Дипломная работа: Автоматизация продажи авиабилетов ООО «Аэропорт Грабцево»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
объекте автоматизации. Графический язык описания бизнес-процессов
составляет основу методологии IDEF0 [13].
Первоначальной бизнес-функцией автоматизируемой информационной
системы ООО «Аэропорт Грабцево» является - Деятельность авиакомпании.
Входными данными являются клиенты и билеты на продажу. Выходными –
проданные билеты, сдача отчетности, маркетинговые материалы и процедуры. В
роли управления работают законы РФ, процедуры и правила. Инструментами
выполнения служит бухгалтерская система и кассир. IDEF0 диаграмма для
бизнес-функции отображена на рисунке 4.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма IDEF0 “Деятельность
авиакомпании”
Существующая информационная система в предприятии характеризуется
отсутствием современных средств переработки информации и выполнением
многих информационных операций сотрудником предприятия вручную, а также
хранением данных на бумажных носителях. Информационная система данного
аэропорта по своей сути не является центральной оперативной базой данных
28
авиапредприятия. Она не позволяет точно фиксировать все события, которые
планируются и происходят в аэропорту и не предоставляет специалистам
аэропорта всю необходимую информацию как о планируемых прилетах и
отправках воздушных судов, так и статистическую информацию.
Циркуляция информационных потоков между подразделениями частично
осуществляется при помощи бумажных носителей. Это, конечно, позволяет
осуществлять коммуникацию – обмен информацией. Передача информации и
прием информации осуществляется по электронной почте, все документы
оформляются сотрудниками ООО «Аэропорт Грабцево» не при помощи
автоматизированной системы документооборота, а при помощи подручных
средств, такие как Word и Excel. Это приводит к огромному количеству ошибок,
уходит в десять раз больше времени на исправления, и страдает качество
бухгалтерских расчетов.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
В соответствии с вышеуказанными ранее тремя основными бизнес-
процессами, при декомпозиции первоначальной бизнес-функции акцентируются
такие основные функциональные блоки: оформление билетов и отправка его
клиенту, продажи и маркетинг. Диаграмма декомпозиции контекстной
диаграммы представлена на рисунке 5.
А0(1) Процесс: Продажа и маркетинг
•
Входной поток: Клиенты
•
Выходной поток: Заказы клиентов
•
Механизмы: Системы оформления заказов, кассир
•
Потоки управления: Правила и процедуры.
А0(2) Процесс: Оформление билетов
•
Входной поток: Заказы клиентов
•
Выходной поток: Выкупленные билеты
•
Механизмы: Кассир
•
Потоки управления: Результаты оформления билетов
29
А0(3) Процесс: Отправка билета клиенту
•
Входной поток: Выкупленные билеты
•
Выходной поток: Проданные билеты, маркетинговые
материалы
•
Механизмы: Бухгалтерская система
•
Потоки управления: Правила и процедуры
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы IDEF0
В настоящее время в ООО “Аэропорт Грабцево” бизнес-процесс построен
следующим образом: клиент делает заказ билета по телефону у менеджера по
продажам или у сотрудника кассового отдела, оформляет билет на сайте или
физически покупает непосредственно в самом аэропорту; менеджер по
продажам формирует в Excel и Word заявку для администратора кассового
отдела с указанием данных о клиенте, забронированных местах в самолете и
прочих данных о времени и месте вылета. Администратор кассового отдела
реализует отчетность о поступлении денег и направляет заявку в IT-отдел, где
назначаются исполнители этой заявки, для того чтобы те в свою очередь, на сайте
30
и у сотрудников кассового отдела реализовали видимость забронированных
мест. Затем билет отправляется клиенту. Когда все места в самолете
забронированы, создаётся сводный отчётный документ с данными по каждому
купленному билету, информацией о клиентах, рейсе и самолёте.
Существенной проблемой организации является именно учет каждой
заявки и формирование на их основании общей. Как показывает практика, при
простом переносе данных менеджер зачастую допускает ошибки, что
отрицательно сказывается на заявках и их выполнении. После автоматизации
данной проблемы, функции выполняемые вручную, будут выполняться
автоматически программой, которая работает по строго определённому
алгоритму и соответствует назначенному регламенту.
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Автоматизируемая система нужна для реализации быстрого доступа к
данным для специалистов IT-отдела, обеспечения контроля над продажами
билетов и заявками клиентов. Чтобы не было лишних посредников между
отделами и было осуществлено отображение изменяемых данных в режиме
реального времени.
Автоматизация работы конкретно в данной ситуации определена в первую
очередь чтобы повысить эффективность и скорость работы. Поэтому на решение
конкретных задач, которые возникают в процессе работы и должны быть
направлены функциональные возможности автоматизируемой системы.
Схема документооборота заявок и документов представлена в таблице 6.
В настоящее время учёт заявок, документов и связанных с ним действий
реализовано сотрудниками без использования средств автоматизации, то есть
отчёты, журналы и реестры ведутся и заполняются вручную, тем самым это
приводит к частому возникновению проблем, ошибок и неэффективному
использованию рабочих ресурсов и сил.
Прежде чем быть обработанной и попасть в архив, заявка должна быть
учтена сотрудником отдела продаж, затем сотрудником кассового отдела, потом,
по обращению должен быть подготовлен ответ со стороны IT-отдела, а данные
31
об обращениях занесены в журнал учёта. На основе этих документов строятся
аналитические отчёты.
Таблица 6
Схема документооборота
№
Действие
Отдел
продаж и
маркетинга
Кассовый
отдел
IT-отдел
Архив
1
Формирование
заявки на
обслуживание
2
Передача
заявки
специалистам
3
Назначение
исполнителя
заявки
4
Выполнение
заявки
5
Формирования
отчетности
Данный процесс предлагается автоматизировать при помощи создания
такой информационной системы, которая могла позволить бы любому
сотруднику, используя систему, учитывать обращения и заявки с
использованием единого удобного веб-интерфейса. При всём этом доступ к
разным страницам и вкладкам, осуществлялся бы с использованием пароля и
логина для каждого сотрудника индивидуально. Данный подход позволяет
однозначно определить пользователя, который зарегистрировал документ или
обращение, а также дату и время регистрации. В тоже время, возможность
учитывать заявки с помощью телефона нужно оставить.
Кроме того, в данном случае также будут достигаться следующие
преимущества:
− автоматическая регистрация времени подачи заявки или обращения;
− помещение заявки или обращения в архив происходит
автоматически после ответа;
Заявка
Заявка
Заявка
Выполненная
заявка
Отчётность
Заявка
Заявка
Отчётность
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/326