Материал: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в "ФГБУ ФИПС"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
24
Использование шаблонов для подготовки
документов
2
1
2
1
2
3
4
Создание и изменение дополнительных шаблонов
1
1
1
Сканирование документов и совместимость с ПО,
обеспечивающим распознавания образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
Использование, редактирование и добавление
новых справочников и словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации (параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность изменения маршрутов
отправленного документа
1
2
2
Оперативный контроль за сроками исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки отчета
1
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ электронных образов
документов
2
1
2
Ведение отдельной базы документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля движения и сроков
хранения документов в архиве
2
2
0
Обеспечение оптимизации хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
25
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
1
2
3
4
Наличие программных средств контроля
целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Применение Электронно-цифровой подписи
(ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
37
38
32
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод: Система
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «БОСС»
наиболее подходит.
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого
документооборота и делопроизводства. Была создана в 1996 году, на сегодняшний
день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке
решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). На платформе БОСС-
Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе
РФ (ФНС) — более 130000 пользователей, и в компании МТС — система
объединяет более 25000 сотрудников. Для кого предназначена СЭД БОСС-
Референт: Пользователями системы электронного документооборота БОСС-
Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные
унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с
большой филиальной структурой, так и небольшие организации. Автоматизация
управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту
продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для
принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и,
следовательно, к общему повышению качества управления.
Для анализа затрат следует учесть стоимость приобретения системы (она
зависит от количества лицензий (таблица 1.5).
26
Таблица №1.5.
Стоимость лицензии систем электронного документооборота
Вид лицензии
Количество
лицензий
Стоимость 1 лицензии в
«ценах конечного
пользователя» (в руб.)
Лицензия «БОСС-Референт»
(включает все модули, входящие в
систему «БОСС-Референт»)
от 1 до 49
5900
от 50 до 199
5200
от 200
4900
Таким образом, данная система хоть и является подходящей по параметрам,
но при этом несёт значительную нагрузку на бюджет учреждения.
Из проведенного осмотра можно сделать вывод, что ни одна из
рассмотренных систем не подходит для внедрения на данном учреждении.
Основной причиной такого заключения является слишком обширная
функциональность всех рассмотренных программных комплексов. Это повлечет за
собой, в случае внедрения, реализацию множества либо ненужных в деятельности
предприятия функций, либо их дублирование. А так как стоимость внедрения
программных комплексов составляет, как правило, достаточно весомую сумму, это
грозит еще и неэффективными вложениями капитала.
В связи с этим наиболее логичным выходом из сложившейся ситуации
является создание собственной системы, позволяющей автоматизировать
необходимые функции.
Для решения задач исследования необходима СУБД.
Для автоматизации документооборота бюджетного учреждения, оснащённого
большим количеством ПК следует использовать систему, которая либо является
свободно-распространяемой (такие системы, соответствующие поставленным
задачам отсутствуют) либо уже приобретена (единственный вариант на который
закуплена лицензия - MS Access).
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На первом этапе работы был проведён анализ возможных средств
разработки. Наиболее удобный и экономически обоснованный вариант разработки
– база данных MS Access. За этапом анализа следует этап разработки.
Рассмотрим её более детально, сформулировав список работ по проекту:
27
1. Настройка ПО
Для проверки корректности работы СУБД необходимо провести проверку
работоспособности. В случае выявления недочётов – устранить их.
2. Сбор данных для ИС
Необходимо провести анализ всех данных, которые будут вносится в систему, в
том числе и бумажных архивных документов.
3. Систематизация и классификация данных по разделам и каталогам
Создание новой структурной схемы документооборота архива
4. Построение модели ИС
В случае БД составление схемы данных, т.е. планирование таблиц и их
взаимосвязей.
5. Разработка ИС
Этап непосредственной разработки, создание таблиц, форм, запросов,
отчётов. Наполнение БД тестовыми данными.
6. Тестирование ИС
Проверка работы системы на основании тестовых данных
7. Исправление выявленных ошибок;
8. Настройка и установка ИС.
На каждый этап необходимо определённое количество времени и группа
исполнителей.
Среди всего штата специалистов ФИПС 40% из них экспертов, 60%
технических работников. Техники должны качественно и быстро обеспечивать
работой экспертов. В должностные обязанности технических работников входит
прием документов от заявителей их регистрация. Далее идет перевод с бумажного
носителя или CD в читабельный вид на машинном носителе. Потом документ
попадает на формальную экспертизу, где эксперт ведет работу с заявителем по
возникшим техническим вопросам. Затем документ возвращается к техническому
работнику и заново сканируется со всеми изменениями. Только потом он попадает
к эксперту по существу, который принимает решение по конкретному документу.
Работы по экспертизе, выполняемые в ФИПС представляют собой своеобразную
научно-техническую деятельность. Рассмотрение заявок на выдачу охранных
28
документов состоит из однотипных процедур, но различных по индивидуальному
содержанию конкретной заявки.
Качества экспертизы заявок на получение патента, а также затраченного
времени, зависит от обеспечения экспертов максимально широкого и удобного
доступа к различной научно-технической информации. Заявка должна пройти ряд
обязательных процедур, эксперт должен провести международный поиск и понять:
соответствует ли заявление критериям новизны, сравнить изобретение с тем, что
стало известно до даты подачи заявки и потом вынести свое решение в отношении
данного заявления.
Для упрощения прохождения заявки на регистрацию интеллектуальной
собственности, они распределяются по отделам, сформированным по различным
областям науки.
От момента подачи заявки до получения патента, при прохождении всех
этапов документооборота, таких как: сканирование, форматирование, формальная
экспертиза и экспертиза по существу, проходит много времени. Для заявлений на
изобретение на данный момент в среднем требуется 11 месяцев, на товарные знаки
- 9 месяцев, на полезные модели - 3 месяца. Если оптимизировать путь
прохождения документооборота, то можно сократить это время. Например, если
сканировать заявку на интеллектуальную собственность только на этапе возврата к
техническому работнику. Также можно принимать заявления на интеллектуальную
собственность от заявителей уже в электронном виде и вести переписку с ними
через личный кабинет, в этом случае сканирование и форматирование, как этап
прохождения документа можно исключить, сократив при этом время прохождения
документооборота.
Автоматическая обработка всех потоков информации в машиночитаемой
форме – единственный путь обеспечения действенной защиты результатов
деятельности.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2054