Дипломная работа: Автоматизация приема заявок на ремонт и модернизацию ПК (на примере аптечной сети "Ригла")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
24
будут учитываться, что поможет организации рабочего времени сотрудников,
а также своевременного профилактическому устранению проблем, в том
случае, когда одна и та же проблема возникает в различных подразделениях.
Например, если поступила партия из 20 компьютеров с некачественными
блоками питания, то лучше заранее поменять и сдать неудачные блоки,
чтобы минимизировать ущерб. Приведем на рисунке 11 EPC-диаграмму
«прием заявок с использованием информационной системы»
Сотрудники
Определили сбой ПО
Или поломку вычислительной
техники
Сотрудник
Отдела
Автоматизации
Оформляет
Заявку в ИС
Порядок
Оформления
заявки
Заявка на
ремонт
Изучение проблемы.
Устранение или
составление сметы
Для ее решения.
Сотрудники
аптеки
Отметка
О выполнении
заявки
Приобретение
Комплектующих,
Новой техники, ПО
Ремонт либо
Установка нового
оборудования
Сотрудники
Отдела
автоматизации
Сотрудники
Отдела
автоматизации
Докладная
записка
Принятие
Решения по
Докладной
записке
Руководство
Головного
офиса
Распоряжение
Сотрудники
Отдела
автоматизации
Документы
На
приобретение
Сотрудники
Отдела
автоматизации
Сотрудник аптеки
Сообщает в
Отдел
автоматизации
О проблеме по
телефону или лично
V
Сотрудник аптеки,
Используя ИС
Отправляет заявку
ИС
оформления
заявок
25
Рисунок 11. EPC-Диаграмма бизнес-процесса «Прием заявок»
Кроме автоматизации процесса приема заявок использование
информационной системы позволит осуществлять контроль за качеством
профилактических работ, ремонта и модернизации вычислительной техники
и программного обеспечения. Дополнительно, основываясь на
статистических данных можно прогнозировать и своевременно устранять
проблемы с качеством оборудования и программного обеспечения.
Использование программы позволит освободить время сотрудников,
которое затрачивается на прием заявок по телефону, поскольку сотрудники
отдела большую часть времени находятся в различных помещениях филиала,
настраивая и ремонтируя технику и ПО и регистрировать новые заявки по
телефону им часто технически затруднительно.
Если сотрудник отдела автоматизации не понял суть проблемы,
изложенной сотрудниками подразделения, он всегда может задать
уточняющие вопросы по телефону и внести дополнительные уточняющие
сведения в заявку.
Значительного выигрыша во времени при использовании
информационной системы приема заявок не прогнозируется, но ее внедрение
повышает уровень удобства для сотрудников и эффективность
аналитической работы.
2.4 Подготовка схемы документооборота для информационной системы
Ниже на рисунке 12 приводится диаграмма электронного и бумажного
документооборота, связанного с разрабатываемой информационной
системой. Для ее проектирования был проведен опрос всех сотрудников и
фотографии рабочего времени сотрудников.
26
Хранилище общих данных
Документы
Отдела
автоматизации
Картотека
Опись вычислительной
техники и программного
обеспечения поставленного
на учет
Инструкции
по использованию
установленного ПО
Сведения о приобретенной
новой вычислительной технике,
и комплектующих
(в электронном и бумажном виде)
-гарантийные талоны, чеки,
Акты приемы передачи
-Положение об отделе
автоматизации,
-должностные инструкции,
-сотрудников
Хранилище общих данных
Сведения о материально
ответственных сотрудниках аптек
Приказы об утверждении материально-
ответственных сотрудников
информационная
система
по обработке
заявок на ремонт
Заказы на
комплектующие,
ПО, отчеты,
аналитические
материалы и т.п
Хранилище общих данных
Заявка
На обслуживание
Рисунок 12. Диаграмма бизнес-процесса электронного и
бумажного документооборота
2.5 Обоснование необходимости внедрения ИС
Согласно статистике, в среднем отдел автоматизации обрабатывает
около заявок от сотрудников и порядка 150 различных видов плановых
работ. Поскольку аптеки расположены по всей области, то кроме времени на
выполнение работы требуется также время на то чтобы сотрудник прибыл на
место, в связи с чем достаточно сложно посчитать среднее время
обслуживания одной заявки. В связи с этим, основное направление
повышение эффективности работы отдела автоматизации – это проведение
профилактических работ, обучение сотрудников аптек рациональному и
бережливому обращению с техникой, удаленному обслуживанию
программного обеспечения.
27
Внедрение информационной системы приема, учета и аналитической
обработки заявок позволит ускорить работу над заявками, оптимизировать
время в пути, своевременно выявлять проблемы, которые с высокой
степенью вероятности могут возникнуть. Например, если несколько
принтеров из одной серии после заправки картриджей дают некачественную
печать, и эта проблема решается перепрошивкой, то разумно провести
перепрошивку до того момента как, придется заправлять у них картриджи.
Аналогично, разумно иметь в каждой аптеке запасные картриджи, чтобы
замена не происходила в авральном режиме. Достаточно много проблем
бывает и с программным обеспечением, практика показывает, что при
появлении проблем в какой-либо из аптек есть смысл провести
профилактические мероприятия удаленно во всех аптеках.
Наиболее часто встречаются следующие технические поломки
вычислительной техники, которые можно успешно предупреждать вы:
Перегрев. Для исключения перегрева необходимо правильно оборудовать
место для установки вычислительной техники, по возможности в
помещениях, оборудованных кондиционерами и своевременно очищать ее от
пыли,
Перепады напряжения, проблема решается приобретением источников
бесперебойного питания и отсекателями скачков напряжения, кроме того
необходимо проверять правильный монтаж розеток.
Некачественная сборка, в том случае если компьютеры приобретались
серией, имеет смысл проверить всю серию.
старение техники;
Механическое воздействие, необходимо предупреждать сотрудников о
недопустимости использовать системные блоки в качестве подставок,
передвигать их во включенном состоянии, и т.п.
Тараканы и мыши.
Наиболее часто встречаются следующие поломки программного
обеспечения. Для решении проблем с программным обеспечением на всех
28
компьютерах аптек установлен TeamViewer. Его использование позволяет
решать проблемы удаленно причем для этого могут, кроме быть
использованы iPhone/ iPad/Android, при этом клиенты установлены на
серверах под управлением Linux и компьютерах в аптеках под управлением
Windows. Программа платная аптечная сеть заплатила за ее использование
$200. В целях безопасности везде установлен только контролируемый
доступ.
Поскольку TeamViewer был приобретен официально, то со всеми
аптеками с помощью TeamViewer установлено VPN соединение. Установлен
голосовой и текстовый чат на всех компьютерах филиала. Также
TeamViewer поддерживает Wake-on-LAN (возможность удаленного
включения, перезагрузку и подключения в безопасном режиме.
2.6 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации
базируется на трех составляющих:
Правовое обеспечение (составляющие приведены на рисунке 13);
Организационно-технические и режимные меры и методы;
Использование программно-технических способов и средств;
Системный подход к защите конфиденциальной информации
основывается на следующих составляющих:
Правовое обеспечение
Организационно-технические и режимные меры и методы
Программно-технические способы и средства
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1927