Дипломная работа: Автоматизация документооборота в АО "Нива"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
29
Таблица 1.3
Расчет эффекта внедрения
Сотрудник организации
Время, затрачиваемое
при базовой технологии
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту
Получение отчетности от
клиентов
50 мин.
7 мин.
Поиск документов
15 мин.
5 мин.
Подготовка списка документов
30 мин.
10 мин.
Регистрация входящих
документов
30 мин.
5 мин
Регистрация исходящих
документов
30 мин.
5 мин.
Подготовка внутренних
документов
20 мин.
7 мин.
Всего, минут
175
39 мин.
По таблице можно сделать вывод, что время, затрачиваемое при базовой
технологии, составляет 3 часа, а затрачиваемое по предлагаемому варианту
сокращается до 39 минут, то есть в несколько раз.
Рассмотрим схему документооборота на рисунке 1.9.
30
Рис. 1.9 Схема документооборота
Автоматизации документооборота в АО «Нива» приведет организацию к
следующим преимуществам:
1. уменьшение затрат на доставку информации;
2. уменьшение затрат на бумагу;
3. уменьшение времени, затрачиваемого на выполнение работ;
4. увеличение общего количества выполняемых работ.
Таким образом, система электронного документооборота в АО «Нива»
приведет к экономии рабочего времени в организации, тем самым повысится
эффективность работы предприятия.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Поддержка информационной безопасности осуществляется системным
администратором. Системный администратор отвечает за работоспособность
информационной безопасности и контроль защиты информации.
31
На предприятии АО «Нива» существует своя политика безопасности.
Каждый сотрудник организации получает должностную инструкцию, в которой
четко описаны его права и обязанности с точки зрения информационной
безопасности. Каждому сотруднику присваивается логин в систему, в рамках
которой выдается доступ к определенным ресурсам сети и доступа в глобальную
сеть интернет. В большинстве случаев количество входящего трафика не
ограничивается, зато ограничивается список разрешённых сайтов.
За каждым пользователем закреплён компьютер и монитор, которые имеют
идентификационный ПИН код, за который он несет материальную
ответственность.
Антивирусы являются одним из самых эффективных средств защиты
против угроз информационной безопасности. Если компьютер не будет обеспечен
защитой антивирусной программы, может произойти заражение вредоносными
ПО, что в конечном итоге повлечет за собой угрозу информационной
безопасности. На предприятие АО «Нива» используется антивирусная защита
ESET EndpointAntivirus6. Это комплексное решение для обеспечения
безопасности, являющееся результатом долгих усилий, направленных на
достижение оптимального сочетания максимальной степени защиты с
минимальным влиянием на производительность компьютера. Современные
технологии, основанные на применении искусственного интеллекта, способны
превентивно противодействовать заражениям вирусами, шпионскими,
троянскими, рекламными программами и другими атаками из Интернета без
влияния на производительность компьютера и перерывов в работе. ESET Endpoint
Antivirus 6 – это приложение для проактивной защиты клиентских компьютеров
от любых типов вредоносного ПО. Блокирует работу вирусных приложений и
исключает вероятность утечки личной информации.
На программном уровне информационная безопасность обеспечивается:
Microsoft Windows Server 2012 R2.
1. права доступа к операционной системе Windows Server;
2. права пользователя системы;
3. парольная защита на программные продукты: ESET Endpoint Antivirus;
4. контроль почты.
32
Самым опасным каналом по-прежнему остаются мобильные накопители,
поэтому организация ограничивает компания сотрудников от копирования
информации и передачу ее между собой и третьим лицам на мобильных
накопителях.
При хищении и порчи данных, ошибок при пользовании программным и
аппаратным обеспечением к сотрудникам организации применяется некоторые
санкции такие как:
1. выговор;
2. штраф;
3. увольнение из организации согласно статье и с заведением личного
уголовного дела;
4. принудительно-«добровольное» увольнение из организации.
В АО «Нива» производится постоянный мониторинг наиболее опасных
угроз информационной безопасности:
1. вирусы;
2. аппаратные и программные сбои;
3. утечка данных.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько
десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации
документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно
выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes:
«CompanyMedia» – ИнтерТраст, «OfficeMedia» – ИнтерТраст, «Босс-Референт» -
АйТи, «Золушка НТЦ» – ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;
полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» -
Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-
33
Документооборот» – Cognitive Technologies, «Documentum» – Документум
Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации
документооборота и делопроизводства, система управления документами,
система электронного документооборота и так далее. Эти системы
характеризуются специфическими подходами и компьютерно-
коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией,
предложенной П. М. Московой [7], их можно условно разделить по следующим
критериям:
1. типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);
2. комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;
3. набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых
технологий их решения;
4. степени открытости, то есть возможности наращивания функций и
совместимости с иными информационными технологиями;
5. множеству иных характеристик автоматизированных систем данного
функционального назначения.
Для определения стоимости автоматизированной системы необходима
оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного
обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость
работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения,
по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному
конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому
обслуживанию и так далее).
В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства
от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации
является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.
Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к
автоматизированной системе, позволяет организациям осуществить внедрение
системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации
управленческой деятельности организации [8].
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1706