Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ЗАО СМУ-9 "МЕТРОСТРОЙ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
Таблица 1.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4 1 4 9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4 1 4 9,92
Подготовка отчета
по движению
документа
4 10 40 99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4 10 40 99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
− Иметь систему регистрации пользователей;
− Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
− Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
− Возможность добавления, удаления и редактирования информации
о документах.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система безопасности информации в ЗАО «МЕТРОСТРОЙ» в настоящее
время содержит следующие компоненты:
• Безопасность периметра здания;
• Безопасность информации, циркулирующей и обрабатываемой в
локальной сети компании;
• Защита информации от несанкционированного доступа.
Для реализации компонент защиты информации используются следующие
методы:
• Организационный;
• Программный;
• Аппаратный.
Основными угрозами целостности конфиденциальной информации
являются:
• угрозы по каналам утечки вещественной информации (незаконный
доступ к физическим объектам защиты);
• угрозы утечки информации по техническим каналам;
• угрозы НСД к данным, обрабатываемым в локальной сети.
Основным организационным документом, требования котрого должны
выполняться всеми сотрудниками компании для обеспечения защиты
информации, является компонент политики информационной безопасности
«Общие требования по обеспечению информационной безопасности»,
структурно входящий в состав политики безопасности компании.
Данный документ регламентирует выполнение следующих правил и
требований:
1. Правила парольной защиты;
2. Правила защиты от вирусов и злонамеренного программного
обеспечения;
3. Требования по контролю за физического доступом;
4. Инструкция по безопасному уничтожению информации или
оборудования;
5. Правила осуществления удаленного доступа ;
6. Требования резервного сохранения информации ;
7. Требование мониторинга доступа и использования систем и ведения
лог файлов;
8. Требования при обращении с носителями данных;
9. Требования при регистрации пользователей;
10. Требования по проверке прав пользователей;
11. Требования по контролю доступа в операционную систему;
12. Требование к процедуре входа в систему;
13. Правила использования системных утилит;
14. Правила удаленной работы мобильных пользователей ;
15. Требование распределения ответственности при обеспечении
безопасности;
16. Правила безопасности при выборе персонала ;
17. Требования контроля оперативных изменений ;
18. Требования к применению криптографических средств управления;
19. Требования по контролю доступа к исходным текстам программ и
библиотек;
20. Требования контроля вносимых изменений ;
21. Ограничения на изменения прикладного ПО ;
22. Требования соблюдения авторского права на программное
обеспечение.
Также для обеспечения безопасности от внутренних утечек используются
продукты SecurIT Zgate и Zlock, позволяющие надежно защитить
конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.
Также для надлежащего обеспечения безопасности конфиденциальной
информации используются следующие меры защиты:
• средства разграничения доступа пользователей к ресурсам АС
(реализовано средствами серверного ПО);
• средства межсетевого экранирования (реализовано средствами
ZyWALL USG 300);
• средства анализа защищённости АС (реализовано средствами
SecurIT и Trend Micrо DLP);
• средства обнаружения атак (реализовано средствами ZyWALL USG
300);
• средства антивирусной защиты (реализовано средствами ZyWALL
USG 300);
• средства контентного анализа (реализовано средствами SecurIT и
Trend Micrо DLP).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на предприятия,
работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг, например
образовательных учреждений или предприятий торговли, туристического
бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между системами
электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в связи с большим
объемом документации в организации и нехваткой времени и трудовых резервов
на ее обработку. Вопрос о внедрение подобной системы встал перед
руководством, когда за неустойки в подготовке документов, заказчики начали
принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
• Создание документов по собственным шаблонам и формам;
• Дополнение системы собственными шаблонами документов;
• Возможность работы с системой через Интернет;
• Обновление справочников;
• Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
• Сканирование и распознавание текста;
• Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
• Высокий уровень безопасности;
• Система должна так же иметь СУБД, которую специалисты ЗАО
«МЕТРОСТРОЙ» могли бы модернизировать собственными силами.
Соответственно, если она является собственной разработкой компании, то на
обучение специалистов уйдет немало времени и средств.
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
• Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
• Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
• Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены
в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
• 2 -возможность реализована
• 1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
• 0 -возможность не реализована
Таблица 1.7
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность «Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование
шаблонов для
подготовки
2 1 2
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1724