Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления у ИП Нефедова А.П.
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
20
процессы. Прозрачность ускоряет поток информации и таким образом улучшает
управляемость компании;
- в системе реализована возможность контроля выполнения документов и
инструкций, то есть указан срок завершения документов и инструкций, кто
должен участвовать в реализации и возможность отслеживать, где находятся
файлы и в чем они находятся. Фаза реализации (согласование, проверка и т. д.)
Приводит к упрощенному доступу к информации о текущем состоянии
документа, что повышает дисциплину правоприменения;
- возможность различать права доступа к информации на основе
служебных обязанностей сотрудников обеспечивает защиту файлов от
несанкционированного доступа, исключая возможность утечки информации;
- наличие юридически значимого механизма электронного
документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный
документооборот;
- существует несколько видов работы (для оуководителей и менеджеров,
которые несут основную ответственность за содержание документа, как
правило, это эксперты, работающие в соответствии с деталями документа),
отражающие детали обработки информации в соответствии с должностными
обязанностями работника, то есть система отражает, что работник выполняет
профессиональные обязанности Точная необходимая функциональность,
которая делает работу CompanyMedia комфортной для специалистов во всех
категориях;
- совместимость системы с различными операционными системами (Sun
Solaris, Linux, Windows) позволяет работать с операционными системами,
установленными в компании, без необходимости приобретения новой
операционной системы, тем самым экономя стоимость покупки и не работая с
конкретным оборудованием, привязка к поставщику;
21
- интеграция CompanyMedia с другими системами (1С, SAP R3, Galaxy),
уже используемыми на предприятии, позволяя им взаимодействовать и
использовать хранящуюся в нем информацию;
- возможность работы через веб-браузер обеспечивает мгновенный доступ
к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника нет
установленного документа локально (например, если он находится в
командировке или в отпуске), что позволяет ему всегда быстро обрабатывать
полученные документы и инструкции;
- возможность поддержки единого стандарта на использование
электронных документов в системе предусматривает унификацию,
формализацию и строгое регулирование офисных технологий,
документооборота и бизнес-процессов;
- высокая надежность, "отказоустойчивости" способность системы
работать 24 часа в сутки, 365 дней в году
10
.
CompanyMedia - одна из старейших систем управления документами на
российском рынке. Он сочетает в себе опыт многих компаний, которые
внедряют и используют его дома. С CompanyMedia вы можете выбирать не
только продукты, но и команду высококвалифицированных специалистов с
большим опытом и страстью к работе.
Деятельность CompanyMedia устраняет следующие риски:
- отложенная доставка информации;
- работники не выполняют или не выполняют инструкции, изданные
руководством своевременно;
- информация теряется при передаче и хранении;
- долгосрочная координация проекта документа, поэтому медленное
реагирование на изменения внешней бизнес-среды недопустимо;
- невыполнение обязательств по бизнесу своевременно.
10
Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для студентов учреждений
среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2017.
22
Система CompanyMedia может работать в крупных компаниях и
компаниях с широким спектром филиалов в городах разных часовых поясов. Это
позволяет создать единое информационное пространство между офисом
головным и филиалами компании.
Система CompanyMedia может работать как в крупных компаниях, так и в
компаниях с широким спектром филиалов в городах разных часовых поясов. Это
позволяет вам создать единое информационное пространство между штаб-
квартирой и филиалами вашей компании.
CompanyMedia может использовать технологии, которые обеспечивают
безопасное, юридически значимое управление электронными документами.
Особенно система шкафчиков. Он выполняет вычисления шифрования и
цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе аутентифицированных
инструментов защиты паролем. (СКЗИ).
EToken также может отлично взаимодействовать с системно-электронной
ключ-брилок , вы можете отказаться от использования жестких дисков и дискет
для хранения пароля доступа к системе, тем самым обеспечивая высокую
информационную безопасность, и систему можно легко использовать на разных
рабочих станциях.
CompanyMedia была создана в строгом соответствии с национальными
стандартами в области офисов и соответствует требованиям действующей
национальной нормативно-правовой базы, подтверждена сертификатом качества
Госстандарта Российской Федерации и сертификатом соответствия ИСО 9001-
2001. В ходе его разработки были проведены консультации со специалистами
Всероссийского института документации и архивов.
1.2.3.ЕВФРАТ-Документооборот
"ЕВФРАТ-Документооборот" - система электронного документооборота,
позволяющая построить целостную систему управления бизнес-процессами и
всеми документами предприятия. Система содержит все инструменты,
23
необходимые всем компаниям для успешной организации электронного
документооборота, независимо от их владельца и размера. Система
предназначена для работы как в рамках небольшого отдела, такого как офис или
целая локальная организация, так и в рамках территориально распределенной
организации со сложной схемой потока информации.
"ЕВФРАТ-Документооборот" разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать рабочий процесс вашей организации на основе
письменных требований ГОСТ, а также требований норм, правил и инструкций,
используемых с документами, разработанными и применяемыми вашей
организацией.
Работа в локальном офисе:
Особенности этой системы позволяют решать все типичные задачи
офисной работы:
-автоматическая регистрация файлов и задач;
-обеспечить эффективное взаимодействие персонала в рамках
документации;
-поиск мгновенной информации;
-управление выполнением заданий, инициируемых документами и
заданиями;
-мониторинг состояния текущих процессов и анализ загруженности
персонала путем формирования различных журналов и отчетов;
-длительное сохранение организационных документов;
-определение сотрудником доступа к информации.
Работа в территориально-распределённой организации:
Благодаря географически распределенной структуре управления для
поддержки работы в вашей организации вы можете организовать сквозную
работу над документами и задачами между штаб-квартирой и удаленно
24
расположенными филиалами. Информация между офисами передается в
кодированном виде.
Следующие модули обеспечивают настройку и работу системы:
АРМ "Пользователь" - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ "Администратор" - средство для настройки и администрирования
нашей системы;
- "Графический дизайнер маршрутов" - инструменты для проектирования
типичных процессов обработки документов в организации;
- "Дизайнер форм" - инструмент настройки регистрационной карты;
- "Менеджер журналов и отчетов" - инструменты для настройки шаблонов
отчетов для организационной деятельности;
- средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
- "Почтовый клиент" - инструменты электронной почты;
Дополнительные модули системы:
"HTTP-сервер":
В системе ЕВФРАТ-Документооборот использует протокол обмена
данными TCP / IP, который позволяет работать в системе с удаленного
компьютера через сеть Интернет / Интранет. Модуль HTTP-сервера позволяет
пользователям получать доступ к документам и распространению из любой
точки мира с помощью веб-браузера.
APM "Архивариус":
Дополнительный модуль Archive предоставляет метод для
автоматического выхода из системы и длительного хранения документов для
устаревших рабочих циклов. Этот модуль поддерживает номенклатуру
транзакций, принятую организацией, и связывается с эксплуатационными
документами.
APM "Руководитель":
Дополнительный модуль «Руководитель» обеспечивает удобный и полный
доступ для менеджеров, которые могут получить доступ к системе управления
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2502