Дипломная работа: Автоматизация документооборота в АО "Нива"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
34
Схематически различия между западной и российской технологией
представлено в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Сравнение технологий
Российская технология
Западная технология
Четко выраженный вертикальный
характер движения документов
(руководитель – исполнитель –
руководитель) внутри организации
Характер движения документов
преимущественно горизонтальный,
предусматривающий возможность
попадания документа сразу к
непосредственному исполнителю,
минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ
с документами в регистрационных
журналах или в машинописных
картотеках, куда заносятся все
сведения о документах, их
перемещениях, резолюции
начальства, контроль сроков
исполнения, и т.д.
Отсутствие централизованного
(рамках всей организации) контроля
Ведение регистрационно-
контрольных и отчетных форм
журналов. Для обеспечения единого
порядка обработки документов
предусматривается создание
специализированных служб:
управление делами, секретариатов,
канцелярий.
Регистрация документов
производиться непосредственными
исполнителями (поручитель и
исполнитель ведут собственные
журналы), некоторые виды
документов вообще не
регистрируются.
Специализированные подразделения,
занимающиеся делопроизводством, не
создаются.
Существующие разработки данного направления автоматизации:
35
IBM Lotus Domino Document Manager – управление документами в
процессе совместной работы. IBM Lotus Domino Document Manager 7 управляет
всем жизненным циклом деловых документов от совместной разработки до
архивации. Управление документами в среде совместной работы повышает
эффективность сотрудничества рабочих групп. В этот новый выпуск вошли
усовершенствования, касающиеся удобства использования, возможности
обслуживания, единой регистрации, производительности и поддержки
дополнительных платформ.
Преимущества Lotus Domino Document Manager:
Повышение продуктивность пользователя.
Снижение затрат на оборудование и пользования сетью.
Хранение и управление электронных таблиц, презентаций, чертежей,
мгновенных сообщений и электронной почты.
1С: Документооборот 8. Основные направления работы данного решения –
делопроизводство, общий документооборот, управление договорной
деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно
расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно
прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника
Windows.
Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по
маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый
ящик, WEB).
Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для
группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения не имеется модуля
управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не
поддерживается работа с документацией системы менеджмента и качества. [19].
ELMA. Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В
их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД),
Проекты+ – стандартные функции для управления проектами плюс управление
процессами; ELMA CRM+ – реализует клиент-ориентированный подход через
реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого не существует у
системы Directum.
36
К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook
есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко
интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).
Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и
изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число
версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений
документа собирается на карточку документа.
Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля
исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у
пользователя под рукой.
Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически
сохраняется после сканирования.
Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с
исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров,
чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.
Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям
отдельного предприятия и его организационной структуры.
Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это
доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в
программировании. Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в
шаблон для моментального распознавания в системе.
OPTIMA-WorkFlow» – это комплексная прикладная платформа, которая
предназначается для создания решений в сфере управления документами. В
OptimaWorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах
документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов.
Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-
приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM
WebSphere MQ [12]. Для автоматизации деятельности архивных подразделений
разработан специальный модуль архив.
Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки
документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной
карточке невозможно настроить панель инструментов, локализовать названия
37
реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не существует базовых функций
интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток –
непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя
настроить напоминания.
Рассмотрев существующие разработки для автоматизации задачи, можно
сказать, что ни одна из них не подходит для внедрения в АО «Нива»
Поскольку в случае внедрения данных систем на предприятие произойдет
реализация множества либо ненужных в деятельности предприятия функций,
либо их дублирование. Для того чтобы внедрить одну из существующих
разработок систем необходимо большое количество денег. Поэтому создание
собственной системы, позволит автоматизировать необходимые функции и
сократит капиталовложения на предприятии.
LanDOcs
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и
архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов:
системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы
сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного
доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Компонент
делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе
промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное
обеспечение для централизованного управления хранением документов в
электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной
опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил
русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых
установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать
сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый
ящик MicrosoftExchange или LotusNotes. Продукт открыт для разработчиков,
имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних
разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет
достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать
изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать
38
текст. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и
процесса создания документов.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает
наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий –
этапов, на каждом из которых решается определенная задача.
Первый этап – анализ стратегии развития бизнеса.
В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в
бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий.
Поэтому реальной альтернативой варианту выбора единственного пакета
является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые
удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления
(подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при
внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально
приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.
В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм
предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо,
добавлять к ним программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и
ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что
поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок.
Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая
адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом
пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать
сроки внедрения систем и технологий, наиболее аффективно их использовать,
повысить квалификацию персонала.
Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и
отлаженной работе всех отделов предприятия.
Следующим этапом в этом процессе является поиск и обработка всей
отчетной информации, полученной по телекоммуникационным каналам связи.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1706