Дипломная работа: Автоматизация учета продажи билетов туристического агентства ООО "Easy Travel"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
30
3) Подбор туров. Данная задача осуществляется путем сопоставления
имеющихся предложений и записанных предпочтений клиента. Как правило,
клиенту предлагается список, соостоящий из нескольких туров, наиболее
соответствующих его пожеланиям. Далее, в результате личного общения с
клиентом, из выбранных предложений подбирается одно. В случае
отсутствия подходящих возможен повторный поиск и подбор предложений
вплоть до достижения удовлетворительного результата. После выбора тура
менеджер формирует клиенту счет на оплату тура, а также документ с
подробным описанием тура.
4) Учет оплаты тура и подготовка пакета документов. После
предоставления клиентом документа, подтверждающего оплату тура,
менеджер учитывает оплату и подготавливает следующий пакет документов:
– Договор об оказании туристических услуг;
– Ваучер для проживания в отеле;
– Авиа или железнодорожные билеты;
– Любые другие документы, необходимые туристу.
Примерами таких документов являются быть информационная
листовка, правила поведения в стране и другие.
Сформированный договор учитывается менеджером в документе
«Реестр договоров».
5) Определение списка документов для оформления визы и
информирование об этом клиента. Данная задача выполняется только в
случае необходимости оформления визы. Список необходимых документов
формируется на основании требований визового законодательства
конкретных стран. Сформированный список выдается на руки клиенту.
6) Получение, проверка и регистрация комплекта документов от
клиента. После того, как клиент предоставит Управляющему необходимые
документы для получения визы, Управляющий учитывает эти документы в
реестре полученных документов, проверяет их правильность, полноту и
соответствие требованиям.
31
7) Отправка документов для получения визы. Проверенные на
соответствие требованиям визового законодательства документы
отправляются в посольство (консульство) соответствующей страны.
Отправленные документы учитываются в документе «Реестр отправленных
документов».
8) Получение документов с визами и выдача их клиентам Полученные
документы выдаются на руки клиенту и вносятся в документ «Реестр
выданных документов». В обязательном порядке клиент расписывается о
получении документов
По итогам выполнения проектов за определенный период (как правило,
ежемесячно), менеджер формирует ряд отчетов и предоставляет их
руководителю отдела и компании.
9) Формирование отчета по наиболее популярным местам отдыха.
Данный отчет содержит список мест отдыха с указанием количества туров, в
разрезе по регионам, курортам, отелям. Также в данном отчете показывается
стоимость проданных туров с разделением по местам отдыха, показывается
процентное соотношение проданных туров в количестве и стоимости, а
также сравниваются текущие показатели с аналогичными показателями
аналогичного периода прошлого года.
10) Формирование отчета по продажам туров. Данный отчет содержит
общее количество проданных туров, общую стоимость проданных туров в
разрезе по типам туров с указанием общего количества и стоимости каждой
категории тура.
11) Формирование отчета о работе менеджера. Этот отчет содержит
общее количество туров, проданных Менеджером, общую стоимость таких
туров, а также сравнительные характеристики проданных туров по
количеству и стоимости каждого Менеджера, включая количество выданных
виз.
12) *Формирование отчета о работе с клиентами. Отчет по
обслуживанию клиентов показывает количество туров, приобретенных
32
каждым клиентом, включая сравнение с аналогичным периодом
предыдущего года, и показывает количество приобретенных туров по типу и
местоположению. В дальнейшем это позволяет более точно генерировать
предложения для конкретного клиента.
В результате выполненного анализа реализации задачи учета продаж
путевок в туристической компании ООО «Easy Travel» и сопутствующих
задач, была построена модель информационной системы компании. Это
позволило понять логику и взаимодействие ее процессов, а также выявить
слабые стороны в их организации. Было установлено, что входит в систему, и
что рассматривается как внешнее влияние. Далее мы произвели
декомпозицию выбранных блоков для процессов внутреннего обзора.
Разработанная модель информационной системы представляет собой
совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм.
Слабые стороны текущей организации бизнес-процессов
туристической компании ООО «Easy Travel» представлены в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Недостатки существующей формы организации
основных бизнес-процессов туристической компании «ООО Easy Travel»
Название работы
Определение работы
Выявленные
недостатки
Заполнение
бланка клиентом
Поиск бланка в стопке
документов и его
последующее заполнение
Бланк может быть
неправильно
оформлен; трата бумаг
впустую
Поиск
подходящего тура
Поиск папки с турами,
обсуждение туров с
клиентами и предложение
выгодного тура
Папка может
затеряться
Оформление
заявки для
последующей
обработки
Поиск бланка заявки,
заполнение бланка заявки
вручную и отправка заявки
на рассмотрение
Бланк может быть
утерян
Выполненный анализ существующего способа организации основных
бизнес-процессов, протекающих в турагентстве «ООО Easy Travel» и анализ
33
предложений разработчиков программного обеспечения на рынке для
туристических компаний, а также сформулированные задачи автоматизации
деятельности турагентства, позволяют сформулировать принципиальное
техническое задание на разработку АИС учета продажи путевок в
туристической компании.
Разработка предназначена для автоматизации сбора, обработки и
хранения информации о клиентах турагентства, полученных и выполненных
заказов на услуги турагентства, а также расчета их финансовой
эффективности.
Интерфейс АИС турагентства должен быть достаточно удобным с
возможностью предоставления гибкого способа просмотра, добавления,
редактирования и удаления данных.
В целом АИС учета продаж путевок должна соответствовать
следующим характеристикам:
1.Требования к функциональным характеристикам:
– учет клиентов, заявок, заказов;
– поиск информации по заказу;
– формирование счета на оплату заказа;
– формирование финансовой отчетности;
– формирование справок по запросам пользователей;
– отправка смс-сообщений на события клиента.
Для АИС учета продаж путевок ООО ««Easy travel» должна быть
разработана система защиты базы данных. Доступ к системе должен быть
возможен только авторизованным пользователям.
2.Требования к надежности
Когда АИС учета продаж ваучеров «Easy Travel» функционирует,
необходимо контролировать входную и выходную информацию, включая
данные, введенные пользователем, и данные, содержащиеся в таблицах базы
данных.
34
В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие
сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и
продолжения работы.
При выполнении операций по изменению или удалению данных
необходимо обеспечить сохранение целостности базы данных. Для операций
удаления необходимо предусмотреть возможность отмены.
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
В настоящее время работа менеджера ООО «Easy Travel» связана с
необходимостью обработки большого количества текстовых документов,
генерации отчетов на основе бумажных документов, анализа большого
количества предложений от туроператоров с целью выбора оптимального
тура. для клиента, а также с учетом документов для получения визы,
отправленных, полученных и выданных клиентам.
Давайте посмотрим на информационные потоки, которые менеджер
туристического агентства использует в своей работе. Эти потоки состоят из
18 документов - 6 входных и 12 выходных. Основные объемные
характеристики входных и выходных документов представ в таблице 1.2.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/691