Материал: Автоматизация обработки заявок в ТОО "Подсолнух Pro"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
Рисунок 5. Декомпозиция процесса предоставления полиграфических услуг
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс сбора и обработки заявок на изготовление полиграфической
продукции будет рассматриваться от сбора заявок от клиентов до выдачи заказа
клиенту. Важность процесса сбора заявок от клиентов сотрудниками полиграфии
заключается в том, что точность принятия заявки, описания материалов, размеров
и вида продукции оказывает прямое влияние на удовлетворенность клиента и
снижения доли брака в изготовленной продукции.
Процесс сбора и обработки заявок на предоставление полиграфических
услуг связан с изготовлением полиграфической продукции, потому что
продукция производится согласно заявке клиента. А также этот процесс связан с
процессом реализации услуг организации. Потому что в реализации услуг
организации участвует продукция, произведенная в результате сбора и обработки
заявок клиентов.
Входным информационным потоком бизнес-процесса является обращение
клиента. А выходным информационным потоком бизнес-процесса является
требования к макету. Процесс осуществляется сотрудниками полиграфии.
Результатными показателями процесса являются:
1. Количество обработанных заявок.
2. Количество реализованной продукции.
3. Доля брака.
Исполнителями процесса являются сотрудники отдела полиграфии,
которые разрабатывают макеты и контролируют производство полиграфической
продукции.
На основании анализа бизнес-процесса обработки заявок на изготовление
полиграфической продукции был выделен ряд задач, которые подлежат
автоматизации:
1. Создание заявки.
2. Учет этапов обработки заявки с возможностью отслеживания.
3. Формирование документов на выдачу заказа клиенту.
4. Формирование отчета по заявкам для отслеживания обработки
заявок.
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса сбора заявок
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
использования средств вычислительной техники для решения поставленной
задачи, необходимо проанализировать трудозатраты сотрудников, связанные с
процессом обработки заявки на изготовление полиграфической продукции.
В процессе участвуют следующие документы:
заявка;
акт приема-передачи;
отчет.
Заполнение заявки осуществляется сотрудниками отдела продаж и отдела
полиграфии. Акт приема-передачи заполняется сотрудником отдела полиграфии
при выдаче заказа клиенту. Отчет моет формироваться по необходимость или
запросу руководителя. Рассмотрим схему документооборота процесса (рисунок
7).
КлиентОтдел продаж
Сбор заявок
Изготовление
макетов
Производство
продукции
Процесс
Полиграфический
отдел
ЗаявкаЗаявка Заявка
Макет
Выдача заказа
Акт приема-
передачи
Акт приема-
передачи
Отчет
Отчет
Отчет
Рисунок 7. Схема документооборота
28
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса
складываются из затрат на прием, обработку, проверку заявок и формирование
документооборота. Характеристика документооборота по существующей схеме
представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявка
Акт
Отчет
Количество документов в год, шт.
5000
5000
48
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
250
250
20
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
280
340
510
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей
схеме составляют 1130 человеко-часов в год. С помощью средств вычислительной
техники заявки будут вводиться в информационную систему сотрудниками
отделов продаж и полиграфии. Все этапы обработки заявок будут учитываться в
системе для того, чтобы можно было оперативно отслеживать выполнение
каждой заявки. Также система будет формировать акт приема-передачи заказа
клиенту. Это позволит снизить трудозатраты на передачу заявок между отделами
и сделать процесс более прозрачным и контролируемым. Характеристика
документооборота после применения средств вычислительной техники
представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после автоматизации
Характеристика
Заявка
Акт
Отчет
Количество документов в год, шт.
5000
5000
48
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
250
250
20
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
180
170
310
Согласно приведенным расчетам трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 1130 человеко-часов. После
автоматизации процесса трудозатраты составят 660 человеко-часов. Снижение
трудозатрат на формирование документооборота является достаточным
основанием для автоматизации бизнес-процесса.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1870