Дипломная работа: Автоматизация договорных отношений мелкооптового склада магазина ИП Шевелевой Е.В. с поставщиками и оптовыми покупателями
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
· «1С: Бухгалтерия» версия 8.3 - универсальная программа массового
назначения для автоматизации бухгалтерского учета.
· «1С: Зарплата и кадры» - программа, которой пользуются для расчета
заработной платы и учета сотрудников.
Выход в Интернет обеспечивается с помощью браузера Google Chrome.
Для обеспечения безопасности применяется антивирусная программа ESET NOD
32 .
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Оптовая торговля товарами со склада осуществляется с помощью
следующих методов:
личным отбором;
с помощью телефонных и письменных заказов;
с помощью разъездных торговых агентов.
Структура методов реализации товаров имеет следующий наглядный вид
(рисунок №2):
Рисунок №2. Структура методов реализации товаров
20%
15%
65%
продажа на
основе
личной
отборки
продажа по
телефонным
и письменным
заказам
продажа
через
разъездных
торговых
агентов
18
Метод личного отбора предполагает, что покупатель сам осуществляет
выбор товаров со склада. Предварительно покупатель ознакамливается с
имеющимся ассортиментом и образцами товаров, имеющимися на складе. Заказ
формируется в присутствии покупателя, что способствует ускорению его
выполнения. Кроме того такой метод позволяет сразу решить вопросы,
связанные с ассортиментом и качеством товаров, условиями их поставки,
гарантией надежности.
Продажа с помощью предварительных заказов по телефону и
письменных заказов, в частности, с помощью факса, интернета, по почте или
курьером, экономит как время клиентов, так и самого оптовика, и кроме того
способствует их более качественному выполнению.
Продажа товаров с помощью разъездных торговых агентов, состоит в
том, что торговые агенты периодически посещают покупателей, чтобы
ознакомить их с ассортиментом и сформировать заказы на поставку товаров.
Деятельность торговых агентов позволяет формировать покупательский спрос,
способствует изменению структуры потребления, расширению рынков сбыта,
росту рентабельности торгового предприятия.
При организации оптовой продажи с помощью разъездных торговых
агентов должны быть предусмотрены следующие мероприятия:
выполнение намеченного плана продаж;
закрепление за каждым торговым агентом определенной территории
обслуживания;
торговый агент контролирует качественное и своевременное
выполнение заказов своих клиентов;
проведение рекламных мероприятий;
обучение и переподготовка кадров.
Разработка данных мероприятий основывается на прогнозе объема
продаж товаров.
Чтобы ускорить формирование заказов и оформление сопутствующей
документации используется унифицированная форма заказа и типовые договора
на поставку товаров, в которых указаны все постоянные реквизиты.
19
Для упрощения и ускорения работы должна использоваться система
передачи данных по каналам связи в главную информационную систему
оптового предприятия, где осуществлялась бы подготовка необходимых
документов для проведения торговой операции. Необходимо использование
автоматизированных карточек, содержащих необходимую информацию о
покупателе, что позволило бы сократить время оформления заказов.
Для работников отдела продаж самой сложной задачей является работа с
претензиями, которые могут возникать после доставки товара клиенту и
документального оформления приемки. В таком случае нужно установить
ответственность стороны, по вине которой произошло то или иное нарушение
условий поставки или повреждение товаров. Возврат товаров, в которых были
обнаружены несоответствие качества требованиям стандарта и некомплектность,
оформляется квитанцией о приеме возвращенных товаров при наличии актов и
расходных накладных от заказчика.
Коммерческая деятельность может быть представлена в виде следующих
ключевых этапов:
закупка товаров;
хранение товаров;
сбыт товаров;
доставка товаров.
Оптовая компания сначала анализирует спрос на тот или иной товар,
определяется с потребностью в данном товаре. После этого подбирает наиболее
приемлемого поставщика. Заключив с поставщиком договор, выполняется
деятельность по поставке товара на склад. На складе товар разгружается и
проверяется на соответствие количеству и качеству и условиям договора. Какие-
либо расхождения оформляются актом приемки товара, где указываются все
претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может
заменить или допоставить товар.
Затем товар отправляют к месту хранения. На полученные заказы от
покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара
каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе
20
производится подсортировка заказа и погрузка. После этого товар доставляется
покупателю.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Автоматизация информационных технологий приводит к вытеснению
бумажных носителей, доводящему их роль до разумных (удобных) человеку
пределов. Это следует особо отметить, так как автоматизацию абсолютно не
правомерно связывать с полным изгнанием бумаги как носителя информации.
Сейчас проблема автоматизации стала актуальной для каждого
предприятия и, в частности, для ИП Шевелевой Е.В.. Уже не стоит вопрос «надо
или не надо автоматизировать», вопрос стоит, каким образом это осуществить.
Задачей заключения и контроля договоров на предприятии является
регистрация договорных отношений с поставщиками и оптовыми покупателями
и контроль выполнения договоров поставки и расчетов за полученную и
отпущенную продукцию.
Разрабатываемая программа предназначена для получения оперативной
справки о просроченных договорах, о дебиторской и кредиторской
задолженности на основе регистрации первичных документов.
В программе должен быть обеспечен ввод сведений со следующих
первичных документов:
приходной накладной;
накладной на отпуск товаров;
платежных документов платежного поручения, платежного
требования или банковской выписки.
21
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Одной из важнейших информационных технологий, в которой
автоматизация на основе ЭВМ приобрела большой размах, является различного
рода учетная работа.
На основании выше изложенного необходимо разработать программу,
которая должна обеспечить выполнение следующих функций:
регистрация договоров по факту ввода первичных документов
(приходной накладной и накладной на отпуск товаров);
просмотр заключенных договоров, в том числе отдельно
просроченных;
контроль и учет исполнения договоров (дебиторская и кредиторская
задолженность);
ведение справочников партнеров и прейскуранта цен;
ввод информации с платежных документов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Достаточно существенным для успешной деятельности современного
предприятия является система обеспечения информационной безопасности и
защиты информации. Это объясняется хранением в информационной системе
личных данных сотрудников и конфиденциальной информации о деятельности
предприятия. Конкуренты в борьбе за прибыль готовы пойти на противоправные
действия для владения информацией, а завладев ею, могут использовать ее во
вред своим конкурентам. Кроме того, существенной стороной обеспечения
информационной безопасности является защита от намеренного или случайного
уничтожения данных, что может привести к потере информации важной как для
эффективной работы предприятия, так и для аналитической отчетности.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1703