Дипломная работа: Автоматизация рабочего места менеджера отдела продаж для ООО "Сириус"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
подготовке к реализации и в процессе внедрения стратегии. А сами цели обязаны
быть измеримы и иметь реальные показатели их достижения.
Классической в торговле сейчас считается система планирования ресурсов
компании - ERP. Но ее развитие и применение тормозится обновлением рынка
средств автоматизации торговых предприятий.
В рамках автоматизации управления компанией визуализация бизнес-
процессов становится одним из основных инструментов увеличения
эффективности бизнеса.
Визуализация предполагает внедрение конкретной математической модели
процесса. Руководители компаний ожидают от использования моделей
повышения итогов деятельности, к примеру, минимизации затрат. Но реальный
результат от применения новых систем управления очень часто трудно
измеряется. Важность финансовых вложений в такие системы и отсутствие
оптимального и понятного результата становятся главной проблемой при
установке любой системы контроля в компании.
Основными причинами неудач считается небрежность руководства к
проекту или непонимание сути проекта. Часто руководители не обладают нужной
квалификацией, чтобы использовать обоснованное решение в процессе
реализации проекта.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в компании не совпадают,
несовпадение также может происходить как по наименованию, так и по
количеству. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.6 представлен бизнес-процесс учета деятельности по работе
с клиентами в рассматриваемой компании.
28
Рисунок 1.6 Работа с клиентами по продаже товаров
Деятельность менеджера по работе с клиентами заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе услуг или товаров.
При этом для подбора нужного товара клиент должен обязательно сообщить свои
требования, если же такой возможности нет, то менеджер по работе с клиентами
использует справочники для определения совместимости услуги. Если клиент
решил заказать услугу, то менеджер по работе с клиентами выписывает ему
квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ.
Далее менеджер по работе с клиентами учитывает продажу в книге продаж
путем записи даты, времени продажи, услуг, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж ежедневно
менеджер по работе с клиентами формирует отчеты по продажам за день (или
другой период), по категориям товаров, а также общий отчет по продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов менеджера по
работе с клиентами, приведенной на рисунке 1.7.
29
Рисунок 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов менеджера по работе
с клиентами
Существующий порядок работы менеджера по работе с клиентами имеет
недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм документов,
что влечет за собой повышенную вероятность допущения ошибок и
значительную трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой снижение
прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего
предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с максимальной
скоростью и достоверностью для обеспечения наиболее верных результатов
анализа, так как результаты анализа в конечном итоге влияют на принятие
стратегических решений всей компании.
Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять
наметившиеся тенденции спада или роста продаж.
30
Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и
бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения
которых на рынок следует приложить определенные усилия.
Менеджер по работе с клиентами перегружен рутинной работой, которая
состоит в необходимости ручного заполнения бумажных документов и
последующем построении отчетов на основании этих записей.
Поэтому необходимо:
– автоматизировать процесс учет продаж;
– создать информационно-справочную систему, позволяющую быстро
находить нужную информацию по учету продаж;
– обеспечить достоверность данных;
– обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий к
моменту подготовки отчета день;
– реализовать наборы сводок и аналитических отчетов, необходимых
руководству компании.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
– учет продаж по категориям услуг и клиентов;
– хранение данных по продажам в единой базе данных;
– анализ продаж за период по услугам, категориям услуг, менеджерам;
– возможность отслеживания периодичности и последовательности
работы пользователей в системе;
– возможность администрирования разработанной системы;
– возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
– общий отчет по работе с клиентами;
Содержит основные показатели по продажам компании за выбранный
период.
– отчет по работе менеджеров;
Содержит показатели по продажам относительно каждого менеджера.
31
– аналитика продаж по категориям услуг за период;
Подробный отчет по категориям и анализ объема продаж для возможности
корректировки ассортимента услуги политики ценообразования.
– Договор на оказание услуг.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота приведена на рисунке 1.8.
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Гл. бухгалтер
Заявка
Менеджер отдела
по работе с
клиентами
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка КП
Утверждение у
начальника отдела
Подпись счета
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка счета
№
1
2
3
4
5
6
7
КП
Счет
Счет
Отчетность
Отчетность
Счет
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2180