Материал: 4. Страницы 50 - 61

7. Связующие процессы – принятие решений и коммуникации.

Реализация каждой из функций управления есть последовательность решений, которые принимает руководитель. А для принятия эффективных решений, т.е. решений, которые обеспечивают достижение целей организации при минимальных затратах ресурсов организации, требуется своевременная и достоверная информация о состоянии объекта управления и внешней среды.

Принятие управленческого решения – это волевой акт, при котором руководитель на основе анализа имеющейся информации и оценки возможных альтернатив делает свой выбор о том, что и как планировать, как организовать процесс достижения принятых целей, как мотивировать персонал для наилучшего достижения целей и, наконец, как контролировать процесс достижения поставленных целей.

Акт принятия решения – необходимый атрибут любой функции менеджмента. В организационном управлении он одновременно является юридическим актом, в связи с чем оформляется распорядительным документом за подписью соответствующего должностного лица.

Коммуникации – это процесс обмена информацией между людьми, между организациями. Деятельность любой социально-экономической системы (фирмы или государственного учреждения) невозможна без коммуникаций. Для того, чтобы разработать план достижения тех или иных целей организации требуется разнообразная информация о состоянии внешней среды, о ресурсах организации и т.п. Но сам по себе принятый план так и останется планом, если он не будет доведен до конкретных исполнителей, если эти исполнители не будут объединены в определенную организационную структуру, в которой будет обеспечен обмен информацией. Кроме того, этот план вряд ли может быть выполнен, если персонал не осознает тех целей, которые будут достигнуты, и того вознаграждения, которую каждый из них может получить. И, наконец, руководитель должен располагать достоверной и своевременной информацией о ходе реализации планов для того, чтобы своевременно скорректировать оперативные планы и оценить, достигнуты ли установленные цели организации.

Коммуникации (лат. communicatio, от communico - делаю общим, связываю, общаюсь), т.е. процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение. Процесс коммуникации понимается следующим образом:

Рис. 6.13 Прямой коммуникационный процесс

Базовые элементы в процессе обмена информацией:

1. Отправитель – лицо (лица), которое формирует или отбирает идеи, подлежащие передаче, собирает или отбирает информацию, кодирует сообщение и передает ее.

2. Сообщение - сущность информации, передающейся устно, или закодировано, с помощью символов.

3. Канал – средства передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его.

Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Формирование идеи (отбирает информацию);

2. Кодирование (формирование) и выбор канала;

3. Передача идей;

4. Декодирование.

Виды коммуникаций

1. Внешние коммуникационные сети: государство, другие регулирующие агентства, потребители, конкуренты, профессиональные ассоциации, общественные и иные организации.

2. Внутрифирменные коммуникации:

• межуровневые коммуникации - перемещение информации в рамках вертикальных коммуникаций, различают нисходящую и восходящую коммуникации.

• горизонтальные коммуникации между различными отделами, координирующие, регулирующие их деятельность.

• коммуникации "руководитель – подчиненный", связанный с пояснениями задач приоритетов и ожидаемых результатов с обеспечением вовлечения в решение, обсуждение задач, оповещение о стратегии, изменениях, обмен идеями.

• коммуникации между руководителем и рабочей группой.

• неформальные коммуникации – канал распространения передачи слухов.

Феномены, связанные с процессом коммуникаций

1. Обратная связь:

• при наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.

• двусторонний обмен информации повышает уверенность и эффективность;

• обратная связь повышает правильность и точность восприятия, раскодирования.

2. Шум (помехи). Источники помех:

• язык (вербальный и невербальный);

• различия восприятия, из-за которых может изменяться смысл;

• различие в организационном статусе.

Рис. 6.14 Коммуникационный процесс с обратной связью и шумом

Трудности в развитии коммуникации

1. Искажение сообщений:

• непреднамеренное искажение проходит, как правило, из-за низкой профессиональной пригодности;

• фильтрация, т.е. суммирование обобщение, в ходе которого возможно искажение;

• сознательное искажение;

• несовпадение статусов (стремление формировать только положительную информацию с целью получения одобрения);

• страх перед наказанием и ощущение безопасности дела.

2. Информационные перегрузки – невозможно реагировать на всю информацию, деление на нужную и ненужную, существенную и несущественную, достаточно субъективную.

