Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО «Мэйджор карго сервис»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
71
выбрать наиболее подходящее решение из ряда предлагаемых к рассмотрению, на
основании наибольшей ожидаемой эффективности внедрения [15].
Основу расчетов экономической эффективности проекта разработки
программного обеспечения, помимо других подходов, может составлять метод
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы. При сравнении этих методов осуществляется анализ
затрат, которые необходимы для выполнения всех операций, производимых в
рамках выполнения бизнес-процесса. Если внедряемое программное обеспечение
затрагивает не весь бизнес-процесс, а только некоторые его этапы, необходимо
будет осуществить сравнение изменений, произошедших на этих этапах. Для этого
необходимо произвести расчет затрат на разработку проекта.
Затем можно сделать выводы об экономической эффективности на
основании полученных экономических показателей.
Существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
72
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год. Показатель
рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение проекта
автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который рассчитывается в
годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса систематизации документации архива организации
ООО «Мэйджор Карго Сервис» будет являться расчёт с помощью метода
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы, поскольку показатели, рассчитываемые в рамках этого
73
метода наиболее точно способны описать экономический эффект от разработки
информационной системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации процесса систематизации документации архива организации ООО
«Мэйджор Карго Сервис». Для этого необходимо дать характеристику затратам на
обработку информации по базовому и проектному плану. По базовому плану архив
организации представляет собой комплекс бумажных документов, собранных в
дела. Характеристика затрат по базовому варианту представлена в таблице 14.
Итого затраты на обработку по базовому плану составили 596 750 рублей.
После внедрения информационной системы, автоматизирующей процесс
систематизации документации архива, в процесс будут внесены изменения:
бумажные копии документов будут передаваться офис-менеджеру, который будет
сканировать документы и загружать из в информационную систему. Также офис
менеджер будет вводить информацию о документе и права доступа к документу.
Характеристика затрат по проектному варианту представлена в таблице 15. Итого
затраты на учет на проведение технического обслуживания и ремонта оргтехники
составили 350 000 рублей.
На основании проведенных расчетов можно заключить, что затраты на
осуществление процесса систематизации документации архива по проектному
варианту ниже затрат по базовому варианту на 42%.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в себя
расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
Т = 3 500 – 2 000 = 1 500 часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 1500 / 3500 * 100% = 42%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 3500 / 2000 = 1,75.
74
Таблица 14
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производитель
ность
устройств ЭВМ
(опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста (руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Распределение
документации по
делам
Ч-
час
1000
600
2
170
250
170 000
500
2
Группировка
документации
внутри дела
Ч-
час
800
600
2
170
250
136 000
500
3
Составление описи
Ч-
час
1000
600
2
170
250
170 000
500
4
Передача дел в
архив
Ч-
час
700
600
1
170
250
119 000
250
3500
595 000
1 750
75
Таблица 15
Характеристика затрат на обработку информации по автоматизированному варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производитель
ность
устройств ЭВМ
(опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста (руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
Прием документа
Ч-
час
200
600
0,3
170
250
34 000
75
2
Ввод данных о
документе
Ч-
час
800
600
1,7
170
250
136 000
425
3
Загрузка скан-
копии документа
Ч-
час
800
600
1,7
170
250
136 000
425
4
Разграничение
доступа к
документу
Ч-
час
200
600
0,3
170
250
34 000
75
2000
340 000
1 000
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2138