Дипломная работа: Автоматизация документооборота в АО "Нива"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
На рисунке 1.5 представлен процесс обработки документооборота в разрезе
IDEF0 [10].
Рис. 1.5 Процесс обработки документооборота
Декомпозиция диаграммы позволит более детально рассмотреть
процесс обработки документа. Проведение декомпозиции процесса
документооборота представлен на рисунке 1.6.
25
Рис. 1.6 Декомпозиция процесса обработки документа
Как видно из рисунка 1.6, процесс обработки документа состоит из пяти
функциональных блоков:
1. Рассмотрение входящего документа и его регистрация.
2. Подготовка внутреннего документа.
3. Постановка документа на контроль.
4. Контроль документа и его исполнение.
5. Подготовка исходящих документов.
Декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего документа
представлена на рисунке 1.7.
26
Рис. 1.7 Декомпозиция процесса регистрации
и рассмотрение входящего документа
В результате рассмотрения входящего документа формируется внутренний
документ, исходящий документ, а поступивший документ направляется на
хранение.
Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов представлена
на рисунке 1.8.
Рис. 1.8 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов
27
Документы, поступают на предприятие к главному руководителю и
проходят первичную обработку, рассмотрение руководством и передачу на
исполнение.
После рассмотрения поступивших документов, главный руководитель
распределяет документы непосредственно в структурные подразделения или
исполняет сам.
Без рассмотрения главным руководителем передаются по назначению
документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в
конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия
от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут
принимать ответственные исполнители.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их
поступления в отдел подразделений. Если возникает необходимость
рассмотрения документа несколькими должностными лицами, то его размножают
в нужном количестве экземпляров.
Исходящие документы необходимо обрабатывать и отправлять в день
регистрации.
Документы, которые необходимо отправить в другую организацию,
оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед
упаковкой подразделение обязано проверить правильность оформления
документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров
количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату
исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись
рассылки, которая подписывается работником подразделения и датируется.
Для ведения архива документов, их регистрации, контроля используются
только бумажные формы документов. Огромное количество папок с бумагами
ведет к потере документов, а также сложности поиска документа. Это замедляет
работу предприятия, что существенно влияет на деятельность предприятия в
целом.
Поэтому необходимо внедрить систему электронного документооборота,
которая позволит наиболее быстро отследить оборот любого документа в
организации.
28
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими процессами
и материальными потоками в единую информационную среду.
Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и
документами влечет за собой целый комплекс проблем:
1. Несоответствие действительного состояния материальных потоков
документам.
2. Документально незафиксированные изменения в материальных
потоках (в том числе изменения в процессах).
3. Мучительный поиск связанных между собой документов по различным
подразделениям компании.
4. Неточности и дублирования, высокая вероятность ошибок и
несоответствий.
5. Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность
прогнозирования и принятия управленческих решений.
6. Непрозрачность бизнес-процессов разработки, согласования,
утверждения и контроля выполнения документов.
Сотрудники тратят огромное количество времени на поиск документов.
При потере документов приходится создавать его заново.
Внедрение СЭД позволит избежать многих ошибок, возникающих при
передаче, обработке и хранении документов, а также существенно укорить
данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников и
повышению общей эффективности работы предприятия.
Необходимо осуществить расчёт планируемого эффекта, который будет
достигаться при устранении выявленных недостатков. Проведен расчет
ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. Расчет ожидаемого
эффекта представлен в таблице 1.3. Время приведено с учетом за рабочий день.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1706