44
Система документации – это комплекс взаимосвязанных форм документов,
которые регулярно применяются в ходе управления экономически объектом.
Большое число видов документов является центральной особенностью системы
экономической документации.
Современные системы документации, которые используются в
неавтоматизированных ЭИС, обладают:
− дублированием данных в документах, что приводит к малой
достоверности получаемых результатов;
− большим количеством типов форм документов;
− существенным объемом потоков документов и их запутанностью.
Обработка документов в таких ИС забирает весомую часть времени
сотрудников.
Если вдруг необходимо произвести упрощение системы документации,
можно применить такие подходы:
− приведение документов к стандартизированному, единому виду;
− внедрение безбумажных технологий, которые основаны на
электронном документообороте и новых ИС для их обработки.
Входные документы, которые используется при исследовании задачи,
лучше получать через сеть, следовательно они должны быть реализованы в
файлах предварительно утверждённой структуры [21]. Для взаимодействия с
такими файлами, нужно отобразить их в табличной форме.
К внутримашинному ИО относится описание экранных форм. При вводе
данных в ходе проектирования структуры экранных форм первичных
документов с текущими данными рациональнее и удобнее использовать
комбинированную форму, предельно похожую на ту, которая применялась для
создания самого документа. Расположение полей в похожей форме должно идти
в той последовательности, которая максимально полно устраивает логической
структуре документа и файлов с текущей информацией. Данная