Дипломная работа: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности процесса ведения документации и отчетности в компании ООО "Игровед-4"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
79
Вид документа
Дата подготовки
Дата и время регистрации
Количество страниц
Примечание
Адресат
Статус
Права доступа
В ходе деятельности к документам могут прикрепляться различные
файлы, в том числе и их электронные копии. Сведения о таких файлах
содержатся в таблице Файлы, в которой учитываются нижеперечисленные
реквизиты:
Номер файла
Наименование файла
Путь к файлу на сервере
Размер в кб
Дата добавления
ФИО пользователя, добавившего файл
Код документа, к которому прикреплен файл
Права доступа
Тип файла (расширение)
3.2.3 Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации
делопроизводства являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по видам;
номенклатура дел;
80
учетная карточка документа;
список документов, находящихся в архиве.
Список сотрудников приведен на рисунке 2.2
Рисунок 3.3Список сотрудников
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Пользователи.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа.
Экранная форма списка документов приведена на рисунке 2.3
81
Рисунок 3.4 Экранная форма списка документов
Список документов, находящихся в архиве, а также список
документов, находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в
системе могут быть следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При
формировании списков документов используются такие таблицы, как
Документы, Файлы, а также справочники Отделы, Виды документов,
Пользователи.
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и
общее количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
наименование папки, в которой содержится документ;
резолюции руководителей отделов.
3.3 Программное обеспечение задачи
82
3.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
Сотрудник, осуществляющий регистрацию документов;
Администратор.
Различие между функциями данных пользователей содержится в
различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево
функций для администратора представлено на рисунке 2.5.
Функции системы
документооборота
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Регистрация
Редактировани
е
Добавление
файла
Получение
отчетов
Изменение
папки
Добавление
примечаний
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Номенклатура
дел
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Список
документов,
находящихся в
архиве
Разделы
номенклатуры
Пользователи
Отделы
Должности
Виды
документов
Работа с
папками
Добавление
Редактировани
е
Просмотр
Просмотр
документов в
папке
Удаление
Установка прав
Учетная
карточка
документа
Рисунок 3.5 Дерево функций системы
Сценарии диалога приведен на рисунке 2.6.
83
Авторизация
Папки
Список
Главное меню
Просмотр
папки
Добавить папку
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Документы
Добавить
документ
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Учетная
карточка
документа
Файлы
Добавить файл
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Загрузить
Модули
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Разделы
номенклатуры
Пользователи
Отделы
Должности
Виды
документов
Отчеты
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Номенклатура
дел
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Список
документов,
находящихся в
архиве
Учетная
карточка
документа
Рисунок 3.6 Сценарий диалога
3.3.2 Характеристика базы данных
Информационная модель представляет собой схему движения
входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной
области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и
какой нормативно-справочной информации происходит выполнение
функций по обработке данных и формирование конкретных выходных
документов. Информационная модель представлена на рисунке 2.1.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1794