Материал: 5339

6

Если база данных уже была создана, то её можно открыть, щёлкнув кнопкой мыши на её названии в области Открыть последнюю базу данных.

Если нужной базы данных нет в списке, щёлкнуть на ссылке Другие. На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выбрать файл базы данных и нажать кнопку Открыть.

Кроме того, можно воспользоваться кнопкой в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть, а затем выбрать файл в стандартном окне Windows.

Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК.

Для создания базы данных можно воспользоваться шаблоном или самостоятельно разработать базу данных.

В программе Microsoft Access 2007 имеется ряд наиболее распространённых шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется Приступая к работе. Шаблоны можно использовать для решения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, готовые отчёты, запросы и формы для ввода информации.

Если необходимо самостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввести данные, то вначале необходимо создать пустую базу данных.

Каждая база данных хранится в файле с расширением .accdb. В этом файле также хранятся все отчёты, запросы, формы ввода данных и другие объекты, созданные для этой базы.

Вотличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft

вверсии 2007 изменила интерфейс. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.

Основные элементы главного окна показаны на рисунке 2.

7

Строка заголовка

Кнопка Office

Вкладки Лента

Панель быстрого доступа

Рисунок 2 – Главное окно Microsoft Access 2007

Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

Кнопка Office открывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.

Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.

8

Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных.

Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щёлкнуть кнопкой мыши на её названии. Вкладки Главная,

Создание, Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нём легко ориентироваться, в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны.

Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щёлкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка в правом верхнем углу области.

Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.

Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

Работа с таблицами

Именно в таблицах хранится вся информация, содержащаяся в базе данных.

Мы не будем использовать шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима.

10

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Вид, которая находится на ленте, на вкладках Главная, Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой

конструктора так: .

Работа с таблицей начинается с её создания:

сразу ввести данные в режиме таблицы. При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый, если цифры – Числовой. Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора. Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей;

вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, а затем ввести информацию. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует больших затрат времени. Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.);

можно создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона. Для этого откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц. В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет её в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, можно редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.;

при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.