3. Неудовлетворительная структура информации:

• сложность управления;

• много уровней, много искажений.

Пути улучшения системы коммуникации

1. Управленческое регулирование:

• четкое определение и формулирование задач;

• формирование четкого представления о потребностях информации начальника, себя, своих подчиненных;

• планирование, реализация, контроль совершенствовать в направлении улучшения информационного обмена;

• обсуждение планов, задач, путей их решения.

2. Совершенствование системы обратной связи:

• перемещение людей из одной организации в другую с целью обсуждения;

• опрос работников, в среде которого необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии грядущих перемен; получают ли их руководитель для предложений.

3. Совершенствование системы сбора информации с целью снижается тенденции фильтрации идей или их игнорирование на пути снизу вверх.

4. Создание каналов информационных сообщений в форме степной печати, статей, бюллетеней, радиотелевидения, компьютерных сетей.

5. Внедрение совершенных, информационных технологий (электронная почта, видеоконференции и другие).

[Содержание]

27.Методы планирования и управления бизнес-процессами

Научно-техническое прогнозирование

Планирование и управление инновационной деятельностью предусматривает необходимость предвидения тенденций в направлении научно-технического развития отрасли, в которой действует предприятие.

Научно-технический прогноз – комплексная оценка содержания, направлений и темпов развития науки, техники и технологий в той или иной области. Научно-техническое прогнозирование является необходимым элементом обоснования принимаемых стратегических решений.

Объектами научно-технического прогнозирования могут выступать:

• мировые тенденции развития науки, техники и технологии

• тенденции развития государственной научно-технической политики и установленные приоритетные направления развития науки и техники, научно-технические программы

• виды техники и научные области знаний

• узлы, механизмы и агрегаты техники

• отдельные характеристики, параметры технических устройств.

Основные задачи научно-технического прогнозирования:

• Определение возможных целей и приоритетных направлений развития прогнозируемого объекта

• Оценка социальных и экономических последствий реализации каждого из возможных вариантов развития прогнозируемых объектов

• Определение мероприятий, необходимых для благоприятного развития объектов прогнозирования

• Оценка ресурсов, требуемых для реализации намеченных мероприятий.

Мировая практика насчитывает более 100 различных методов разработки прогнозов. Их можно классифицировать на три основные группы:

• методы экстраполяции

• методы экспертных оценок

• методы моделирования.

Наиболее часто используемыми методами являются методы экстраполяции. Их сущность состоит в анализе тенденций развития науки и техники в прошлом и переносом этих тенденций на будущее. Это дает возможность сделать выводы о закономерностях развития прогнозируемого направления развития техники и путях совершенствования техники в будущем. В научно-техническом прогнозировании принято выделять два вида задач экстраполяции – задачи динамического и статического анализа.

В задачах динамического анализа единственным фактором развития является время. В этом случае анализ развития техники состоит в построении временных рядов, отражающих изменение тех или иных технических параметров (скорости, мощности, разрешающей способности, массогабаритных характеристик) во времени.

Тренд – длительная тенденция. Лаг или запаздывание одного явления относительно другого.

Экспертные методы – логические методы и процедуры, направленные на получение от специалистов информации, необходимой для подготовки и принятия решений.

К ним относят:

• индивидуальные экспертные оценки

Основаны на получении прогнозных оценок развития тех или иных процессов от экспертов - специалистов в соответствующей отрасли науки и техники. Методы обработки экспертной информации зависят от шкал, в которых измерены экспертные оценки.

Шкалы, используемые для получения экспертных оценок.

Номинальные шкалы предусматривают возможность идентификации и отнесения объекта к тому или иному классу. Аксиомы идентификации (классификации и опознавания):

1. I либо есть J, либо есть не J

2. если I есть J, то J есть I

3. если I есть J и J есть K, то I есть K

Пример.

Вопрос анкеты “Считаете ли Вы, что спрос на продукцию отрасли N имеют тенденцию роста?”

Ответы: Да или Нет

Порядковые шкалы, устанавливающие равноценность или доминирование. Порядковые шкалы позволяют упорядочить объекты по признакам “лучше - хуже”, “больше - меньше” и т.п. без указания степени предпочтения одного объекта перед другими.

