Дипломная работа: Автоматизация документооборота в АО "Нива"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
84
Продолжение таблицы 2.12
сообщение «Плагин не
загружен»
(рисунок 2.19)
Список сертификатов
при авторизации
отображается корректно
но не происходит
авторизация при
нажатии на кнопку
выполнить вход
Сертификат корневого
центра сертификации не
установлен в хранилище
«Доверенные корневые
центры сертификации»
текущего пользователя
Произвести установку
необходимых
сертификатов(а) в
хранилище
«Доверенные корневые
центры сертификации»
текущего пользователя
На рисунке 2.19 изображен пустой список сертификатов при авторизации
из-за неустановленного плагина «ЭЦП BrowserPlug-in».
Рис 2.19 Пустой список сертификатов при авторизации
85
На рисунке 2.20 представлена главная страница меню.
Рис. 2.20 Главное меню
В данной системе имеются следующие пункты меню:
документы на обработке;
входящие документы;
исходящие документы;
резолюция документов;
поиск документа.
Для работы с полученной или исходящей документацией в системе
электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих
документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в
зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном
виде одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью
клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией
преобразования бумажного документа в электронную форму является
сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа
документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в
котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования
графического образа в текстовый документ используется технология
распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста
универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на
конкретный алфавит.
Наиболее распространенной программой данного назначения,
обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в
нашей организации, является программа FineReader.
86
После ввода электронного образа документа в корпоративную систему
бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в
подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело
согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями
документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему
документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих
документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении
документов. Электронная копия документов является средством оперативного
оповещения и используется так же для справочно-информационной и
аналитической работы.
При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и
электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться
непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-
сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного)
маршрутизатора (шлюза).
Пришедший документ автоматически регистрируется по дате и времени
прихода. Регистрация нового документа производится на основе существующего
с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании
такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его
дублирование. После регистрации документ направляется руководителю
конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной
почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор
заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа
руководитель выносит задание и назначает исполнителя.
При нажатии на кнопку меню «входящие документы» видны все
пришедшие документы. Также видно от кого пришел документ. В примечании
указываются ошибки, находящиеся в документе. На рисунке 2.21 представлен
пункт меню входящих документов.
87
Рис. 2.21 Входящие документы
Аналогично на рисунке 2.22 представлен пункт меню исходящих
документов.
Рис. 2.22 Исходящие документы
Во входящих и исходящих документах сотрудник имеет возможность
поместить документ в архив. Нажав на кнопку «Поместить в архив» входящий
или исходящий документ автоматически поместиться в «архив входящих
документов» или «архив исходящих документов». Доступ к информации архива
88
ограничен: разрешен только руководителям подразделений и начальнику
изображенной на рисунке 2.23. Благодаря такой системе ограничения доступа, вся
входящая документация получается наиболее защищенной от
несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате
ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с
документами.
Рис. 2.23 Архив документов
На рисунке 2.24 представлены документы, помещенные в архив.
Рис. 2.24 Архив входящих документов
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1706