетом данных, полученных в процессе анализа хода выполнения проектов;
- анализ трендов проекта с целью принятия своевременных оперативных управленческих решений;
- получение отчетных и аналитических данных, необходимых для принятия различных управленческих решений участниками проекта.
Подходы к реализации ИСУП
В общем виде технология внедрения должна включать в себя следующие компоненты: описание состава и структуры комплекса работ по внедрению, правила управления таким процессом, организационную структуру команды внедрения (рис. 1). При формировании технологии внедрения ИСУП необходимо учитывать анализ влияния отличий действующих российских и международных стандартов и соотношение типовых и уникальных подходов к реализации проекта внедрения ИСУП.
Рис. 1. Технология внедрения ИСУП
Наибольший эффект от использования ИСУП может принести ее интеграция в общую корпоративную методологию управления проектами предприятия. Особенно важна скоординированность действий при реализации проектов там, где имеются жесткие ограничения по бюджету, времени и ресурсам [2].
Основные этапы внедрения ИСУП
Любые нововведения в области организации управления проектом требуют некоторого времени на процесс усвоения сотрудниками разных уровней новых способов обработки данных. На протяжении этого времени на всю систему управления проектом накладывается дополнительная нагрузка, так как работа с новой информацией отнимает время и внимание сотрудников и может негативно отражаться на других проектах организации: на ее рисках временного, денежного и качественного характера [9].
Предотвратить такого рода проблемы возможно благодаря поэтапному разбиению конечной цели создания ИСУП на более мелкие проекты внедрения, которые выстроены поочередно [5].
Внедрение ИСУП целесообразно осуществлять как самостоятельный проект с оформлением проектного документа (паспорта проекта), где отражаются основные вехи проекта и необходимые решения. Принимаемые решения должны быть зафиксированы нормативным документом (локальным актом - например, приказом или распоряжением) с обязательными приложениями к документу: паспорт проекта, план-график реализации проекта (дорожная карта внедрения).
В целях оптимизации проекта внедрения ИСУП и минимизации затрат предлагается разбить задачу внедрения на 6 основных этапов, каждый из которых выполняется в виде отдельного проекта и предполагает конкретный результат (рис. 2).
Рис. 2. Этапы внедрения ИСУП
Этап I. Разработка концепции и определение требований к будущей системе и ее программным средствам.
Этап II. Выбор программного обеспечения (далее - ПО) и способа внедрения.
Этап III. Разработка методологии.
Этап IV. Найм или переподготовка администраторов и менеджеров.
Этап V. Пилотное внедрение ИСУП.
Этап VI. Промышленная эксплуатация ИСУП.
По итогам каждого этапа производится уточнение требований и корректировка плана последующих этапов, что снижает риск расхождения реализуемых требований с реальными потребностями.
Кратко рассмотрим содержание основных этапов проекта внедрения ИСУП.
Этап I. Разработка концепции и определение требований к будущей системе и ее программным средствам. Внедрение ИСУП необходимо рассматривать в контексте общей системы управления проектом и общей миссии компании.
На данном этапе проводится анализ деятельности компании, определяются основные элементы системы и технологии управления, определяются требования к будущей ИСУП.
Главный выбор, который стоит перед руководителем на этом этапе - это выбор критериев оценки измеряемых показателей проекта [4]. Эта задача тесно связана с функциональными возможностями программных средств. Необходимо выдвинуть как можно более исчерпывающий и конкретизированный перечень требований к ПО.
Для устранения этих проблем предлагается следующая последовательность действий:
1. Руководитель проекта формирует общие требования, например:
- автоматизация управления производственными трудовыми ресурсами;
- автоматизация управления расписаниями проектов;
- автоматизация управления бюджетом проектов;
- мониторинг и анализ вышеперечисленных показателей;
- автоматизация совместной работы на проектах;
- автоматизация портфеля проектов;
- интеграция с другими программами (требуемыми).
2. Менеджер по внедрению анализирует функциональные возможности имеющихся на рынке ПО и детализирует общие требования, например:
- анализ рисков и управление резервами (метод Монте-Карло и метод Трех сценариев);
- разработка и адаптация механизма оценки и прогнозирования деятельности компании;
- уведомление исполнителей и ответственных о начале и окончании работ;
- сверхурочная стоимость работы ресурсов;
- удаленная работа с моделью;
- ограничения по существующим пределам элементов, поддерживаемых системой, таким как: количество операций, ресурсов в одном проекте и т. д.
3. Менеджер осуществляет сбор и обработку требований среди участников проекта с помощью различных методов, таких как:
- семинары и рабочие встречи с мозговым штурмом;
- опросы;
- анкетирование;
- наблюдение за рабочим процессом.
4. Менеджер формирует перечень всех требований, строит диаграмму сродства или матрицу критериев, составляет техническое задание.
Какие бы желаемые функции ни были востребованы, первостепенное внимание при выборе ПО должно быть направлено на то, что работа всех информационных систем в РФ определяется Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [7].
Этап II. Выбор ПО и способа внедрения.
Существует мнение, что выбор ПО необходимо доверить IT подразделению. Но при сопоставлении требуемых критериев с возможностями ПО становится ясно, что их тождественность не всегда очевидна и без проведения соответствующего анализа уловить нюансы имеющегося функционала ПО крайне трудно.
Существуют различные модели оценки ПО. В ряде источников описаны различные методы его анализа и оценки, которые предполагают сопоставление функциональных возможностей ПО с функциями, которыми наделен управляющий проектом и его команда.
Одним из таких методов является балловая модель оценки ПО. Проведя сравнительный анализ различного программного обеспечения, можно сделать выбор в пользу того или иного из них. Оценку нужно проводить с учетом функциональных возможностей и соотношения "цена/качество".
Также выбор программ может быть реализован путем следующей последовательности действий при выборе ПО:
1. Подбор доступных на рынке программ по управлению проектами в соответствующих требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
2. Выбор программ, соответствующих критериям, утвержденным по итогам предыдущего этапа внедрения.
3. Проведение функционально-стоимостного анализа выбранных программ (с учетом всего жизненного цикла проекта) и выбор наиболее оптимальных.
4. Проведение демонстрации выбранных систем для руководства компании с помощью презентаций.
5. Утверждение наиболее оптимального варианта программного обеспечения.
Формально внедрение ИСУП может осуществляться: а) собственными силами, б) с привлечением консалтинговых услуг, в) комбинированным способом. Однако в чистом виде эти варианты практически неосуществимы, поэтому речь идет о том, как осуществить распределение прав, обязанностей и ответственности между сотрудниками компании и привлеченными сторонними специалистами.
Стремление компаний свести к минимуму участие консультантов в процессе внедрения обусловлена желанием снизить расходы. Стоимость внедрения ИСУП посредством специализированных организаций обычно превышает стоимость самого программного обеспечения в 2-3 раза, что суммарно значительно повышает издержки.