Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО ЧОП "Сайга"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
101
Планы видов характеристик. План видов характеристик «Дополнительные
реквизиты и сведения» предназначен для упрощения контроля за потребляемыми
ресурсами посредством систематизации их специфических характеристик. Изменять
имеющиеся значения и добавлять новые пользователь может, открыв данный план
видов характеристик через меню «все функции» (Рисунок 2.16).
Рисунок №2.16 - Форма списка плана видов характеристик
«Дополнительные реквизиты и сведения»
Для добавления нового элемента плана видов характеристик нужно заполнить
форму, изображенную на рисунке 2.17.
Рисунок №2.17 – Форма элемента плана видов характеристик
«Дополнительные реквизиты и сведения».
Документы и регистры. Важнейшими действиями в данном бизнес-процессе
являются формирование документов и отчетов. Для отражения всех действий, были
созданы соответствующие документы и регистры, по которым осуществляется
движение документов информационной базы.
Документ «Заявка в техническую поддержку»
Данным документом сотрудники организации оповещают службу
технической поддержки о каких-либо проблемах, поломках оборудования, ошибках,
сбоях программного обеспечения и других неполадках.
102
Сотрудник создает документ, в теме документа коротко описывает проблему,
указывает к какому сервису относится та или иная неполадка, вид заявки и
приоритет важности. На вкладке «Текст заявки» сотрудник должен более подробно
описать интересующую его проблему (Рисунок 2.18).
Рисунок №2.18. Заполнение элемента документа «Заявка в техническую
поддержку» (Вкладка «Текст заявки»)
Оформление заказа ( на вкладе «Решения»)
На вкладке «Решения» (Рисунок 2.19) этот же сотрудник может добавить
решение данной проблемы (по нажатию на гиперссылку «Добавить решение»),
которую он сам и устранил, не обращаясь в службу технической поддержки или
сообщить попытки устранения неполадки.
103
Рисунок №2.19 – Заполнение элемента документа «Заявка в техническую
поддержку» (Вкладка «Решения»)
На вкладке «Прочее» сотрудник указывает параметры данной заявки:
подразделение, чтобы инженер технической поддержки знал, в каком подразделении
произошла неполадка; автор, кто непосредственно обнаружил проблему и создал
заявку; дата подачи, для контроля оперативности выполнения поставленной задачи;
примечание, небольшой комментарий по данной проблеме. Реквизит «Рассмотрена»
заполняется инженером технической поддержки.
Выполнение заказа (Решение технической поддержки)
Данный документ вводится на основании документа «Заявка в техническую
поддержку». После того как была создана заявка, инженер технической поддержки
может дать ответ сотруднику, обнаружившему данную проблему (Рисунок 13). В
реквизите «Решено» - ставится значение «истина» в том случае, когда устранена
проблема.
При создании документа «Решение технической поддержки» на основании
документа «Заявки», данные о проблеме автоматически попадают во вкладку
«Проблема».
При проведении документа данные заносятся в регистр накопления «Решение
технической поддержки» для дальнейших отчетов (Рисунок 2.20). Данный регистр
содержит информацию о количестве решенных и нерешенных неполадок.
104
Рисунок №2.20 – Заполнение элемента документа «Решение технической
поддержки» (вкладка «Решение»).
Документ «Экстренные вызовы» регистрирует входящие экстренные вызовы
(Рисунок 2.21).
При поступлении сигнала, диспетчер его регистрирует в базе, первым делом
выбирает статус сигнала («Экстренный вызов», «Ложная тревога»,
«Запланированное тестирование»). Далее вводит необходимые данные и отмечает
результат вызова («Передано в группу задержания», «В процессе», «Выполнено»,
«Ошибка», «Ложная тревога»).
Рисунок №2.21 – Заполнение элемента документа «Экстренные вызовы»
При проведении документа данные попадают в регистр накопления
«Экстренные вызовы». Данный регистр содержит информацию об экстренных
вызовах, которая в дальнейшем пригодится для созданий отчетов.
Документ «Тестирование объектов» содержит информацию о намеренном
тестировании объектов, с целью контроля рабочего состояния «тревожной кнопки»
(Рисунок 2.22).
105
Рисунок №2.22 – Заполнение документа «Тестирование объектов»
Диспетчер или менеджер создает документ, о необходимости протестировать
систему. После создание события диспетчер в назначенное время обзванивает
контрагентов и договаривается о времени тестирования объекта.
Бухгалтерская отчетность.
Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет организации, расчет и уплату налогов
и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды. На данном этапе разработки,
организация ООО ЧОП «САЙГА» ведет данный учет в типовой конфигурации «1С:
Бухгалтерия». В дальнейшем, с доработкой данной конфигурации, организация
будет отказываться от типового решения, и учет будет вестись в данной программе.
В этой подсистеме будет находиться вся информация финансового и бухгалтерского
характера – задолженности, затраты, текущее состояние расчетного счета, сведения
по учету рабочего времени и т.д. (Рисунок 2.23).
На вкладке «Прочее» (Рисунок 2.23) сотрудник указывает параметры данной
заявки: подразделение, чтобы инженер технической поддержки знал, в каком
подразделении произошла неполадка; автор, кто непосредственно обнаружил
проблему и создал заявку; дата подачи, для контроля оперативности выполнения
поставленной задачи; примечание, небольшой комментарий по данной проблеме.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1730