Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ЗАО СМУ-9 "МЕТРОСТРОЙ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
• Приемлемая масштабируемость, минимальные начальные
требования к аппаратной части (уменьшение вложений в инфраструктуру).
Системы ЭДО устанавливаются для решения целого ряда задач,
стоящих перед компанией, из которых наиболее часто выделяются именно
эти:
• Реализация более эффективного управления за счет полноценного
контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности компании
на всех уровнях;
• Доступность системы контроля качества, соответствующей
международным требованиям;
• Доступность эффективного накопления, управления и доступа к
данным и знаниям. Реализация кадровой гибкости за счет большей
формализации работы каждого специалиста и возможности хранения всей
предыстории его профессиональной деятельности;
• Отслеживание деятельности компании в целом (внутренние
служебные расследования, анализ работы конкретных подразделений);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация механизма их
контроля и исполнения;
• Минимизация или полное прекращение оборота бумажных
документов внутри компании Экономия ресурсов за счет уменьшения
издержек на управление потоками документов в компании;
• Отсутствие необходимости или значительное упрощение хранения
бумажных документов за счет доступности единого электронного архива.
Установка корпоративных СЭД дает компаниям два типа преимуществ:
1. Положительные факторы, основанные на сокращении затрат
различных ресурсов, и выражающиеся в уменьшении времени реализации
сложных однотипных операций с документами;
2. Увеличение эффективности работы компании в целом,
проявляющееся преимущественно в повышении качества реализации базовых
бизнес-процессов. Эти положительные факторы сложно измерить, поэтому
они часто составляются только в обобщенном виде:
• Доступность коллективной работы над документами;
• Повышенная эффективность контроля над исполнением
документов;
• Улучшенная сохранность созданной информации;
• Увеличение возможностей и упрощение процессов обработки
различной информации.
Поэтому, главные ожидаемые результаты от автоматизации
документооборота - наведение порядка в процессе работы с документами,
значительная автоматизация бизнес-процессов, минимизация сроков принятия
управленческих решений и увеличение качества работы компании в целом. По
итогам внедрения СЭД руководство фирмы должно получить качественный
инструмент управления, который очень важен для развития бизнеса в условиях
современной экономики. Но предлагаемые количественные и качественные
оценки эффективности СЭД не могут быть связаны между собой и с нюансами
каждой конкретной компании.
При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации
используется следующая система показателей:
1. Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации
∆Т=Т
0
-Т
1
(3.1.1)
где Т
0
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
2. Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(∆Т/Т
0
)*100 (%) (3.1.2)
3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост
производительности труда при обработке информации.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3.1.3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение
стоимостных затрат (∆C) , коэффициент относительного снижения стоимостных
затрат (К
C
) индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
∆С=С
0
-С
1
(3.1.4)
где С
0
– годовая стоимость обработки информации при базисном
варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
2. Коэффициент эффективности по затратам:
K
c
=(∆С/С
0
)*100 (%) (3.1.5)
3. Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(3.1.6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации
(Т
ок
), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = К
П
/∆C (3.1.7),
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток (3.1.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В соответствии с выбранной выше методикой произведем расчет
основных показателей экономической эффективности разработанной
информационной системы.
Для этого необходимо оценить объемы обрабатываемой информации в
базовом и проектном варианте. Для расчета стоимостных показателей учтем, что
заработная плата сотрудника службы делопроизводства составляет около 25000
рублей. Так как в рабочей неделе содержится 5 рабочих дней по 8 часов,
стоимость одного часа работы сотрудника составит:
25000/(5*8*4)=148 рублей в час.
Как было указано выше, основным документом в автоматизированной
задаче является входящий (исходящий, внутренний) документ. Объем данного
документа в бумажном эквиваленте составляет около 20 документострок. В
рабочий день оформляется около 10 документов, что в год составляет:
20*10*20*12=48000 документострок.
Кроме того, при работе сотрудника необходимо учитывать такие
документы, как сведения о пользователях (около 300 строк в месяц), сведения о
номенклатуре (около 100 строк в месяц), а также подготавливать отчеты о
работе системы (около 800 строк еженедельно).
В пересчете на год данные документы имеют следующий объем:
Сведения о пользователях – 300*12=3600 документострок
Сведения о номенклатуре – 100*12=1200 документострок
Отчеты – 800*52=41600 документострок.
Аналогично рассчитывается объем и других документов.
Кроме того, учтем также, что до использования разработанной системы
существуют накладные расходы, выражающиеся в необходимости закупки
канцелярских принадлежностей, а именно (в год):
Бумага – 30 пачек по 120 рублей = 3600 рублей, в час –
3600/(20*8*12)=1,875 рублей.
А при использовании разработанной системы необходимо учесть
амортизацию компьютера, которая составит 25% от его первоначальной
стоимости (16000 рублей) при сроке эксплуатации 5 лет, то есть в час:
4000/(20*12*8)=2 рубля в час.
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном
варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации:
∆Т=2882,13-623,73=2258 часов
Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(2258/2882)*100%=78 %
Показатель снижения стоимостных затрат
∆С=428888,06-92816,66=336071,41 рублей.
Рассчитаем затраты на внедрение и проектирование системы, для чего
учтем заработную плату разработчиков. При средней заработной плате 25000 ,
привлечении двух разработчиков и общем сроке разработки 20 рабочих дней
(месяц), принимаем стоимость разработки – 50000 рублей.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации:
Т
ок
= 50000/336071=0,14 года или 2 месяца.
Рассчитаем расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Ток=1/0,14 =7,14
На рис. 3.1. приведена диаграмма сравнения базового и проектного
вариантов трудовых затрат, на рис. 3.2 – стоимостных затрат.
Таблица 3.1
Базовый вариант
№
п/
п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Обо
руд
о-
ван
ие
Ед.
Изм
.
Объе
м
рабо
ты в
год
Норма
выра-ботки
/ (опер/в
час.)
Тру-
доемкост
ь
Средне-
часовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
норма
аморти-
зации (руб.
за час) / ст.
Часовая
стоимост
ь
накладны
х
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1.
Регистрация
документов
нет д/с
4800
0
80
600
148,81 0 1,88
89285,71
2.
Учет, регистрация
пользователей
нет д/с 3600 50
72
148,81 0 1,88
10714,29
3.
Сведения о
движении
документов
нет д/с 1200 50
24
148,81 0 1,88
3571,43
4.
Отчеты о работе
системы
нет д/с
3960
0
50
792
148,81 0 1,88
117857,14
5.
Формирование
списка
сотрудников
д/с
3168
0
100
316,8
148,81 0 1,88
47142,86
6.
Формирование
списка документов
по видам
д/с
3432
0
150
228,8
148,81 0 1,88
34047,62
7.
Формирование
номенклатуры дел
д/с
2904
0
151
192,3179
148,81 0 1,88
28618,73
8.
Формирование
учетной карточки
документа
д/с
2772
0
100
277,2
148,81 0 1,88
41250,00
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1724