Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ЗАО СМУ-9 "МЕТРОСТРОЙ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
• оперативное ресурсное планирование;
• управление денежными средствами и взаиморасчетами;
• упрощенный производственный учет;
• управление основными средствами и оборудованием;
• бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• мониторинг и анализ эффективности для руководителей.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основным процесс в компании является работа с контрагентами, которая
заключается в планировании получения товаров от поставщиков и реализации
товара клиентам компании.
Построим контекстную диаграмму «Деятельность компании» (Рисунок
1.4) на основе ниже приведенной информации.
Точка зрения – начальник отдела продаж, границы модели – деятельность
отдела продаж.
Входной информацией отдела являются непосредственно заказы клиентов
через электронную почту и информация по телефону, счета от поставщиков,
клиентская база для обзвона и информация от бухгалтерии об оплаченных
счетах клиентов.
Выходная информация – коммерческие предложения клиентам,
сформированные заказы поставщикам, выставленные счета, документация по
реализация материалов и сертификаты, и отказ об коммерческих предложениях.
Нормативные документы (управление):
• должностная инструкция менеджера по продажам;
• руководство пользователя ПК;
• трудовой договор с компанией;
• инструкции по технике безопасности;
• стандарты качества (ГОСТ, ТУ- РДС-10-231-93, ГОСТ 4.200-78 и
другие).
Рисунок 1.4 Диаграмма «Деятельность по работе с клиентам »
Основными процессами отдела продаж являются:
• работой с клиентами;
• обработкой заявок клиентов;
• формированием заказов поставщикам;
• обработкой счетов поставщиков и выставление счета клиенту.
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса «Деятельность компании»
Передача информации об оплаченных счетах клиента осуществляется
выгрузкой платежных поручений из клиент-банка в файлообменник на сервер,
что не удобно для менеджера, т.к. он должен вручную искать счета, которые
указаны в платежном поручении или искать счет по сумме оплаты, если в
платежном поручении не указана цель платежа.
Работа с клиентами включает в себя:
• обзвон клиентов по базе
• рассылка коммерческих предложений клиентам на эл. почту
Анализ счетов поставщиков включает в себя:
• выбор оптимального по ценам поставщика
• составление счета на оплату клиенту с наценкой
Выбор оптимального поставщика проводится менеджером путем
сравнения цен от различных поставщиков и выбора с наиболее выгодными для
компании.
Исследование деятельности предприятия показало, что в основном все
бизнес-процессы автоматизированы за исключением документооборота, у
которого основные процессы осуществляются вручную.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Одной из важнейших функций сотрудников предприятия является учет и
обработка различного рода документации. В настоящее время этот процесс
производится путем учета документов в специальных книгах учета документов,
а также рассылке электронных копий документов по внутрикорпоративной
почте. Такой порядок может вызывать потери документов, не имеет
возможности осуществить постоянный доступ к каким-то документам, а также
другие недостатки[3].
Общая экономическая эффективность от внедрения корпоративной СЭД
определяется его влиянием на эффективность основных бизнес- процессов с
учетом затрат, связанных с внедрением и эксплуатацией. При этом правомерно
полагать, что инвестиционные расходы приходятся в основном на первую фазу,
а отдача от системы, или положительный денежный поток - на вторую. При
построении модели оценки требуется оценить следующие параметры[4]:
• инвестиционные затраты на проект внедрения ИС в случае его
успешного завершения, а также денежный поток затрат на эксплуатацию ИС;
• оценка денежного потока доходов, связанного с эксплуатацией ИС;
• коэффициент дисконтирования, используемый для оценки
приведенной стоимости денежного потока[5].
Проведение оценки эффективности вложений в ИС по данной методике
предполагает выполнение следующих шагов:
В целом, экономическая эффективность СЭД в компании учитывает
факторы влияния, находящиеся в трех областях: затрат на достижение
результата, прямых и непрямых выгод. Рассмотрим следующие основные
факторы снижения внутренних издержек при внедрении модуля СЭД[6]:
• уменьшение расходов на персонал;
• уменьшение затрат на оборудование и инвентарь;
• снижение затрат на тренинги и обучение;
• увеличение производительности в документообороте и исполнении
поручений;
• расширение возможностей бизнес-анализа[7];
• сокращение непрямых ИТ-затрат.
При этом общая стоимость затрат при эксплуатации системы может быть
минимизирована за счет выбора платформы, отвечающей следующим
требованиям:
• удобный и привычный интерфейс пользователя (минимизация
затрат на обучение нового персонала) [8];
• возможность низкозатратного внесения изменений в бизнес-логику
системы (минимизация затрат на управление изменениями);
• наличие на рынке большого количества специалистов, способных
выполнять поддержку и сопровождение системы (минимизация затрат на
обслуживающий персонал);
• хорошая масштабируемость, низкие начальные требования к
оборудованию (минимизация вложений в инфраструктуру).
Как правило, системы электронного документооборота используются в
целях решения большого количества задач, которые стоят перед компанией, к
числу часто упоминаемых из которых можно отнести такие как [9]:
• обеспечить более эффективное управление посредством
автоматизации контроля исполнения документов, прозрачности работы фирмы
по всем уровням;
• осуществлять поддержку системы контроля качества в соответствии
с международными нормами;
• осуществлять поддержку эффективного накопления, хранения,
управления, доступа к данным и знаниям.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документации,
требующих исполнения и ответа представлена на Рисунке 1.6.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1724