Дипломная работа: Автоматизация обработки заявок ООО «Пилснаб»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
соответствии с данными по расчету. После этого готовая заявка передается по
кабинетам для получения подписи согласующих лиц – начальника
производственно-технологического отдела, главного инженера, заместителя
начальника и начальника. Только после подписи всех этих лиц заявка может
перейти к выполнению, а материал станет закупаться. Поэтому порой
производятся задержки заявки. Отсутствие подписи одного из ответственных
лиц не дает возможности приступить к закупке материалов (все должно быть
подтверждено). Все это приводит к задержке производства.
Закупка материала – процесс не автоматизирован. Закупка
производится у определенных поставщиков на территории Беларуси, а также за
рубежом. Поиском поставщиков занимается ответственное лицо, одним из
критериев выбора является цена, но в первую очередь качество. Сотрудник
заключает договор на поставку материала с внешним поставщиком. При
поставке материала сотрудник сообщает о поступлении в отдел производства.
Когда по всем позициям, указанным в заявке, производится закупка, то заявка
считается выполненной.
Таким образом, из четырёх рассмотренных подпроцессов два полностью
не автоматизированы, один частично. В тоже время процесс оформления и
обработки заявок играет значительную роль в деятельности всей компании, так
как качество и скорость процесса оказания услуг по производству пил зависит
от того, насколько быстро были доставлены необходимые материалы на
изготовления.
На основании проведенного анализа можно выделить следующие
проблемы, возникающие на предприятии, связанные с использованием
существующего способа обработки заявок:
большие затраты времени на согласование заявок;
бесконтрольность исполнителей, осуществляющих закупку
материалов;
невозможность установить истории работы с заявками;
непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимой
заявки;
22
избыточные затраты на бумагу и копирование.
Среди всего комплекса задач компании данный процесс является
наиболее важным, однако в настоящее время ему не уделено должного
внимания, средства для его автоматизации не применяются. На этом основании
для разработки проекта автоматизации в дипломном проекте выбран процесс
обработки учета заявок ООО «Пилснаб». Система позволит решить эти
проблемы, так как все заявки будут создаваться и согласовываться в
электронном виде и хранится централизованно.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Рассмотрим более подробно процессы, выбранные для автоматизации в
предыдущем пункте. Декомпозиция процесса обработки заявок приведена на
рисунке 1.6.
Рис. 1.6 Диаграмма декомпозиции процесса
«Регистрация заявки»
23
На данной схеме приведены такие процессы, как регистрация заявки,
согласование заявки, выполнение заявки и создание отчета на основании
данных.
Создание заявки может осуществляться следующими способами:
- Внесение информации о необходимых материалах. Пользователь
самостоятельно вносит или выбирает название материала, определяет
количество, при необходимости записывает примечание.
- Пользователь также может создавать заявку на основании импорта
данных из Excel. Такая возможность необходима для сотрудников, которые
ранее создавали заявки в документах Office.
- Пользователь может дублировать раннее созданные заявки в системе.
Для этого он выбирает необходимую заявку из списка имеющихся.
Созданная заявка отправляется по маршруту, установленному
регламентировано.
Рассмотрим декомпозицию процесса согласования заявок на рисунке 1.7.
Рис. 1.7 Диаграмма декомпозиции процесса
«Согласование заявки».
На диаграмме описан маршрут, используемый для согласования в
данный период. На диаграмме отражен последовательный процесс
24
согласования. Согласующее лицо может подписать заявку только после того,
как ее подпишут лица, указанные в маршруте ранее. При автоматизации
данный процесс прозрачен. В системе отражено, у кого на согласовании
находится заявка в текущий момент.
На рисунке 1.8 рассматривается процесс выполнения заявки
исполнителем. Исполнителем может являться любой уполномоченный
сотрудник. Он получает согласованные заявки, и вносит информацию о
поставке. Исполнитель отмечает в таблице количество закупленного материала.
Таким образом, инициатор заявки видит, сколько позиций закуплено, сколько
осталось закупить.
Рис. 1.8 Диаграмма декомпозиции процесса
«Исполнении заявки».
Данный процесс имеет исключительно важное значение. Информация о
том, на каком этапе находится процесс поставки материалов, необходима, так
как на основании этих результатов принимаются решения в области
производственного процесса предприятия, корректируются планы поставки
продукции заказчику. Поэтому необходимо автоматизировать процесс учета и
обработки заявок в ООО «Пилснаб», что позволит в автоматическом режиме
получать необходимые отчеты.
25
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Использование ПО позволит сократить временные и финансовые затраты
делопроизводства в значительном объёме. Используя данную систему,
значительно проще выполнять своевременное согласование всех заявок,
отслеживать местонахождение заявки на любой стадии, осуществлять контроль
выполнения заявки.
Система позволит оставить в прошлом бумажные документы,
используемые при создании заявки, а также сократить время, которое требуется
для их согласования несколькими сотрудниками организации.
Процесс автоматизации основных производственных функций
обеспечивает для предприятия большие конкурентные преимущества, в первую
очередь за счет уменьшения рабочего времени и человеческих ресурсов,
затрачиваемых на выполнение производственных функций. Внедрение таких
систем позволяет:
Минимизировать ошибки, вызванные человеческим фактором;
Уменьшить затраты времени на поиск, сбор и обработку информации;
Уменьшить объемы ручной работы.
Процесс формирования, обработки и выполнения заявки описан в схеме,
которая представлена на рисунке 1.9.
Недостатки: при большом количестве заявок в сутки, затрачивается
слишком много времени на согласование заявок, а инициатору, сложно
проследить на каком этапе находится его заявка, прошла ли он процесс
согласования и осуществлена ли поставка указанных материалов в полном
объеме.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1897