Содержание
ведомственный архив документ правовой
Введение
1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива
1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды
1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива
1.3 Нормативно-правовая база работы ведомственного архива
1.4 Планирование работы и отчетность архива
1.5 Прием-передача документов при смене руководителя архива
1.6 Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации
2. Организация работы архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
2.1 Краткая характеристика Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
2.2 История создания архива колледжа, его основные задачи и функции
2.3 Анализ деятельности архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
3. Применение программы 1С: документооборот ПРОФ (редакция 2.0) в функционировании архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
3.1 Оформление управления процессами и задачами решения поставленной задачи 1С: Документооборот ПРОФ (редакция 2.0)
3.2 Рекомендации по совершенствованию процесса рассмотрения поступившего запроса
Заключение
Список использованных источников
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Введение
Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.
Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах данного общества.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.
Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.
Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.
Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, обеспечение сохранности документов, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивный фондов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное, исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации ведомственных архивов наиболее ценной части документов.
Объектом исследования является Чебоксарский экономико-технологический колледж Минобразования Чувашии.
Предметом исследования является функционирование архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение функционирования ведомственного архива на примере Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии.
На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:
1) дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;
2) определить функции, задачи ведомственного архива;
3) проанализировать нормативно-правовую базу деятельности ведомственного архива;
4) изучить работу архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии;
5) оформить процесс рассмотрения поступившего запроса в архив колледжа в программе 1С: Документооборот ПРОФ (редакция 2.0).
Для решения исследовательских задач были использованы следующие методы:
- анализа литературы;
- анализа нормативно-правовой документации по теме дипломной;
- теоретический анализ;
- сравнение.
Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав. Первая глава содержит в себе теоретические аспекты деятельности ведомственного архива. В ней проводится анализ понятия архива и его виды, рассматриваются общие вопросы по организации хранения документов, законченных делопроизводством, в том числе функции, задачи, права и ответственность ведомственного архива, и дается краткая характеристика нормативно-правовой базы работы ведомственного архива. Анализ деятельности архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа представлен во второй главе. В третьей главе рассматривается особенности организации электронного документооборота в программе 1С: Документооборот ПРОФ (редакция 2.0).
При написании выпускной квалификационной работы были использованы федеральные и республиканские законы в области архивного дела, нормативно-методические документы, регламентирующие порядок работы архива колледжа, а также учебные пособия по архивоведению.
Структура работы соответствует логике исследования и включает в себя введение, теоретическую часть, практическую часть, заключение, список литературы и 3 приложения.
1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива
1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства и архив подведомственной организации и специально выделенная комната шкаф стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ однако не входящая в систему государственной архивной службы.
В зависимости от компетенций организаций - их функций, отраслевой принадлежности, подчиненности, типологии профильности деятельности могут создаваться следующие виды архивов:
Центральный архив -- это архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, созданный для хранения документов как центрального аппарата такого органа, так и непосредственно подчиненных ему организаций. Центральный архив может также создаваться и в крупных корпорациях для хранения как своих документов, так и документов подчиненных ей организаций.
Центральный отраслевой архив создается для хранения документов организаций, осуществляющих свою деятельности в рамках одной отрасли независимо от уровня их подчиненности и территориального расположения.
Объединенный архив хранит документы нескольких организаций одной отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности. Применительно к акционерным обществам иногда, но крайне редко создаются объединенные архивы для хранения документов нескольких организаций, связанных между собой соподчиненностью, сферой деятельности, единством выполняемых задач и так далее, например организации и ее дочерних предприятий. При этом и сама организация и ее дочерние предприятия являются юридическими лицами, каждое из которых формирует свой архивный фонд. Для хранения таких архивных фондов экономически выгодно создавать один объединенный архив.
Архив организации может хранить документы самой организации, в том числе ее филиалов и представительств (отделений), документы ее предшественников и дочерних предприятий. В тех случаях, когда на хранение передаются документы дочерних предприятий, целесообразнее создавать объединенный архив для хранения их фондов.
Архивохранилище создается вместо архива организации при службе документационного обеспечения управления, но выполняет те же функции, что и архив.
Сотрудник архивохранилища по штатному расписанию относится к службе документационного обеспечения управления.
Самым распространенным явлением остается создание просто архива организации.
В зависимости от состава отдельных комплексов документов в организации могут создаваться следующие архивы:
- архив управленческой документации;
- научно-технический архив;
- архив аудиовизуальных документов;
- архив электронных документов и т. д.
Иногда в организации создают один архив, который хранит как управленческую, так и научно-техническую документацию, а также документы на электронных носителях.
Архивы электронных документов обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.
Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:
1) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений;
2) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения по личному составу);
3) документы необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
4) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях.
5) служебные и ведомственные издания;
Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива
Основными задачами ведомственного архива являются:
- комплектование архива документами состав которых предусмотрен положением об архиве;
- обеспечение сохранности учета качества обработки отбора и использования документов хранящихся в архиве а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
- осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
- составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам переданным в государственный архив;
- проводит экспертизу ценности документов хранящихся в архиве ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел подлежащих хранению и акты на дела выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
- осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
- осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов ведет учет данных копий;
- оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия секретариат) в розыске дел заведенных в соответствии с номенклатурой дел но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
- представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов хранящихся в архиве;
- осуществляет использование документов хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера ведет учет использования документов хранящихся в архиве.
- осуществляет проверку сохранности правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);