Для этих шкал в дополнение к аксиомам идентификации добавляются и Аксиомы упорядочения:

Пример.

Вопрос анкеты “Какой из продуктов А, В или С, по Вашему мнению, обладает более высокими потребительскими свойствами?”

Ответы: А > B > C

Количественные шкалы предусматривают возможность установления не только факта предпочтения одного объекта над другим, но и установления степени этого предпочтения. Помимо аксиом идентификации и упорядочения, такие шкалы удовлетворяют аксиомам

1. Если I = a и J = 0, то I + J = a

2. Если I = a и J = b, то I + J = a + b

3. I + J = J + I

4. (I + J) + K = I + (J + K)

• коллективные экспертные оценки

Метод коллективной генерации идей (метод “мозговой атаки”)

Основные принципы

• коллективное обсуждение проблемы

• свобода высказывания своего мнения каждым участником

• запрет на критику при выдвижении новых идей

Достоинства

• Групповое мышление производит больше ценных идей, чем сумма индивидуальных мнений (по исследованиям, проведенным в Университете Буффало, на 70%)

• Участники получают возможность нового видения проблемы

• Развитие творческого потенциала коллектива

Метод Дельфи

Разработан в 1964 г. (амер. О.Хелмер, Т.Гордон). Сущность метода состоит в последовательном анкетировании мнений экспертов об объекте прогнозирования о формировании базы данных, отражающей индивидуальные оценки экспертов.

Основные черты метода – регулярная обратная связь (участники экспертизы получают результаты обработки экспертных оценок по каждому туру), анонимность (участники экспертизы не располагают информацией о том, кто из них давал те или иные оценки), групповой ответ (статистическая обработка результатов экспертизы позволяет уменьшать разбросы индивидуальных оценок и получать групповой ответ, в котором отражено мнение каждого эксперта).

Обработка результатов экспертизы на каждом этапе производится на основе следующих принципов:

• вопросы в анкетах формулируются в количественных шкалах

• опрос производится в несколько туров, в ходе которых вопросы и ответы все более уточняются

• все эксперты знакомятся после каждого тура с результатами опроса

• эксперты, выразившие крайние отклонения от мнения большинства, обосновывают свои мнения и оценки

• обработка результатов экспертизы на каждом этапе производится с целью получения обобщающих характеристик

• Метод сценариев и др.

Это метод декомпозиции (т.е. упрощения) задачи прогнозирования, предусматривающий выделение набора отдельных вариантов развития событий (сценариев). При этом каждый отдельный сценарий должен допускать возможность достаточно точного прогнозирования, а общее число сценариев - быть обозримым.

В конкретной ситуации сама возможность подобной декомпозиции не всегда очевидна. При применении метода сценариев необходимо осуществить два этапа исследования:

• построение исчерпывающего, но обозримого набора сценариев;

• прогнозирование в рамках каждого конкретного сценария с целью получения ответов на интересующие менеджера вопросы.

Методы моделирования основаны на исследовании статистических зависимостей между изучаемыми факторами и характеристиками. Для этого используются методы математической статистики.

Корреляционный анализ – основан на изучении связей между математическими ожиданиями случайных величин. Теснота связей оценивается коэффициентом корреляции.

Если значение коэффициента корреляции равно 0, то связи между переменными х и у нет. Если равно +1, то корреляция положительная (рост одной переменной вызывает рост другой). Если равно –1, то корреляция отрицательная. Метод дает возможность проверить различные гипотезы (предположения) о связях между различными техническими и экономическими явлениями.

Регрессионный анализ устанавливает количественное соотношение между величинами случайного процесса. Полученные соотношения в форме уравнений регрессии часто используются в экономическом анализе.

Пример. В 20-30 годах попытка связать два фактора производства в форме уравнений регрессии (производственная функция Кобба-Дугласа)

где Y – конечный продукт, L – интенсивность трудовых затрат, К – интенсивность капитальных затрат, 0, 1, 2 – коэффициенты уравнения регрессии.

Дисперсионный анализ – устанавливает зависимость результатов наблюдения от разных, одновременно действующих факторов, и позволяет проводить выбор наиболее значимых из них, отбрасывая несущественные.

[Содержание]