Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО ЧОП "Сайга"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
126
Итак, в результате расчета исходных показателей получили:
Стоимостные и трудовые затраты при базовой организации взаимодействия
сотрудников за год:
Т
0
= 1832, 0 чел/час
С
0
= 1490856,0 драмов
Стоимостные и трудовые затраты при автоматизированной организации
взаимодействия сотрудников за год:
Т
1
= 183,2 чел/час
С
1
= 486283,0 драмов
Рассчитаем затраты на разработку и внедрение проекта в таблице 3.3 (К
П
).
Таблица №3.3.
Затраты на разработку и внедрение проекта организации ООО ЧОП «САЙГА»
Стадия разработки
Затраты времени
на разработку
(часов)
Среднечасовая
зарплата
разработчика
(драм)
Общие
затраты
(драм)
Предпроектное
обследование
предметной области
100
1100
110000
Проектирование
информационного
обеспечения
50
1100
55000
Разработка
предватительных
проектных решений
60
1100
66000
Разработка программ и
програмных средств
180
1100
198000
Проведение опытной
эксплуатации
12
1100
13200
Доработка и наладка
програмного
обеспечения
24
1100
26400
Обучение персонала
7
1100
7700
Итого
433
-
476300
КП = 476300 (драмов)
127
Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных
показателей.
1. Абсолютное снижение трудовых затрат
= 1832,0 – 183,2 = 1648,8 чел/час
Сотрудники организации стали тратить на выполнение рассматриваемого
комплекса задач на 1648,8 часа в год меньше.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
)
= 1648,8 /1832,0*100= 90%
Снижение затрат трудового времени сотрудников составило 90 процентов.
3. Индекс снижения трудовых затрат, повышение производительности
труда (Y
T
)
= 1832/183,2 = 10
Трудовые затраты организации снизились в 10 раз.
Рассчитаем стоимостные показатели.
Абсолютное снижение стоимостных затрат ( С)
С = С
0
–С
1
= 1490856,0 - 486283,0 = 1004573,0 драмов
Внедрение информационной системы производит годовую
экономию организации в размере 1004573,0 драмов.
1. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс)
=
1004573,0 /1490856,0= 67,4%
Финансовые затраты на осуществление рассматриваемого комплекса задач
приблизительно снизились на 67,4 процента.
2. Индекс снижения стоимостных затрат (Iс)
= 1490856,0/486283,0 = 3,1 раза
Стоимостные затраты организации приблизительно снизились в 3,1 раза.
Рассчитаем период окупаемости проекта. (K
П)
128
=
476300, 0/ 1004573,0 = 0,474 =5,7 месяца
Капитальные затраты на разработку и внедрение проекта вернутся
организации приблизительно в течение 5,7 месяцев, что, говорит о высокой
экономической эффективности вложения средств в информационную систему. Срок
внедрения такой системы довольно-таки высок, а затраты на внедрение в расчётах
уже учитываются, следовательно данный срок окупаемости такой системы вполне
приемлем.
Из анализа рассчитанных коэффициентов можно сделать вывод, что
разработка и внедрение информационной системы сокращает как издержки
использования рабочего времени, так и финансовые издержки, срок окупаемости
проекта достаточно высок.
Сравнительная диаграмма трудовых и стоимостных затрат представлена на
рисунках 3.1 и 3.2.
Рисунок 3.1 Сравнительная диаграмма трудовых затрат
1832
183,2
1648,8
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
Сравнительная диаграмма трудовых затрат
129
Рисунок 3.2 Сравнительная диаграмма стоимостных затрат
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
Сравнительная диаграмма стоимостных затрат
Series 1
Column1
Column2
130
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Одним из основных условий эффективного документационного обеспечения
в организации является правильная организация документооборота: чем
профессионально и рационально организован процесс документооборота в
организации, тем быстро документы будут достигать исполнителей.
В процессе документооборота переход документов происходит с момента их
создания до завершения и отправки в архив. Организация документооборота
охватывает действия по приему, передаче, составлению, оформлению,
согласованию, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут
движения и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
Главным правилом организации документооборота - оперативное прохождение
документа по самому короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами
времени. Организация документооборота в компании должна осуществляться в
соответствии с законодательством.
Формирование документооборота и управление им в организации - это
сложная отрасль управленческой деятельности. На сегодняшний день довольно
много информационных программных систем для управления документооборотом,
которые помогают в значительной мере упростить все операции документооборота.
Использование информационных технологий для управления организацией
делает ее более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и
адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.
Целью дипломного проекта является внедрение системы
автоматизированного документооборота в организации ООО ЧОП «САЙГА».
При выполнении дипломного проекта были решены следующие задачи:
- Рассмотрены и изучены теоретические аспекты автоматизации
документооборота современной организации;
- проведен организационно-функциональный анализ деятельности и
управления документооборотом ООО ЧОП «САЙГА»..
- разработана автоматизированная система документооборота в
организации ООО ЧОП «САЙГА».
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1730