Материал: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в "ФГБУ ФИПС"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
19
Следовательно, документооборот только по запросам достаточно обширен.
Для более четкого понимания рассмотрим схему документооборота (рис. 1.5).
Рис. 1.5. Схема документооборота
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие процессы в рассматриваемом учреждении автоматизированы, но при
этом их сопровождают сопутствующие документы в печатной и электронной
форме, которые не интегрированы с другими процессами и потоками в единую
информационную среду.
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в ФГБУ
«ФИПС», потоками и документами может привести множество проблем:
• Несоответствие актуального состояния потоков документам;
• Незафиксированные документально изменения в потоках (в т. ч. и в
процессах);
• Долгий поиск связанных документов между собой;
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
Отделение 5
• Сбор и
обработка
архивных
данных
• Оцифровка
патентов
• Внесение
патентов в
базу данных
Отделение 5
• Приём заявок
на выдачу
данных по
патентам
Заявитель
• Выдача
информацию
заявителю
20
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также невозможность
прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность процессов разработки, согласования и утверждения всех
документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в 70%
случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
На данный момент существует две отдельные не связанные друг с другом
системы:
Банк патентов в бумажном и электронном виде. Часть данных банка
(патенты СССР) оцифрована в формате PDF.
Система учета запросов в формате регистрации запросов через систему
Госуслуги (с момента её активации), данные по старым запросам в формате
сводных таблиц.
Таким образом, сейчас достаточно сложно отследить:
1. Частоту обращения конкретных лиц или организаций;
2. Количество обращений к конкретному патенту;
3. Наиболее востребованные отрасли.
Также оцифрованные данные нуждаются в систематизации и возможности
поиска в них в случае обращения с нечеткими запросами. Например, запрос
«патенты на бытовую технику на базе советских разработок» не может быть
осуществлён даже по тексту самого патента, т.к. он является лишь скан копией
документа.
Перевод всех документов в текстовый вид представляет собой трудоёмкий
процесс, который может быть заменён использованием дополнительного критерия
«Ключевые слова». Таким образом, к хранимой информации добавиться атрибут
позволяющий более чётко узнать содержимое патента, без ознакомления с самим
патентом. [3]
Следовательно, использование автоматизации на данном этапе
документооборота обосновано.
21
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а также
фильтрации по MAC-адресам и аутентификации пользователей;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
Обеспечение конфиденциальности критичных информационных ресурсов;
Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам ФИПС лиц и
организаций;
Сохранение целостности данных с целью обеспечения возможности ФИПС
оказывать патентные услуги.
Руководители подразделений ФИПС обязаны регулярно контролировать
соблюдение всех пунктов приведенной политики. А также должна быть
реализована периодическая проверка следования всем предписаниям по
информационной безопасности с подготовкой итогового отчета по результатам
указанной проверки руководству.
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации ФИПС. Соблюдение политики строго обязательно для каждого
сотрудника (как постоянного, так и временного).
В пунктах договора с третьими лицами, также имеющими доступ к
информации ФИПС, должны быть прописаны обязательства третьего лица по
соблюдению всех приведенных требований политики безопасности.
Рассмотрим некоторые моменты политики безопасности в ФИПС.
22
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети ФИПС, обязаны иметь установленное антивирусное ПО, которое должно
иметь последние обновления.
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и не
может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила (ознакомление под подпись):
Всем работникам ФИПС разрешается пользоваться ресурсами сети Интернет
только в служебных целях;
Все работники ФИПС не имеют права применять ресурсы сети Интернет для
хранения корпоративных данных;
Деятельность работников ФИПС с Интернет-ресурсами возможна только в
режиме просмотра данных, исключая возможность передачи данных ФИПС в сеть
Интернет;
Работникам, которые имеют личные учетные записи, полученные от
публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании, принадлежащем
ФИПС;
Работники ФИПС перед использованием или отправкой файлов, полученных
через сеть Интернет, должны проверять их на наличие вирусов.
Нарушение политики безопасности влечет ответственность сотрудника, в
т.ч. и финансовую. Данные правила должны быть прочитаны сотрудниками,
данные об ознакомлении сотрудников с документом хранятся в журнале
регистрации инструктажей по технике безопасности.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий.
Некоторые из них ориентированы на предприятия, работающие в
определенном секторе рынка товаров или услуг, например образовательных
учреждений или предприятий торговли, туристического бизнеса.
23
Для реализации проекта выбор проводится между системами электронного
документооборота.
Данный класс ИС выбран в связи с большим объемом документации в
организации и нехваткой времени и трудовых резервов на ее обработку. Вопрос о
внедрение подобной системы встал перед руководством, когда за неустойки в
подготовке документов, заказчики начали принимать штрафные меры. [4]
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная система
документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность хранения документов в формате pdf;
Сортировка данных по различным критериям;
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или иной
степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
«1С:Документооборот »;
Система электронного документооборота «Босс-референт»;
Система «ЕВФРАТ (Cognitive Technologies)».
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в
таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 - возможность реализована
1 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 - возможность не реализована (см. Таблица 1.4).
Таблица 1.4.
Сравнительный анализ существующих систем электронного документооборота
Возможность
«1С
»
«БОСС»
«Ефрат»
1
2
3
4
Регистрация и подготовка документации
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2054